Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc: Đánh giá và kiến nghị hoàn thiện

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1. Đặc điểm chung

Là viên chức lãnh đạo quản lý cao nhất trong đơn vị, do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc Công ty, có trách nhiệm tổ chức quản lý và điều hành thực hiện công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo cho đơn vị hoàn thành các nhiệm vụ trong công tác tài chính kế toán của Công ty đúng các quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về việc điều hành nhiệm vụ của đơn vị và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghiệp vụ kế toán của Công ty. Là viên chức quản lý, do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc Công ty, có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng hoặc trưởng phòng, được trưởng phòng phân công điều hành một số lĩnh vực công việc của đơn vị, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về các lĩnh vực được phân công điều hành.

Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán ở Công ty 1. Nguyên tắc kế toán chung áp dụng tại Công ty

Hệ thống tài khoản hiện nay Công ty đang sử dụng về cơ bản là hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết phải theo dừi chi tiết theo yờu cầu quản lý. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và sổ Nhật ký chung, máy sẽ tự tổng hợp và ghi vào các Sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. Định kỳ kế toán tiến hành in các mẫu sổ ra giấy và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định như đối với sổ ghi bằng tay, việc đính kèm các chứng từ vẫn được thực hiện theo luật định.

Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 1. Kế toán tiền mặt

Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết TK 111- tiền mặt, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Nếu cú chờnh lệch xảy ra Ban kiểm kờ tiến hành làm rừ nguyờn nhõn, chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì sẽ được ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381). Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ Nếu cuối kỳ vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số chênh lệch sẽ ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381).

Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, Phòng Kế hoạch- vật tư gửi lên Phòng Tài chính- kế toán hồ sơ liên quan đến TSCĐ đó, kế toán TSCĐ dựa vào đó để tiến hành trích hay thôi không trích khấu hao, hàng tháng tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc dùng làm căn cứ ghi sổ và kẹp chứng từ. Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của Công ty phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình SXKD như cung ứng vật tư, TSCĐ hoặc các dịch vụ khác khi sự vận động của yếu tố đầu vào và tiền tệ không cùng một thời điểm. Tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, mọi vấn đề về lao động đều được quản lý bởi Phòng tổng hợp, tại đây các cán bộ chịu trách nhiệm về quản lý cán bộ, quản lý lao động, tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, sắp xếp lao động một cách hợp lý.

Kế toán thanh toán tiền lương có nhiệm vụ phối hợp với Phòng Tổng hợp trong việc xây dựng các quy chế về lao động – tiền lương; tính toán và phản ánh chính xác thời gian và kết quả lao động, tình hình chi trả lương và các khoản thu nhập khác trong Công ty. Sau khi các chứng từ NVL được kế toán các phân xưởng gửi về Phòng Tài chính - kế toán của Công ty, kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ nhập dữ liệu vào máy, phần mềm kế toán tự động hạch toán vào TK chi phí NVL trực tiếp. Hàng tháng, kế toán các phân xưởng tập hợp chứng từ tiền lương trong tháng về Phòng Tài chính - kế toán của Công ty, sau khi kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và trích các quỹ, kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ nhập dữ liệu hạch toán vào TK chi phí nhân công trực tiếp.

Đánh giá chung về thực trạng kế toán tại Công ty 1. Những ưu điểm đạt được

Việc đối chiếu được thực hiện thông qua cơ sở nối mạng, Công ty ứng dụng chương trình kế toán FASTACCOUNTING 2006 trên máy vi tính cho phép Công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ và hợp lý. Về hệ thống chứng từ: Hiện nay hệ thống chứng từ của công ty khá đầy đủ, bao gồm các mẫu bắt buộc và hướng dẫn, đảm bảo phản ánh và ghi chép được tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh của công ty, làm căn cứ để vào sổ kế toán. Về hệ thống sổ sách: Hệ thống sổ sách được thiết kế đúng chuẩn mực, chế độ kế toán và đầy đủ, đảm bảo tất cả các nghiệp vụ khi đã phát sinh đều được hạch toán đúng và ghi chép đúng vào các sổ chi tiết và tổng hợp.

Trong trường hợp kế toán các phân xưởng chậm nộp báo cáo theo hạn định sẽ kéo theo các báo cáo của công ty cũng bị chậm lại, ảnh hưởng không chỉ đến việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước mà còn làm suy giảm một chức năng quan trọng của kế toán là tham mưu cho cấp quản lý, khi các thông tin tài chính bị chậm cũng có nghĩa là mọi quyết định của nhà quản lý có thể là không chính xác hoặc chậm trễ làm lỡ mất các cơ hội kinh doanh, đây là điều tối kỵ đối với một doanh nhgiệp cổ phần hoá trong bối cảnh nền kinh tế thị trường. Công ty không có nguyên tăc nhất quán trong đánh giá giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang chưa hoàn thành mà tùy từng đối tượng lại có phương pháp đánh giá khác nhau theo kinh nghiệm của kế toán tại các phân xưởng.

Những nguyên nhân và một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc

Thêm vào đó, sự quản lý của Phòng Tài chính - kế toán trong Công ty đối với các hoạt động của các kế toán phân xưởng, công trường về mặt chuyên môn nghiệp vụ chưa thật sự đem lại hiệu quả, cộng thêm năng lực chuyên môn của các nhân viên kế toán, thống kê ở các đội có lúc có nơi còn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc dẫn đến những chậm trễ và sai sót không đáng có ảnh hưởng đến tiến độ công tác kế toán toàn công ty. Thứ hai, bổ sung thêm TK 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh đúng bản chất của tình hình vốn bằng tiền trong điều kiện Công ty thường xuyên giao dịch qua ngân hàng và để giảm thiểu rủi ro từ phía ngân hàng như: thất lạc giấy báo của ngân hàng…. Tuy việc tính giá xuất NVL theo phương pháp bình quân gia quyền rất đơn giản và nhanh gọn nhưng do những hạn chế nêu trên, trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, Công ty nên tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập để đảm bảo chính xác, kịp thời.

Đơn giá BQ sau mỗi = Trị giá thực tế vật tư tồn kho sau mỗi lần nhập lần nhập Số lượng vật tư tồn kho sau mỗi lần nhập Với phương phỏp này kế toỏn cú thể theo dừi được giỏ trị vật tư xuất và tồn kho tại mọi thời điểm trong kỳ, đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán. Để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực xảy ra xuất phát từ chính đặc điểm của ngành nghề lĩnh vực kinh doanh mang tính cố hữu khó khắc phục, Công ty nên có sự quan tâm đúng mức đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ kế toán, đặc biệt là đối với công tác kế toán thống kê ở các phòng ban, phân xưởng, công trường.