MỤC LỤC
Kho ngoại quan là một khu vực kho, bãi được thành lập trên lãnh thổ Việt Nam, ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với tất cả hàng hoá từ nước ngoài, hoặc từ trong nước đưa vào theo hợp đồng thuê Kho ngoại quan được ký giữa Chủ kho và Chủ hàng dưới sự kiểm tra, giám sát của Hải quan. Kho ngoại quan và tất cả hàng hóa, phương tiện vận tải ra, vào, hoặc lưu giữ, bảo quản trong Kho ngoại quan phải chịu sự kiểm tra, giám sát và quản lý của cơ quan Hải quan.
Thay mặt chủ hàng làm thủ tục Hải quan đối với hàng hoá đưa ra, đưa vào Kho ngoại quan;. Vận chuyển hàng hoá từ cửa khẩu vào Kho ngoại quan, từ Kho ngoại quan ra cửa khẩu , từ Kho ngoại quan này đến Kho ngoại quan khác;.
Ví dụ: nhiệt độ trong kho cao có thể làm dầu bị bốc hơi, vỏ xe bi giãn nở… Độ ẩm kho phụ thuộc nhiều vào điều kiện khí hậu trong vùng, chủng loại kho và độ ẩm có trong hàng hóa để trong kho. Mọi CBNV kho phải có ý thức trách nhiệm cao, có trách nhiệm bảo vệ tài sản của Cụng ty, giữ mối quan hệù tốt với cỏc khỏch hàng, khụng ngừng nõng cao kiến thức, chịu khó học hỏi kinh nghiệm & có tinh thần đòan kết nội bộ, giúp đỡ hỗ trợ nhau trong công việc hàng ngày, thường xuyên góp ý kiến nhằm. Bộ phận kho phải phối hợp chặt chẽ với Hải quan Kho ngoại quan thực hiện tốt các yêu cầu của Hải quan về công tác quản lý, khai thác kho, tạo điều kiện thuận lợi cho Hải quan Kho ngoại quan thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hàng hoá xuất nhập kho ngăn ngừa, đấu tranh chống các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại.
Thủ kho có nhiệm vụ kiểm đếm hàng hóa, bố trí vị trí chất xếp , chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa đã nhập hoặc xuất kho, sau khi nhập hoặc xuất hàng xong phải ghi chộp vào sổ theo dừi, xỏc nhận hàng húa thực nhập , thực xuất với chủ hàng và các bộ phận có liên quan. Hải quan KNQ có văn phòng làm việc thường trực tại Kho ngoại quan để thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát đối với tất cả các phương tiện vận tải và hàng hóa nhập – xuất qua Kho ngoại quan.
Hải quan Kho ngoại quan luôn có mặt tại kho để kiểm tra, giám sát, quản lý hàng hóa đưa vào, đưa ra và lưu giữ bảo quản trong kho theo đúng qui định của Tổng cục Hải quan. Mở sổ theo dừi và ghi chộp đầy đủ hàng húa nhập xuất kho đảm bảo hàng hóa đưa vào, đưa ra kho và bảo quản trong kho đúng mặt hàng, số lượng theo hợp đồng thuê kho. Thường xuyên liên hệ với Hải quan các cửa khẩu để theo dừi, nắm tỡnh hỡnh trong việc quỏ cảnh nội địa đối với hàng húa xuất, nhập Kho ngoại quan.
Hàng ngày hết giờ làm việc Hải quan Kho ngoại quan cùng Chủ kho tiến hành niêm phong tất cả các cửa ra vào kho.
Hàng xuất khẩu từ nội địa đưa vào KNQ bao gồm hàng hóa sản xuất trong nước Việt Nam, hàng tạm nhập tái xuất và hàng nhập khẩu mà người mua trả lại chủ hàng. Bộ phận hàng bách hóa/ cà phê lên kế hoạch chuẩn bị nhận hàng (phân công thủ kho, sắp xếp vị trí nhập hàng, nhân công và phương tiện cơ giới…). Làm hợp đồng thuê kho ngoại quan giữa chủ hàng vói chủ kho rồi sau đó trình HQ kho kiểm tra (đúng), rồi đưa lãnh đạo chi cục HQ duyệt.
Nếu sai lệch về số lượng, mã hàng phải báo ngay HQ giám sát kho, quản lý kho và chủ hàng/ người giao nhận lập biên bản các bên liên quan cùng ký. Trong quá trình nhập hàng nếu phát hiện hàng hóa không đủ tiêu chuẩn (bị ướt, bị rách, hỏng trước khi nhập) phải thông báo cho chủ hàng để có hướng xử lý giải quyết (chủ hàng sẽ hướng dẫn cụ thể) or thủ kho có quyền từ chối nhận hàng.
