Những tính năng tìm kiếm và tham chiếu trong Excel

Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu

Hàm HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Lookup_value:giá trị cần tìm kiếm trong bảng thứ nhất của bảng Table_array:là mảng ,tên,dãy hay vung để tìm kiếm thông tin Row_index_num:số hàng được xác định trog bảng. Lỗi này là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn : Xoá các dòng hay cột mà dòng hay cột đó được dùng trong công thức hay phép tham chiếu xa trên các chương trình không chạy được. Thay vỡ gừ tờn hàng được quyết định bởi mó hàng chỳng ta sử dụng quan hệ giữa mó hàng và tên hàng được mô tả trong bảng phụ là bảng tên hàng và đơn giá.

Do toàn bộ các dòng bị ẩn đi khi việc lọc được tiến hành do vậy không nên đặt vùng tiêu chuẩn song song với danh sách mà thay vào đó hãy đặt nó ở trên hoặc dưới danh sách. Với Forn bạn cũng có thể dùng phím New ,’Delete’ và cuộn lên ,cuộn xuống để thêm, xoá , và duyệt các dòng tương tự như đôí với bản ghi trong cơ sở dữ liệu. • Then by: Để chọn tiêu đề làm khóa sắp xếp phụ và chọn thứ tự sắp xếp tương ứng Có hai Then by, then by thứ hai phía dưới để khai báo khoá sắp xếp phụ thứ hai.

Trong thực tế có những dữ liệu mà Excel không thứ tự phải sắp xếp như thế nào ví dụ như các ngày trong một tuần khi đó bạn phải giúp Excel xác định thứ tự do chính bạn định nghĩa ra. • Nếu danh sách mà bạn muốn định nghĩa là khá dài thì bạn có thể chỉ ra định nghĩa thứ tự bằng cách nhập danh sách từ một vùng cho trước trên bảng tính. Đối với việc quản lý một danh sách hay một cơ sở dữ liệu của Excel, ngoài các thao tác sắp xếp ra, chúng ta còn có nhu cầu tạo lập hoặc hiển thị những danh sách khác từ danh sách ban đầu mà các danh sách mới này chỉ gồm những dòng thoả mãn một số điều kiện nào đó do người dùng tạo ra.

Lọc dữ liệu tự động(Autofilter) Ta hãy xem ví dụ

Chú ý rằng nếu bạn đánh dấu cả cột tiêu đề thì bấm vào nút My list has Header row còn không thì chọn No header row. Nếu tinh ý bạn sẽ nhận thấy rằng tiếng việt không hoàn toàn được sắp xếp tốt với chức năng Sort mặc định của Excel. Sau đó chọn vào Data\Filter\Autofilter, Excel sẽ hiển thị các hộp thả xuống bên cạnh các tiêu đề cột trong danh sách của bạn.

Nhấp chuột vào mũi tên tiếp theo đến bất kỳ một giá trị nào trong danh sách để xác định tiêu chí lọc cho danh sách, bạn có thể xác định nhiều hơn một tiêu chí lọc. Khi lọc Excel cho bạn biết bao nhiêu dòng thoả mãn điều kiện (tiêu chuẩn) lọc của bạn và hiển thị số bản ghi tìm thấy trong tổng số trên thanh trạng thái. Bạn có thể nhập một hoặc hai tiêu chuẩn trong hộp thoại của Autofilter và có thể chọn toán tử logic And hoặc Or để liên kết hai tiêu chuẩn với nhau.

Chú ý nếu bạn đặt nhiều điều kiện lọc trên các cột khác nhau thi các điều kiện sẽ được liên kết với nhau theo toán tử logic And.

Tính năng bảo vệ trong Excel 1.Bảo vệ sổ tính

• Scenarois(kịch bản) ngăn ngừa người dùng sửa đổi các kịch bản phân tích theo điều kiện What-if. Chỉ người dung có mật khẩu hợp lệ là được dùng các thao tác sửa đổi trên. Trong thực tế bạn thường chỉ muốn khoá một số vùng và cho những người dùng còn lại có quyền nhập và sửa dữ liệu trên phần hạn chế còn lại.

Bạn có thể chọn chức năng này để quản lý tốt hơn nhóm người dùng được phép thao tác tới một vùng định trước thậm chí bạn xác lập quyền thâm nhập khác nhau cho nhiều nhóm người dùng đối với các vùng dữ liệu.  bấm phím new để bổ sung các vùng cần quản lý(cho phép người khác soạn thảo trên vùng đó).  chọn một vùng đã tạo trong danh sách và bấm pemision để bổ sung người dùng hoăc nhóm người dùng được quyền thao tác với vùng đã chọn.

Sử dụng tính năng Autocorrect Options

 Tại khung Replace: Gừ nhập chữ đại diện chữ cho dũng chữ bờn khung With. Khi soạn thảo trong bảng tính gặp từ vừa đặt nó lập tức thay thế dòng chữ trong khung With.

