Tối ưu hóa hoạt động tự động hóa bán hàng (SFA) tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt dựa trên nền tảng công nghệ di động
MỤC LỤC
Thực hiện SFA di động dựa trên các thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (PDA - Personal Digital Assistant)
Theo đó, máy tính xách tay được dùng trong tự động hóa bán hàng đã được thay bằng các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân, điện thoại di động và điện thoại qua mạng, máy nhắn tin hai chiều, thẻ máy tính cá nhân, và bất cứ thiết bị nào khác có màn hình, cùng các tính năng truyền thông phù hợp có thể kết nối bất cứ khi nào, bất cứ ở đâu thông qua mạng lưới không dây. Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân thường được gọi là PDA (Personal Digital Assistant) là các thiết bị cầm tay vốn được thiết kế như một cuốn sổ tay cá nhân và ngày càng tích hợp thêm nhiều chức năng.
Những vấn đề liên quan đến hoạt động tự động hóa bán hàng a) Tự động hóa bán hàng (SFA) và quản lý mối quan hệ khách hàng
CRM là sự phát triển tiếp theo của hệ thống tự động hóa bán hàng (Sales Force Automation - SFA). Mục đích của SFA là cung cấp cho lực lượng bán hàng những thông tin về khách hàng thu thập tại các bộ phận khác. Sau đó, CRM tiếp thu các thành công của SFA và mở rộng khái niệm ra rộng hơn nhiều so với SFA. Bên cạnh đó, những gì mà CRM tạo ra lợi ích cho cả khách hàng bên trong và bên ngoài chính là quy trình tự động hóa bán hàng. Việc khiến cho nhân viên bán hàng được cập nhật tin tức tốt hơn và làm việc năng suất hơn sẽ làm tăng khả năng kết thúc thành công nhiều giao dịch. Và kiểu năng suất này sẽ mở rộng mối quan hệ khách hàng. b) Tự động hóa bán hàng và quản lý dịch vụ khách hàng (CSM). Khác với mô hình truyền thống của dịch vụ khách hàng trực tiếp, các dịch vụ ngày nay đã trở nên điện tử hóa bởi việc ứng dụng Interner và sự phát triển của công nghệ thông tin trong thế kỷ 20, nó cho phép các công ty hiểu nhu cầu của khách hàng đúng lúc, vì thế mà nâng cao mức độ hài lòng, gia tăng lòng trung thành của khách hàng và thực hiện bán hàng theo định hướng khách hàng, đáp ứng nhu cầu đúng thời điểm.
Các chức năng của tự động hóa bán hàng (SFA) 1. Quản lý quy trình/hoạt động bán hàng
Nhìn chung, năng lực quản lý khu vực và quản lý bán hàng cho phép các nhà quản lý không chỉ hiểu được các hoạt động bán hàng đang diễn ra mà còn tối ưu hoá các nhóm cá nhân theo khối lượng tới hạn và tập hợp kỹ năng phù hợp với khách hàng hoặc viễn cảnh, gia tăng khả năng kết thúc giao dịch bán hàng. Từ hình 2.6 chúng ta có thể thấy rằng bằng cách tích hợp vào hệ thống đầu cuối trở lại(back- end), SFA phát hiện ra khách hàng tiềm năng và khẳng định khách hàng mới, sau đó thông qua các kênh bán hàng khác nhau, hỗ trợ nhân viên bán hàng trong việc thực hiện các hành động tích cực, tập trung vào khách hàng mục tiêu và kinh doanh các nhóm, cũng như thực hiện lại thủ tục cuối cùng liên lạc với khách hàng.
Quy trình thực hiện dự án tự động hóa bán hàng 1. Những thông số trong quá trình thực hiện SFA
- Quy trình thực hiện SFA
Khi thích hợp, nó có thể bao gồm hầu hết hoặc tất cả các thành phần sau đây: Mục đích và mục tiêu cụ thể đạt được, các giả thuyết chính, tổng quan về các chiến lược thực hiện cơ bản, bao gồm một danh sách tất cả các yếu tố quan trọng (ví dụ:Tính chất tùy biến của phần mềm, đào tạo, các tài liệu, chấm dứt những hệ thống, quy trình và báo cáo dư thừa), xác định các mục đích và phạm vi của từng yếu tố của chiến lược, phân công trách nhiệm của từng yếu tố tới các đơn vị, cá nhân cụ thể, lịch trình của những sự kiện chính và các thủ tục báo cáo sự tiến bộ. Dựa trên phân tích này, nhóm kiểm tra sẽ phát triển và xuất trình lên quản lý cấp cao một báo cáo bao gồm: Một bản tóm tắt của sự thành công chung của dự án, đánh giá, xem xét những quan sát tích cực và tiêu cực, kiến nghị và ưu tiên những đề xuất nâng cao hệ thống hiện có, những đề xuất mở rộng khả năng của SFA, cân nhắc về thời gian và chi phí trong việc thực hiện các kiến nghị cho phù hợp và cuối cùng là đề xuất cụ thể các bước tiếp theo.
