Phương pháp luận thiết kế và xây dựng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

Giới thiệu chung về hệ thống quản lý

Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch.

Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý .1 Phân cấp quản lý

Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ.

Mô hình một hệ thống thông tin quản lý .1 Mô hình luân chuyển dữ liệu

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.

Các bước xây dựng hệ thống quản lý

• Phân tích hệ thống
• Phân tích chức năng
• Thiết kế chi tiết

Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rừ nguyờn nhõn chớnh của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. + Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, cần phải dựa vào thực tế quản lý, kinh nghiệm thực tế để xác định đầy đủ cấu trúc của nó như tên các thuộc tính, loại các thuộc tính, chiều dài của mỗi thuộc tính, miền giá trị cho mỗi thuộc tính.

Giới thiệu về công nghệ phần mềm

Trong công nghệ phần mềm người ta đưa ra khái niệm vòng đời phát triển của phần mềm nhằm mục đích phân đoạn toàn bộ quá trình từ khi ra đời đến khi phát triển 1 phần mềm để có những biện pháp thích ứng vào từng giai đoạn với mục đích phần mềm ngày càng phát triển. Ý nghĩa của mô hình này: là các bậc ở phía bên trên sẽ tác động bao trùm đến tất cả các thứ bậc ở phía dưới và càng ở những thứ bậc cuối thác nước ngày càng phải chịu những thứ bậc ở bên trên. - Công nghệ hệ thống: Đây là phương pháp luận tổng quát phân tích và sản xuất 1 phần mềm với yêu cầu và đánh giá một cách toàn diện tất cả các tác động và ảnh hưởng của phần mềm và công nghệ hệ thống hiện diện ở mọi công đoạn tiếp sau.

- Phõn tớch: Mục đớch của cụng đoạn phõn tớch là xỏc định rừ mục tiờu của phần mềm những ràng buộc về thiết kế và cụng nghệ và định rừ miền ỏp dụng của phần mềm. - Thiết kế: Đây là công đoạn có vai trò đặc biệt quan trong công nghệ phần mềm vì mục đích của nó là đưa ra một hồ sơ thiết kế phần mềm hoàn chỉnh làm cơ sở để lập trình. Các qui trình trong công nghệ phần mềm có mối liên quan mật thiết với nhau và đều theo một nguyên tắc công đoạn đứng sau sẽ tiếp nhận sản phẩm của công đoạn đứng ngay trước nó như các dữ liệu đầu vào.

Để đảm bảo tính thống nhất cho các qui trình chúng ta xem xét tài liệu thiết kế của FPT tương đối bao quát đối với các công ty phần mềm hiện nay. Mục đích của qui trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm là tiến trình gặp gỡ khách hàng, khởi thảo hợp đồng phần mềm rồi tiến tới ký kết và thực hiện hợp đồng phần mềm. Đây là công đoạn đầu tiên của toàn bộ quá trình sản xuất một phần mềm công nghiệp do đó người thực hiện chức danh cán bộ kinh doanh phần mềm không chỉ đòi hỏi am hiểu về tin học mà phải có kiến thức về hợp đồng kinh tế và khả năng giao tiếp với khách hàng.

Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng " của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An

• Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp.

• Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại. Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền. Đơn giá so với đơn giá chính người bán hàng có thể thay đổi theo quy định của phòng quản lý bán hàng, cuối tháng sẽ tính lãi xuất kinh doanh.

Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất…. Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất….

Một số ký hiệu dùng trong sơ đồ

Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử dụng dưới dạng vật lý, các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài liệu cất trong văn phòng hay các tệp lưu trong nó nhưng ở đây ta chỉ quan tâm đến thông tin chứa trong nó.

Phân tích dữ liệu

5 Tongthanhtien Number Long Integer Tổng thành tiền 6 Tongthanhtien2 Number Long Integer Tổng thành tiền nợ. 5 Tongthanhtien Number Long Integer Tổng thành tiền 6 Tongthanhtien2 Number Long Integer Tổng thành tiền nợ.

Thiết kế giao diện 1 Form Menu

• Menu quản lý danh mục
• Menu Quản lý công nợ

Thực hiện vào Menu “Quản lý hệ thống” chọn menu con “Đăng nhập lại”, xuất hiện một giao diện cho người sử dụng nhập tên và mật khẩu, nếu nhập không chính xác sẽ có thông báo nhập lại. Khi cần thêm một danh mục hàng hóa, ta kích vào nút “thêm” khi đó ta tiến hành nhập mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,… vào các ô text. Khi đặt hàng tại nhà cung cấp mới, nếu nhà cung cấp đó đã có trong hệ thống quản lý thi chúng ta lấy trực tiếp, ngược lại nếu nhà cung cấp chưa được lưu giữ trong hệ thống thì chúng ta cần phải nhập thêm vào cơ sở dữ liệu.

Nhập thông tin cần của một nhà cung cấp, sau khi nhập đầy đủ thông tin thực hiện vào nút “Lưu” để ghi thông tin vào cơ sở dữ liệu. Khi có khách hàng mua sản phẩm cua công ty, nếu cần lưu trữ thông tin khách hàng thì kích vào nút “Thêm” thực hiện quá trình nhập thông tin khách hàng. Nguồn hàng nhập từ nhà cung cấp nào thì chọn mã nhà cung cấp đó, lúc đó thông tin liên quan đến nhà cung cấp sẽ được hiển thị trong những hộp text.

Bên dưới là danh sách các mặt hàng được nhập vào hóa đơn, khi bạn nhập đầy đủ thông tin kích vào nút “Ghi”. Muốn bán cho khách hàng nào ta chọn mã khách, rồi chọn mã hàng muốn bán, lúc đó thông tin liên quan đến mặt hàng sẽ được hiển thị trong những hộp text. Thông tin một nhà cung cấp và khách hàng đã được lưu trong cơ sở dữ liệu danh mục nhà cung cấp và danh mục khách hàng.

Khi có nhu cầu tìm kiếm một hoá đơn nhập nào đó thì chọn mã nhà cung cấp, ta sẽ thấy các hoá đơn nhập hàng của nhà cung cấp đó hiện ra. Khi có nhu cầu tìm kiếm một hoá đơn bán hàng nào đó thì chọn mã khách hàng, ta sẽ thấy các hoá đơn bán hàng của khách hàng đó hiện ra.