Tổ chức và quản lý chứng từ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hạch toán chi tiết hàng tồn kho

Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho lá quá trình tổ chức việc lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển chứng từ bảo quản sử dụng lại chứng từ và lưu trử tất cả chứng từ kế toán liên quan tới hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm phản ánh và giám đốc các thông tin về hàng tồn kho trong doanh nghiệp, phục vụ cho việc lãnh đạo nhiệm vụ, ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán. Trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi doanh nghiệp cần tổ chức chứng từ kế toán cho phù hợp, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lí. Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất kho của từng thứ vật tư, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng.

Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng số kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Mặt khác căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập bảng kê tổng hợp xuất – nhập để đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Theo phương pháp này, thủ kho chỉ ghi chép phần số lượng còn kế toán chỉ ghi chép phần giá trị. Tại phòng kế toán: kế toán sử dụng bảng lũy kế nhập, lũy kế xuất để ghi chép định kỳ hoặc hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị. Phương pháp này được vận dụng trong các đơn vị có chủng loại vật tư, hàng hóa, trình độ chuyên môn cán bộ kế toán vững vàng và đã xây dựng được hệ thống danh điểm, vật tư, hàng hóa.

- Tại kho thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - Tại phòng kế toán: kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép theo chỉ tiêu số lượng và giá trị cho từng loại vật liệu. Phương pháp này được áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có cùng chủng loại vật liệu ít, không nhiều nghiệp vụ nhập – xuất – tồn vật tư, hàng hóa,.

Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp ở VN 1. Các chuẩn mực kế toán hàng tồn kho

Hạch toán hàng tồn kho ở Việt Nam

 Kiểm kê hàng tồn kho cần được thực hiện cho tất cả các hàng tồn kho ở tất cả các nơi (tối thiểu) 6 tháng một lần, tương ứng với ngày giữa niên độ và kết thúc của năm tài chính. • Xem xét các loại hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm về tuổi thọ, về các đặc điểm lý, hóa, dễ hư hỏng của từng chủng loại. • Thực hiện bồi thường bằng vật chất trường hợp do nguyên nhân chủ quan bằng cách khấu trừ dần vào tiền lương hàng tháng của người vi phạm.

- Theo dừi và phản ỏnh một cỏch thường xuyờn và liờn tục tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa trên sổ kế toán sau mỗi lân phát sinh nghiệp vụ nhập hay xuất. - TK Hàng hoá tồn kho (Mechandise Inventory): Dùng để kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ với TK Giá vốn hang bán. + Bên Nợ: Kết chuyển giá trị hàng mua trả lại và số giảm giá được hưởng + Bên Có: Tập hợp giá trị hàng mua trả lại và số giảm giá được hưởng + TK này cuối kỳ không có số dư.

+ Bên Nợ: Kết chuyển giá trị hang hoá tồn đầu kỳ từ TK Hàng hoá tồn kho và tổng giá trị hàng mua trong kỳ từ TK Mua hàng. + Bên Có: Kết chuyển giá trị hàng hoá tồn cuối kỳ sang TK Hàng hoá tồn kho và tổng giá trị hàng bán trong kỳ sang TK Tổng hợp thu nhập. - Chiết khấu thanh toán do thanh toán trước thời hạn, theo thoả thuận giữa người mua và người bán được ghi trên hoá đơn, chẳng hạn trên hoá đơn ghi 2/10, n/30 có nghĩa là người mua sẽ được hưởng chiết khấu 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày, nếu không thanh toán trong vòng 10 ngày thì thời hạn trả nợ là 30 ngày kể từ ngày giao hàng.

Về mặt kế toán, có 2 phương pháp ghi nhận chiết khấu thanh toán là phương pháp giá trị gộp và phương pháp giá trị thuần. + Phương pháp giá trị gộp (Gross Method): Theo phương pháp này, kế toán chỉ ghi chiết khấu thanh toán khi nó thực sự phát sinh. + Phương pháp giá trị thuần (Net Method): Theo phương pháp này, kế toán ghi nhận giá trị hàng đã mua theo giá đã loại trừ chiết khấu.

Nhưng nếu thanh toán sau thời hạn được hưởng chiết khấu thì số chiết khấu không được hưởng được ghi nhận như một khoản lỗ chiết khấu. Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ = Giá trị hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá trị thuần hàng mua trong kỳ - Giá trị hàng hoá tồn cuồi kỳ.

