Hiện trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng trong lĩnh vực quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất

Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng * Lập và thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất

Công tác xây dựng giá đất là nhiệm vụ mới nhưng ngành chưa có cán bộ và kinh nghiệm, được sự hỗ trợ tích cực của ngành Tài chính với sự nỗ lực của các thành viên trong tổ công tác liên ngành Tài chính – Tài nguyên và Môi trường, sự phối kết hợp chặt chẽ với các ngành, đăch biệt là sự chủ động trong khảo sát, đề xuất của các quận, huyện và nghiên cứu tham khảo mức giá đất của các tỉnh, thành phố liền kề và có cùng vị thế đã xây dựng bảng giá đất năm 2009 đảm bảo tiến độ báo cáo UBND thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố tại kỳ họp thứ 14 để ra nghị quyết thông qua ngày 10/12/2008. Việc đấu giá quyền sử dụng đất đã đưa chính sách đất đai vào cuộc sống, việc đấu giá công khai, minh bạch là thể hiện công bằng xã hội, dân chủ, công khai, từng bước làm lành mạnh hóa thị trường bất động sản ở cả đô thị và nông thôn đã chứng minh hiệu quả về kinh tế, lượng đất sử dụng hàng năm cho nhu cầu ở tại khu vực nông thôn chỉ bằng 1/3 những năm trước đây nhưng số thu từ sử dụng đất lại đạt từ 1,5 đến 2 lần hàng năm tại các huyện.

Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC)

Bộ phận tổ chức cán bộ nguyên vật liệu sản xuất không tuân thủ luật BVMT, không được làm sạch tại nơi xuất khẩu, đang diễn biến phức tạp, ô nhiễm môi trường các nguồn nước sinh hoạt của thành phố chưa được ngăn chặn kịp thời, tình trạng rác thải sinh hoạt, rác thải công nghiệp để bừa bãi tại nơi công cộng, dọc các trục đường giao thông và khá phổ biến chưa được chính quyền địa phương và các ngành tập trung xử lý. Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên trách như tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc Sở ủy quyền cho trưởng phòng ký các bản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ cán bộ công nhân viên.

Không những vậy, trưởng phòng còn tham mưu giúp việc cho Giám đốc Sở và hội đồng thi đua khen thưởng Sở trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức công việc, chỉ tiêu đề ra; đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng niên hạn, khen thưởng thường kỳ và khen thưởng đột xuất. - Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự phân công của trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản, theo quy trình lưu trữ của cơ quan. Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên.

Đồng thời bộ phận y tế còn lập kế hoạch khám sức khỏe định kỳ, khám sức khỏe cho người xin tuyển dụng vào Sở, quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khỏe của cán bộ công nhân viên, tư vấn với phòng tổ chức cán bộ về tình hình sức khỏe của cán bộ công nhân viên để bố trí công việc phù hợp. - Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu khu vực trong phạm vi quản lý của Sở, ngăn chặn người ngoài vào Sở khi không có yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản của Sở ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ).

Chế độ làm việc

Kết hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước trong Ngành định kỳ và đột xuất. Tiếp nhận công văn đến, chuyển công văn đi và lưu trữ, nộp lưu trữ văn bản của Sở theo quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo mật. Trực tiếp chuyển giao các công văn khẩn của Sở tới các đơn vị trong và ngoài Ngành trên địa bàn thành phố đảm bảo thời gian để kịp thời triển khai gấp nhiệm vụ.

Lập kế hoạch mua sắm, sử dụng vật tư, văn phòng phẩm; đảm bảo đủ điều kiện vật chất, hậu cần, kỹ thuật và phương tiện làm việc phục vụ hoạt động chung của cơ quan Sở, các phòng chuyên môn và lãnh đạo Sở. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hội nghị, hội thảo, hướng dẫn và đón tiếp khách đến cơ quan làm việc, liên hệ công tác, chuẩn bị nội dung và đảm bảo hậu cần cho công tác đối ngoại. Đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự trong cơ quan Sở, phối hợp cùng chính quyền địa phương, tham gia gìn giữ trật tự chung trong khu vực cơ quan; phòng, chống cháy nổ.

Tổ chức công tác y tế, chăm sóc sức khỏe đối với cán bộ, công chức, viên chức, đảm bảo vệ sinh môi trường.

Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính

- Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp, giao ban như:họp giao ban lãnh đạo Sở, họp giao ban lãnh đạo các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các phòng tài nguyên và môi trường quận huyện (hàng tháng, hàng quý) để đánh giá việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên…. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác Chương trình công tác của một cơ quan là sự định hình công việc hàng năm, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần, ngày. Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành chương trình công tác năm.

Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dụng cụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thì trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện. Hàng năm ban lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Vì vậy phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, loại giấy tờ này có mẫu sẵn, cán bộ văn thư tiến hành điền họ tên và những thông tin cần thiết vào các loại giấy tờ trên rồi nộp cho trưởng phòng để trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký.

Các hội nghị là cuộc gặp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông người nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ước vọng và tạo ra sự phối hợp hoạt động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, các hội nghị thường được tổ chức là hội nghị tổng kết; hội nghị triển khai công tác; tổ chức giao ban với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ và hướng dẫn giải quyết những vướng mắc của địa phương, tổ chức toàn thể cán bộ công chức học tập, nghiên cứu chính sách pháp luật, thông tin khoa học công nghệ và kỹ năng lãnh đạo quản lý, từng bước nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Sở, trong ngành; tổ chức giao lưu. Đối với những hội nghị lớn, quan trọng, ban lãnh đạo Sở thường mời các đơn vị hoặc tổ chức cấp trên đến dự đó là lãnh đạo Bộ Tài nguyên và Môi trường, lãnh đạo UBND Thành phố Hải Phòng, lãnh đạo các ban ngành địa phương….

- Hồ sơ tạm thời (hồ sơ ngắn hạn): là những văn bản chỉ sử dụng trong quá trình giải quyết công việc, được tiêu hủy ngay khi giải quyết xong công việc, nội dung hồ sơ này không liên quan làm ảnh hưởng tới việc lưu trữ.