MỤC LỤC
Sự phát triển của công ty có thể nhìn thấy khách quan qua một số chỉ tiêu tài chính như sau. Có thể nói, nhìn chung, qua 3 năm, công ty đã có những tăng trưởng lớn về doanh thu và lợ nhuận. Đặc biệt với năm 2006 khi chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần đã có những biến đổi đáng kể.
Khỏi quỏt một số chỉ tiờu tài chớnh để thấy rừ hơn những biến đổi của cụng ty như sau.
Còn tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc thì chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ kế toán. - Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng kế toán): là người chịu trách nhiệm chung, hướng dẫn nghiệp vụ cho cấp dưới thuộc thẩm quyền quản lý, đôn đốc nhân viên thực hiện và chấp hành các quy định chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế. - Kế toán thanh toán: Thanh toán các khoản thu, chi và thanh toán nội bộ, mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục trình tự phát sinh các khoản thu, chi xuất nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu.
- Kế toán ngân hàng: Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động, giám sát chặt chẽ thu, chi, quản lý tiền gửi ngân hàng, chuyển khoản, séc, uỷ nhiệm chi đối với khách hàng mua và bán. - Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ và sử dụng hợp lý đầy đủ công suất của TSCĐ, chính xác giá trị của TSCĐ, tham gia kiểm kê tài sản và theo dừi vào sổ sỏch tỡnh hỡnh tài sản phỏt sinh trong cụng ty trong thỏng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng, giảm TSCĐ. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền lương: có nhiệm vụ chịu trách nhiệm về tiền lương, BHXH, BHYT, tổ chức hạch toán cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH.
Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ tiền lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương; Thực hiện tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả và lập các biểu kế toán. Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có chứng từ, chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị - sản phẩm là các công trình xây dựng, chi phí đầu vào lớn, nhiều nhà cung cấp, nhiều loại hình nguyên vật liệu.
Chứng từ sử dụng gồm có: Giấy đề nghị thanh toán, Các hóa đơn chứng từ hợp lệ: hóa đơn đỏ, giấy biên nhận (trong trường hợp ký hợp đồng với cá nhân), hóa đơn bán lẻ với những khoản có giá trị nhỏ hơn 100.000VNĐ, Phiếu chi. Hệ thống báo cáo này được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở số liệu mà kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán tài sản cố định nhập trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Hệ thống báo cáo nội bộ được sử dụng nội bộ trong công ty được kế toán viên lập nhằm thiết lập, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, phục vụ công tác quản lý, lập kế hoạch.
Báo cáo tổng hợp chi phí và báo cáo giá thành do kế toán tổng hợp lập và cung cấp cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, trưởng các phòng ban có liên quan nhằm có kế hoạch về chi phí hay giá thành cho các hạng mục công trình đầu tư. Xem xét nội dung chi có hợp lý không, ngày xin thanh toán có đúng theo quy định của đơn vị hay không, số tiền chi có hợp lý với nội dung chi hay không…Nếu mọi thông tin được xác nhận là hợp lý, kế toán trưởng ký đồng ý chi.
Sau đó, kế toán thanh toán chuyển chứng từ cho kế toán trưởng xem xét về tính hợp lý của chứng từ. Phiếu chi được chuyển cho người đề nghị thanh toán mang tới cho thủ quỹ. Các bước trên được thực hiện nhanh chóng, và tuân theo các nguyên tắc kế toán phù hợp.
Việc áp dụng phầm mềm kế toán máy giúp cho công tác kế toán trở nên nhanh và chính xác hơn. Việc chương trình tự động lên các loại sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp giúp cho kế toán viên có thể kiểm tra được chênh lệch phát sinh một cách dễ dàng trên hệ thống, từ đó có những bước điều chỉnh phù hợp. Thêm vào đó, việc áp dụng hệ thống kế toán máy chuẩn theo quy định sẽ tạo điều kiện cho nhân viên mới tiếp quản công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn do việc hạch toán, ghi sổ không mang tính chủ quan của kế toán viên.
Để sử dụng có hiệu quả phần mềm kế toán máy và vận hành bộ máy kế toán một cách hợp lý, đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán được yêu cầu là những người có chuyên môn, có trình độ về máy tính, không ngừng nâng cao về chuyên môn cũng như cải tiến hệ thống công việc nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công việc. Việc bảo quản và lưu giữ chứng từ cũng được sắp xếp theo trật tự khoa học để việc tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng. Chứng từ được phân chia theo nhóm(chứng từ tiền mặt, chứng từ tiền gửi, chứng từ theo từng đơn vị, từng công trình hạng mục…, theo trình tự thời gian).
Việc lưu giữ chứng từ số sách là rất quan trọng, nó không những đảm bảo nguyên tắc thận trọng mà còn phục vụ khi kiểm toán hay hoàn thuế tìm lại được dễ dàng, khi có người mới tiếp quản công việc được nhanh chóng.
Do đặc điểm của các chứng từ gốc của chứng từ thanh toán thường khó lưu giữ do giấy mỏng, mực in mờ, mà thời gian yêu cầu lưu trữ là lâu dài (trên 10năm). Ví dụ như khi tính thuế được khấu trừ, việc tìm và kiểm tra lại hóa đơn sẽ mất rất nhiều thời gian. Và một số nhược điểm chung mà việc lưu giữ hồ sơ thường có 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán.
Với công tác kế toán, công ty có thể nên thiết lập và sử dụng một hệ thống phần mềm dùng chung cho toàn công ty. Nhằm phục vụ cho việc cung cấp số liệu trong nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con cũng như các đơn vị trực thuộc, giúp hoạt động của công ty nhanh chóng, thuận lợi nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật thông tin, tránh thông tin rò rỉ gây thiệt hại về kinh tế hay uy tín và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là một việc đem lại lợi ích cho hoạt động của công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng.
Nhưng để thiết lập được một phần mềm như thế cần phải kể đến một đội ngũ lập trình viên có kinh nghiệm và am hiểu về hoạt động của công ty. Trong kỷ thời đại hiện nay, việc không ngừng áp dụng công nghệ mới và ngày càng hoàn thiện bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng cũng là tiêu chí mà công ty không ngừng theo đuổi. Đối với công tác lưu giữ chứng từ, nên yêu cầu người đề nghị thanh toán gửi kèm bản phô tô chứng từ với hóa đơn đỏ và một số hóa đơn bán lẻ, hóa đơn khác trong trường hợp giấy thanh toán nhanh mờ, dễ rách.
Đồng thời có công tác lưu giữ hóa đơn đỏ một cách hợp lý để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi hoàn thuế. Việc hoàn thiện và đổi mới hệ thống kế toán nói riêng cũng như hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung tại Công ty Đầu tư và Xây dựng số 4 là việc làm thường xuyên và tất yếu. Đó cũng là xu hướng chung của các doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới nhằm tăng doanh thu, uy tín và tạo lập chỗ đứng của doanh nghiệp cũng như kinh tế Việt Nam trên trường quốc tế.