Tình hình tổ chức kế toán tại Công ty CP Dịch vụ vận tải Petrolimex Nghệ Tĩnh

Chức năng nhiệm vụ, nghành nghề kinh doanh

Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex nghệ Tĩnh bắt đầu từ một đơn vị hoạt động thuần tuý trên lĩnh vực vận tải với đội ngũ phương tiện nhỏ, lạc hậu. - Mua bán xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu, vật tư thiết bị chuyên dùng, hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng,hàng lâm đặc sản, lương thực thực phẩm.

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ

Tại mỗi cấp có một người quyết định cao nhất để giải quyết công việc, phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh và các lĩnh vực chính trị, xã hội…Theo mô hình này, bộ máy hoạt động của công ty gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được linh hoạt và có hiệu quả. Chủ tịch hội đồng quản trị có nhiệm vụ lập chương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng quản trị; tổ chức việc thông qua quyết định của hội đồng quản trị, giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị ….

Khái quát tình hình tài chính của công ty gần đây

Các chỉ tiêu tài chính năm 2007 – 2009

Tỷ suất đầu tư như vậy là hợp lý đối với doanh nghiệp hoạt động vận tải là chủ yếu như công ty và công ty nên có các biện pháp để duy trì tỷ suất đầu tư như hiện nay. Tuy nhiên tỷ suất này của công ty trong hai năm đều nằm trong khoảng từ 1 đến 2 nên khá hợp lý do đó công ty nên có các biện pháp để duy trì tỷ suất thanh toán hiện hành này.  Khả năng thanh toán nhanh là thước đo khả năng trả nợ ngay các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả trong kỳ của công ty mà không dựa vào việc phải bán các loại vật tư hàng hoá.

Do đặc điểm của công ty là kinh doanh vận tải bộ và đại lý bán xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu là chủ yếu, địa bàn hoạt động mang tính lưu động cao và phức tạp do đó để phù hợp với chức năng quản lý của mình, công ty PTS Nghệ Tĩnh đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty, phụ trách chung toàn phòng, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện kế hoạch của các kế toán viên, đồng thời là trợ lý kinh tế tổng hợp cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và công ty về tình hình hoạt động của phòng tài chính kế toán, giám sát tình hình sử dụng tài chính theo đúng mục đích.Ngoài ra trưởng phòng kế toán còn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình hạch toán kế toán theo đúng chế độ của nhà nước quy định. Kế toán tổng hợp toàn công ty, ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chứng từ, theo dừi doanh thu, tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh của công ty và có trách nhiệm báo.

Theo dừi cỏc khoản cụng nợ nội bộ, tạm ứng, bảo hiểm xó hội vay mua cổ phần, thế chấp mua cổ phần, hao hụt, các khoản phải thu khác…Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng; theo dừi, quản lý hồ sơ vay cỏc ngõn hàng và cỏc đối tượng khác.  Áp dụng theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định của Chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành.

Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty 1. Kế toán vốn bằng tiền

Đối với chứng từ lập nhiều liên được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng giấy than.  Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến được tập trung tại bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

(Ghi chú này được sử dụng trong các sơ đồ trình tự luân chuyển tiếp theo) Sơ đồ 2.4 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán vốn bằng tiền 2.3.2. - Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và bảo hiểm xã hội - Bảng tính và phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội - Các chứng từ khác có liên quan. - Các chứng từ thanh toán như: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu, báo có, báo nợ.

Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thông qua việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa công ty và người mua bao gồm các giai đoạn: chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá, thanh toán tiền hàng. Thời hạn hoàn thành báo cáo nộp cơ quan cấp trên đối với báo cáo năm chậm nhất là ngày 90 kể từ ngày kết thúc niên độ tài chính. - Báo cáo tình hình công nợ phải thu, công nợ phải trả - Báo cáo tình hình số dư tiền vay, số dư tiền gửi.

Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh

Theo định kỳ 5 đến 10 ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng do các cửa hàng nộp lên để vào sổ chi tiết giá vốn phần số lượng cho từng mặt hàng theo từng cửa hàng đại lý. Nếu bán lẻ cho khách không cần ghi hoá đơn thì cuối mỗi ca bán kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp hàng hoá bán ra để ghi hoá đơn giá trị gia tăng theo tổng lượng hàng bán ra với nội dung “Bán lẻ theo bảng kê”. Căn cứ hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán có liên quan ( Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng…) nhân viên kế toán tiêu thụ sẽ tập hợp số liệu của các cửa hàng và vào sổ chi tiết bán hàng mở cho từng loại hàng hoá tại từng cửa hàng đại lý.

Đối với các khoản giảm trừ doanh thu hiện nay công ty rất ít khi thực hiện chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán vì giá bán các loại hàng hoá của công ty đã được niêm yết chung trên toàn quốc. Vì vậy khi viết hoá đơn GTGT cho khách hàng, kế toán ghi giá bán mà công ty đã thoả thuận với khách hàng, tức là giá sau khi đã trừ khoản giảm giá. Trong tháng 2 năm 2008 và trong năm 2007 công ty đã thành công trong việc quản lý chất lượng hàng hoá do đó doanh thu hàng bán bị trả lại của công ty là không có.

Tại công ty PTS Nghệ Tĩnh toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý mảng kinh doanh xăng dầu đều được tập hợp trên tài khoản 641 – “Chi phí bán hàng”. - Công ty PTS Nghệ Tĩnh sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mọi công việc đều được tập trung tại phòng kế toán của công ty do đó có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ kế toán, các số liệu. - Bộ máy kế toán của công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh có đội ngũ kế toán với trình độ chuyên môn cao, sáu nhân viên tại phòng kế toán của công ty đều có trình độ đại học, kỹ năng sử dụng máy vi tính thành thạo.

Tất cả nhân viên trong phòng kế toán đều làm việc hết mình, ý thức tự giác cao, tập trung toàn bộ khả năng để hoàn thành công việc một cách tốt nhất do đó mọi công việc đều được giải quyết nhanh chóng và không để ứ đọng công việc. Đặc biệt công ty áp dụng hoàn toàn bằng kế toán máy do đó giảm được thời gian làm việc, giảm khối lượng công việc cho kế toán viên, nâng cao năng suất làm việc.

Những tồn tại và nguyên nhân

Bên cạnh đó, do một người đảm nhiệm nhiều phần hành nên chưa phát huy hết khả năng chuyên nghành cũng như chưa phát huy tác dụng của kế toán quản trị. - Phân mền kế toán do tổng công ty xăng dầu Việt Nam cấp cho công ty chưa thực sự hoàn thiện nên gây khó khăn cho một số phần hành. Việc áp dụng phần mền kế toán máy theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty hiện nay cũng có nhược điểm là còn trùng lặp trong việc ghi sổ của các phần hành.

Phương hướng hoàn thiện

Cụ thể: định kỳ căn cứ vào chứng từ kế toán ( hoá đơn GTGT, phiếu thu,…) và bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại,kế toán hàng hoá nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo từng phần hành cụ thể.