Một số vấn đề trong kế toán hàng tồn kho. Giải pháp nâng cao công tác kế toán hàng tồn kho

Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác ảnh hưởng nhiều đến công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, thiếu - thừa vật tư, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. - Mở sàn đấu giá trực tuyến hiện đại và chuyên nghiệp nhằm tổ chức một địa điểm mà hàng hóa, tài sản tồn đọng, chậm luân chuyển trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết hàng tồn, giúp đưa hàng hóa, tài sản không sinh lợi, nhàn rỗi ra khỏi sổ sách kế toán và chuyển thành nguồn tiền hiệu quả và nhanh chóng. - Các phần mềm kế toán cần có chương trình mô phỏng theo trình tự, thao tác nhập số liệu thủ công một cách chọn lọc; giao diện, thao tác thân thiện với người sử dụng (nên dùng các chuẩn Microsoft Window trừ các chức năng đặc biệt).

Nếu bỏ qua việc ghi nhận này sẽ dẫn đến sai lệch trong hàng tồn kho, trong khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán đồng thời sẽ thiếu nghiệp vụ mua hàng và giá trị hàng tồn cuối kỳ trên báo cáo kết quả kinh doanh.Nếu hàng vận chuyển theo FOB điểm đến thì quyền kiểm soát chưa chuyển giao đến tận khi người mua nhận được hàng hoá từ người vận chuyển chung, nghĩa là hàng vận chuyển theo FOB điểm đến vẫn thuộc quyền sở hữu và thuộc hàng tồn kho của bên bán cho đến khi người mua nhận được hàng. - Hàng đại lý (hàng uỷ thác): Khi bên giao đại lý chuyển hàng cho bên nhận đại lý, tại bên nhận đại lý đồng ý nhận hàng nhưng không phát sinh khoản công nợ nào, trừ việc bên nhận đại ký phải bảo quản hàng khỏi mất và hỏng cho đến khi hàng bán được. Như vậy, khi hàng giao đại lý thì hàng vẫn là tài sản của bên giao đại lý và vẫn thuộc hàng tồn kho của bên giao đại lý và được theo dừi theo giỏ mua hoặc giỏ thành sản xuất thực tế mặc dự hàng đang được bên nhận đại lý nắm giữ và bảo quản.

Có thể quyền pháp lý của hàng đã chuyển giao cho người mua nhưng người bán hàng vẫn chịu các rủi ro về hàng và ngược lại việc chuyển giao quyền pháp lý có thể không xảy ra nhưng bản chất kinh tế của nghiệp vụ thì người bán không chịu các rủi ro về hàng nữa. - Bán với tỷ lệ trả lại cao (Sales with high rate return): Các hợp đồng chính thức hoặc không chính thức thường xuất hiện trong một số ngành công nghiệp như phát hành, âm nhạc, đồ chơi, dụng cụ thể thao,… cho phép bên mua hàng được trả lại hàng và nhận lại toàn bộ tiền hàng mà không có điều kiện nào ràng buộc. - Hàng bán trả góp : Trong trường hợp hàng bán trả góp, tiền hàng được trả theo nhiều kỳ, vì hàng bán trả góp phát sinh rủi ro về nợ khó đòi cao hơn so với bán hàng thông thường nên người bán thường nắm quyền pháp lý của số hàng cho đến khi toàn bộ tiền hàng được thanh toán.

Do đó, hàng bán trong trường hợp này có thể được ghi giảm trong hàng tồn kho của bên bán nếu tỷ lệ nợ khó đòi có thể dự đoán được tương đối chắc chắn căn cứ vào việc phân tích khả năng thanh toán của bên mua và một số nhân tố ảnh hưởng khác. - Các doanh nghiệp cần ứng dụng một cách linh hoạt và hợp lý, cập nhật công nghệ thông tin hiện đại trong công tác quản lý hàng tồn kho (kế toán phải thực sự có hiểu biết về xử lý số liệu bằng các phần mềm điện tử). - Các doanh nghiệp cần có công tác kiểm tra hiệu quả, kiểm soát tốt lượng hàng nhập – xuất kho để tránh việc không mập mờ trong doanh thu, số lượng hàng tồn kho được thanh lý (đối với các doanh nghiệp không quan trọng doanh thu hàng thanh lý).