Chuẩn bị trang in

• Nhấy vào biểu tượng chart wizard trên thanh công cụ để hiển thị hộp thoại chart wizard -step of 4 - chart wizard chọn lớp standard types, trong mục chart type chọn column, trong mục chart sub type chọn một trong các mẫu con. Để thưc hiện được hiệu chỉnh biểu đồ trước tiên ta cần chọn biểu đồ bằng cách nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 nút ở 4 góc và điểm giữa các cạnh sau đó ta tiến hành các thao tác.  Định dạng lại một thành phần ; Nháy đúp vào thành phần xuất hiện một hộp thoại gồm nhiều lớp tiến hành lựa chọn theo hứng dẫn trên hợp thoại ,ta có thể chọn mẫu tô hoặc màu tô cho thành phần.

Nếu dữ liệu trên trục toạ độ cùng thuộc loại dạng ngày Excel chấp nhận giá trị thực tế và tự độngáp dụng chia tỷ lệ thời gian trên trục toạ độ.  Excel sử dụng thời gian nhỏ nhất chênh lệch giữa thpời gian của bạn với đơn vị cơ sở nhưng bạn có thể chuyển đổi thời gian cơ sở lớn nhất khác gần với dữ liệu của bạn. Excel tự động xác định các thang chia nhỏ này nhưng bạn cũng có thể thay đổi mức chia cũng như màu và kiểu dáng của đường kẻ lưới sau khi đã vẽ xong đồ thị.

Đối với các biểu đồ dạng quạt, vành khăn hay dạng cột nơi có ít các mốc dữ liệu chúng ta nên cho hiển thị các giá trị chodữ liệu của mỗi phần biểu diễn trên biểu đồ.

Đưa đối tượng hình ảnh vào bảng tính

Biểu đồ sinh ra có thể được đặt trên cung trang với bảng dữ liệu hoặc đặt trên một trang tính mới. Nếu trang tính dữ liệu chứa nhiều phần tính toán chung gian hoặc không dùng tới khi in báo cáo thì bạn nên đặt biểu đồ ở một trang mới. Sau khi đã tạo biểu đồ, bạn có thể nhấn chuột phải vào các thành phần trong biểu đồ để thay đổi các lựa chọn đã xác lập.

Paste link: chọn chức năng này nghĩa là liên kết các ô trong bảng tính vào word, khi ta thay đổi dữ liệu gốc thì các ô trong Word chung bi thay đổi. Display as icon : nếu chọn chức năng này word thể hiện ổ một biểu tượng nhấy đôi vào nó sẽ hiển thị nội dung. Nếu bạn muốn liên kết tài liệu bạn nên sử dụng lệnh copy trong word và sử dụng lệnh dán paste Special trong menu Edit của Excelvaf dùng các kiểu dán như lần trước.

Bạn có thể soạn thảo trực tiếp một tài liệu word trong Excel bằng cách chèn một trang mới của word vào Excelsuwr dùng lệnh Object trong menu Insert và lúc này bạn có thể soạn thảo bình thường như trong word.

Hoà trộn Excel với access 1 Chèn bảng tính Excel vào access

• Hộp thoại hiện ra ,khung Import To table:trong hộp này cho phép bạn nhập tên mới cho bản ,nhấn Finish hộp thoại thông báo xác nhận xuất hiện ,nhấn OKđể thực hiện. Khi bạn kiểm tra hộp Allow Change by More then One User At The Same Time và bấm Ok thì hộp thoại Save As xuất hiện báo cho bạn biết sổ tính phải được lưu theo một trật tự hoàn chỉnh mới. Sổ tính chỉ lưu một lần, trên thanh tiêu đề sẽ xuất hiện từ ‘Share’ khi sổ tính được mở cho tới khi bạn tắt tuỳ chọn Allow Change by More than One User At the Same time.

Do đó một hộp thoại cho bạn biết các thay đổi đã được thực hiện bởi những người khác sẽ được nhấn mạnh bởi những đường viền màu và có một hộp đề nghị đặc biệt sẽ giải thích ai được thực hiện. Nếu như người khác thay đổi dữ liệu của một ô nào đó mà bạn cũng đã thay đổi thì excel sẽ đưa ra một sự dàn xếp nhằm giải quyết vấn đề này hộp thoại resolve Conflicts. Sau đây tôi giới thiệu đến các bạn một số bài toán áp dụng trong thực tế như văn phòng :thanh toán tiền lương cho công nhân áp dụng rất phổ biến, ở trong trường học.

6.Điểm kết quả (ĐKquả) : Những học viên nào có ĐTB>=5 ĐK quả chính là ĐTB, ngợc lại ĐKquả lả ĐTB cộng với Đthêm , nhng nếu sau khi cộng thêm mà lớn hơn 5 thì chỉ đợc lấy 5 mà thôi.