MỤC LỤC
— Đối với người có bản chất X : là quản trị nên áp dụng các biện pháp giao công việc một cách cụ thể, thường xuyên đôn đốc và kiểm tra kết quả làm việc để có sự hướng dẫn điều chỉnh kịp thời, tăng cường áp dụng các biện pháp kích thích bằng vật chất. Khảo hướng này cho rằng mọi hoạt động quản tri, trong bất kỳ lĩnh vực nào, kinh doanh hoặc phi kinh doanh, sản xuất hoặc phi sản xuất đều có bản chất quản trị giống nhau, qui về 5 chức năng quản trị cơ bản theo một tiến trình dưới đây : 2.
Họ vừa quản lý và phối hợp các hoạt động của các nhà quản trị cấp cơ sở, nhằm hoàn thành trọn vẹn một nhiệm vụ nhất định nào đó (phối hợp sản xuất các sản phẩm dở dang ở cấp cơ sở để hoàn thiện một sản phẩm có thể tiêu thụ ra bên ngoài), nhưng vừa đồng thời quản trị và điều khiển các nhân viên trong bộ máy quản trị trung gian của họ. + Vai trò doanh nhân : Nhà quản trị có vai trò như là một doanh nhân, khi nhà quản trị quyết định cải tiến các hoạt động của tổ chức như quyết định áp dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất , hoặc nâng cấp, điều chỉnh, cải tiến kỹ nghệ đang áp dụng, hoặc quyết định cách thức kinh doanh , chọn lựa khách hàng, thị trường, sản phẩm , giá cả ..v.v.
Vai trò là nhà thương thuyết : Nhà quản trị thay mặt tổ chức đàm phán, giao dịch, quan hệ với các đối tác bên ngoài, và quyết định ký kết các hợp đồng kinh tế có lợi cho tổ chức. Từ các đặc điểm trên, có thể khái quát quyết định quản trị theo khái niệm sau đây : Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của một tổ chức để giải quyết vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết các thông tin và các qui luật vận động khách quan của đối tượng quản trị.
Hoạch định là làm rừ mục đớch, phương hướng của tổ chức; tức là quyết định cần phải làm gì, vào lúc nào, như thế nào, bộ phận nào (ai) sẽ làm việc đó, khi nào thì phải hoàn tất công việc ấy. Với cách hiểu trên, nhiệm vụ cụ thể của chức năng hoạch định là : dự đoán, thiết lập mục tiêu, đề ra các biện pháp thực hiện và hình thành các mục đích cụ thể trong từng giai đoạn.
Hoạch định là tiến hành ấn định mục tiêu và định biện pháp tốt nhất (phương pháp tối ưu) thực hiện mục tiêu đó. Nhìn chung, hoạch định thường được hiểu là tất cả các công việc quản trị liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai. Với cách hiểu trên, nhiệm vụ cụ thể của chức năng hoạch định là : dự đoán, thiết lập mục tiêu, đề ra các biện pháp thực hiện và hình thành các mục đích cụ thể trong từng giai đoạn. Công tác hoạch định là cần thiết đối với mọi cấp quản trị trong tổ chức. Cấp quản trị càng cao thì vai trò của hoạch định càng quan trọng. Thường thường, các nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian cho công tác kế hoạch tương lai xa và cho chiến lược chung của tổ chức. Còn các nhà quản trị cấp thấp thì chủ yếu làm kế hoạch ngắn hạn hoặc kế hoạch tác nghiệp cho đơn vị của họ. Chương IV: Chức năng hoạch định trang 35. Sự phối hợp này nhằm 2 tác dụng : dự đoán tương lai và đối phó với những thay đổi ngoài dự liệu. Do đó, khi làm kế hoạch, nhà quản trị phải biết phối hợp các hành động sắp tới trong phạm vi dự liệu của mình, đồng thời phối hợp giữa hai loại kế hoạch a) và b) trên đây. ‰ Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định. Và trong trường hợp nào đó hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức. Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả. ‰ Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ đã hoạch định trước mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường và giữa các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại hoạch định sẽ suy ra được tương lai. Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này. Nhờ có hoạch định đã giảm được các chi phí phát sinh do việc làm vô ích, sai lầm và thừa thãi đối với mục tiêu. ứng phó các tình huống ngẫu nhiên. a) Kế hoạch tiêu chuẩn. ‰ Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn.
Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn. ‰ Hoạch định sẽ giúp các nhà quản trị thực hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.
Thành lập các bộ phận trong tổ chức, phân chia công việc để mỗi bộ phận, thành viên đảm nhận những hoạt động cụ thể cần thiết. Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung đã hoạch định trước.
Tuy nhiên con số này có thể tăng lên đến 12, 15 nhân viên trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những công việc và hoạt động đơn giản, và rút xuống còn 2 đến 3 người khi công việc của cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp. Trước khi đưa ra một quyết định về quản trị, tùy theo công việc có liên quan đến nhiệm vụ làm kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo hay đánh giá các kết quả quản trị mà các cấp quản trị trong bộ máy tổ chức cần hỏi ý kiến, tham khảo lẫn nhau, hoặc báo cáo, xin chỉ thị cấp trên, v.v.
Quyền hành bao gồm cả những quyền lực cưỡng bức và quyền lực tưởng thưởng, nhưng quyền lực chính thức thì rộng lớn hơn hai quyền lực đó - Đặc biệt là nó được những thành viên của tổ chức thừa nhận. — Nếu muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung của xí nghiệp, thì nhà quản trị nên sử dụng quyền hành một cách nhẹ nhàng, trong tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung.
Nhưng khi giao cho quyền hạn cần phân biệt hai loại ủy quyền : ủy quyền chính thức (thực hiện bằng văn bản) và ủy quyền mặc nhiên (quyền theo cấp bậc để giải quyết các tình huống có liên quan đến chức năng nhiệm vụ) và việc giao phú quyền hạn phải rừ ràng. — Sự phân cấp giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đặc biệt là các công việc sự vụ hành chính, để nhà quản trị cấp trên có thể tập trung vào những công việc quan trọng có tính phương hướng, chiến lược của tổ chức.
Nhưng nếu doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức không hợp lý, nhiệm vụ của các bộ phận trựng lắp nhau, quan hệ phõn cụng, quyền hành và trỏch nhiệm khụng rừ ràng, doanh nghiệp đó sẽ mất rất nhiều thì giờ và công sức để giải quyết các vấn đề nội bộ. Nhược điểm của phương pháp này là tính hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức không được đảm bảo chắc chắn, nếu trong quản trị có hiện tượng sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản trị mới.
Vấn đề quản trị nguồn nhân lực (human resource management) hoặc bố trí nhân sự (staffing) ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nghiên cứu và phân tích, xem đây là một chức năng quản lý cốt lừi (essential management function ) và quan trọng một của tiến trình quản trị. ‰ Thứ hai, sự tiến bộ nhanh của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế dịch vụ ngày càng buộc các nhà quản trị phải động não về các câu hỏi đại loại như : máy móc thay thế con người tới mức độ nào?.
— Có thể tuyển dụng từ bên ngoài thông qua quảng cáo trên báo chí, phương tiện truyền thông đại chúng, hoặc thông qua nhân viên đang làm việc cho xí nghiệp giới thiệu, hoặc nhờ các cơ quan dịch vụ lao động, trung tâm dạy nghề giới thiệu, hoặc tuyển mộ từ các trường trung cấp, đại học. Việc đỏnh giỏ cú thể thực hiện khụng chớnh thức qua xem xột theo dừi cỏc cụng việc hàng ngày, hoặc chính thức tổ chức đánh giá có hệ thống (systematic appraisal) từng bán niên hoặc toàn niên nhằm mục đích :. Chương VI: Bố trí nhân sự và quản trị nguồn nhân lực trang 99. a) giỳp học viờn hoặc nhõn sự biết rừ mức đỏp ứng của họ trờn cụng việc, thành quả,. c) bồi dưỡng thêm cho họ nếu cần, và sau cùng d) đề bạt họ (điều này quan trọng nhất).