Sử dụng phương pháp Six Sigma để nâng cao hiệu quả bán hàng 1. Định nghĩa
Mục đích và tiến trình thực hiện DMAIC trong hệ phương pháp Six Sigma
Bước này gồm: xác định các yêu cầu thực hiện cụ thể có liên quan đến các đặc tính Chất Lượng Thiết Yếu (CTQ), lập các sơ đồ quy trình (process map) liên quan với các yếu tố đầu vào (Input/X) và đầu ra (Output/Y) được xác định mà ở mỗi bước của quy trình cần thể hiện mối liên kết của các tác nhân đầu vào có thể tác động đến yếu tố đầu ra, lập danh sách của các hệ thống đo lường tiềm năng, phân tích khả năng hệ thống đo lường và thiết lập mốc so sánh về năng lực của quy trình, xác định khu vực mà những sai sót trong hệ thống đo lường có thể xảy ra, tiến hành đo lường và thu thập dữ liệu các tác nhân đầu vào, các quy trình và đầu ra, kiểm chứng sự hiện hữu của vấn đề dựa trên các hệ thống đo lường và làm rừ vấn đề hay mục tiờu của dự ỏn. Phân tích – Analyze (A): Trong bước Phân Tích, các thông số thu thập được trong bước Đo Lường được phân tích để các giả thuyết về căn nguyên của dao động trong các thông số được tạo lập và tiến hành kiểm chứng sau đó.Chính ở bước này, các vấn đề kinh doanh thực tế được chuyển sang các vấn đề trên thống kê, gồm có: Lập giả thuyết về căn nguyên tiềm ẩn gây nên dao động và các yếu tố đầu vào thiết yếu (X), xỏc định một vài tỏc nhõn và yếu tố đầu vào chớnh cú tỏc động rừ rệt nhất và kiểm chứng những giả thuyết này bằng phân tích Đa Biến (Multivariate).
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỰ ĐỘNG HểA BÁN HÀNG (SFA) TẠI CÔNG TY TNHH TMTH TUẤN VIỆT
Thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty
- Thực trạng hoạt động tự động hóa bán hàng tại công ty
Hoạt động bán hàng trực tiếp thực hiện việc bán hàng và giao nhận hàng tại chỗ, đáp ứng nhu cầu cung cấp sản phẩm kịp thời cho các cửa hiệu và thêm vào đó là kích thích lượng khách hàng ở sâu xa trong kiệt và bao trùm, kích thích lượng hàng sỉ, lẻ của đội ngũ bán hàng trên máy (DSR) thông qua việc đề xuất các cửa hiệu có quy mô có tiềm năng phát triển cho DSR bán hàng. Hoạt động bán hàng trực tiếp giúp công ty giảm chi phí giao nhận vì mỗi nhân viên bán hàng trực tiếp vừa là người bán hàng vừa là người giao hàng, thu tiền khách hàng và giảm chi phí đào tạo vì người bán chỉ thực hiện bán hàng trên quy mô cửa hiệu nhỏ lẻ và chủ yếu dựa vào kinh nghiệm bán hàng cá nhân để cải thiện doanh số và phát hiện cửa hiệu mới. b) Hoạt động bán hàng trên PDA - máy iPaq. Từ hình 2.3.2.2, chúng ta có thể thấy tất cả những việc quản lý hàng tồn kho đều sẵn có trên màn hình, người sử dụng chỉ cần thực hiện một số thao tác và hiểu được công thức trong hệ thống là có thể phân tích được tình hình hàng hóa tồn kho của công ty, cập nhật thông tin sản phẩm kịp thời, hỗ trợ cho nhân viên DSR hiệu quả như thông báo lượng hàng tồn vào máy iPaq, tính số lượng đơn hàng đề nghị cho DSR đảm bảo mục tiêu bao trùm của công ty và dự báo doanh số để ban lãnh đạo công ty phân tích, thực hiện những chiến lược phù hợp với xu hướng thị trường.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỰ ĐỘNG HểA BÁN HÀNG (SFA) TẠI CễNG TY TNHH TMTH TUẤN VIỆT
Kế hoạch hành động năm tài chính 2010 – 2011 tại công ty 1. Mở rộng bao trùm chất lượng
Kế hoạch đưa ra là phải đảm bảo 100% cửa hiệu đạt chuẩn trưng bày và triển khai rà soát có chất lượng chuẩn SBD tai mọi cửa hiệu dựa trên việc huấn luyện tiêu chuẩn SBD cho DSR/ nhân viên bày biện, xây dựng văn hóa kỷ luật và chiến thắng bày biện trên thị trường, nỗ lực thực hiện sáng tạo ra “Kỳ quan bày biện”. Chuẩn hóa văn phòng/ nhà kho theo các kích cỡ, quy mô theo tiêu chuẩn của P&G và chuẩn hóa môi trường làm việc thông qua các chương trình trò chuyện hàng tháng (Monthly Let’s Talk), chương trình xây dựng nhóm (Teambulding) theo từng chi nhánh, phòng ban và thành lập quỹ công đoàn phục vụ các hoạt động cho công ty.
Tình hình cạnh tranh tại thị trường Đà Nẵng
Xây dựng quy trình đánh giá và tưởng thưởng đối với ban lãnh đạo, đội ngũ giám sát bán hàng với các hoạt động như: Hàng quý đánh giá hiệu quả của Ban lãnh đạo, nâng cao chính sách lương thưởng, phúc lợi cho ban lãnh đạo nhà phân phối và giải thưởng huấn luyện (coaching) cho ban lãnh đạo. Như vậy, cùng cạnh tranh trong một ngành hàng và với chiến lược bán hàng tương tự nhau, công ty đang cạnh tranh với một đối thủ đáng gờm, do đó, đòi hỏi công ty Tuấn Việt phải có kế hoạch thực hiện, triển khai tự động hóa bán hàng hiệu quả để có đội ngũ bán hàng năng suất cao hơn đối thủ cạnh tranh, gia tăng khả năng cạnh tranh cho nhà phân phối.