Khi container đến kho chuẩn bị đóng hàng thì thủ kho/điều độ phải kiểm tra tình trạng container đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng (nếu không đạt yêu cầu thì trả container đổi lấy cont khác). (2a), (2b): Bộ phận chứng từ tiến hành làm thủ tục hải quan KNQ hàng nhập rồi sau đó giao cho bộ phận giao nhận bộ hồ sơ này để ra cảng lấy hàng về, đồng thời báo cho bộ phận quản lý kho để có kế hoạch nhập hàng KNQ. Giao hàng lên xe (trong quá trình nhận hàng phất hiện tình trạng hàng hư hỏng, container bị thủng, móp phải thông báo cho chủ hàng, làm biên bảng với bộ. phận cảng và chụp hình dedeer làm cơ sở báo cáo khách hàng làm thủ tục tiếp theo).
Trường hợp số lượng , mã hàng thực tế sai lệch so với chứng từ thì phải thông báo ngay cho HQ kho, quản lý bộ phận và chủ hàng để làm biên bản xác nhận hiện trường. (9) Bộ phận chứng từ thông báo cho bộ phận chăm só khách hàng để nhập số liệu báo c áo cho khách hàng; gửi bộ hồ sơ HQ bản sao cho khách hàng đồng thời lưu hồ sơ (kho và HQ kho).
(8) Bộ phận chứng từ căn cứ vào lượng hàng thực tế viết phiếu nhập kho; làm thủ tục HQ để HQ kho ký xác nhận tờ khai KNQ, hoàn thành thủ tục HQ KNQ hàng nhập;. (3): Bộ phận quản lý hàng kiểm tra đối chiếu với số liệu hàng tồn của lô hàng và gia cho thủ kho chuẩn bị xuất kho giao hàng. Tờ khai nhập khẩu (Tờ khai chưa hoàn thành thủ tục nếu hàng di lý, kiểm tra hộ; tờ khai đã hoàn thành nếu hàng miễn kiểm tra;.
Khi giao hàng xong yêu cầu khsch hàng/ người giao nhạn hàng ký xác nhận trên lệnh giao hàng “đã nhận đr hàng, nguyên đai nguyên kiện”. Bộ phận chứng từ trừ lùi lượng hàng trên tờ khai KNQ rồi giao cho HQ ký xác nhận phiếu xuất kho, tờ khai kho ngoại quan, ký hoàn thành tờ khai nhập khẩu của khách hàng, ký biên bản bàn giao (trường hợp hàng di lý/ chuyển cửa khẩu).
Trong đó hàng bách hóa chủ yếu là hóa chất dùng cho đồ gỗ, gỗ sấy khô, gỗ sồi xẻ, sơn và các phụ gia khác, nguyên liệu thức ăn chăn nuôi, và vải lót giày. Đánh giá tình hình doanh thu theo nhóm mặt hàng năm nay (2009) so với năm trước (2008) giúp ta biết được doanh thu tăng hay giảm, nhóm mặt hàng nào có doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu để từ đó ta có những giải pháp nhằm tăng doanh thu kho ngoại quan trong thời gian tới và nâng cao dịch vụ khách hàng để tăng độ hấp dẫn của kho ngoại quan. Nguyên nhân: trong năm 2009 nền kinh tế thế giới đang trong tình trạng khủng khoảng nên cũng phần nào ảnh hưởng đến các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như các công ty kinh doanh như thắt chặt hơn về chính sách vay vốn ngân hàng.
Do đó, để tiết kiệm chi phí thuê kho bãi họ thường mua hàng và xuất thẳng chứ không qua kho như trước đây, điều này làm cho sản lượng qua kho giảm và từ đó làm cho doanh thu giảm. Nguyên nhân: Trong năm 2009 nhiều khách hàng lớn đăng ký sản lượng tăng như Global Furniture, Zocalo, Akazonobel, Sumitomo, Indochina Wood, và trong tháng 2/2009 công ty ký được hợp đồng lớn khoảng 1000 tấn cao su với SSS Trading Co., tất cả những điều này đã làm cho sản lượng hàng bách hóa qua kho tăng trong 2009 từ đó làm cho doanh thu tăng.
(Nguồn: Bộ phận Thương vụ - Tài vụ) Bảng 2: Tình hình doanh thu theo hoạt động. Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu từ hoạt động lưu kho và xếp dỡ hàng hóa trong kho chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu. Hoạt động lưu kho chiếm khoảng 62% trở lên, còn hoạt động xếp dỡ hàng hóa trong kho chiếm khoảng 22% trở lên, điều này phù hợp với tính chất hoạt động kho.
Nguyên nhân là do trong năm 2009 công ty đã tăng phí xếp dỡ lên 30% ở tất cả các hợp đồng đã được ký, nhưng cũng đồng thời giảm phí vận tải, bao thổi, fork-lift nên làm cho doanh thu từ hoạt động xếp dỡ tăng. Trong năm 2009 do tình hình kinh tế biến động nên lượng hàng qua kho của một số mặt hàng giảm, đặc biệt là hàng cà phê và hàng tiêu dùng, điều này làm cho tốc độ tăng doanh thu từ hoạt động lưu kho có phần chậm lại, nên tỷ trọng doanh thu từ hoạt động lưu kho giảm.