MỤC LỤC
Với tác nhân cơ sở dữ liệu: Use case Cập nhật cơ sở dữ liệu yêu cầu cập nhật thông tin về phiếu nhập kho vào cở sở dữ liệu. Trực kho lập phiếu nhận hàng dựa trên thông tin trên phiếu giao hàng và yêu cầu người giao hàng ký vào. Trực kho gửi thông báo đến kế toán là hàng đã được được nhập về và gửi phiếu nhận hàng, tên người đại diện nhận hàng, ngày nhập hàng.
Thông tin trên phiếu giao hàng khớp với phiếu nhập kho nhưng hàng đem đến không đúng số lượng hoặc loại hàng. Giấy giao hàng và phiếu nhập kho khớp, nhưng hàng mang đến không đúng như trên giấy giao hàng. Với tác nhân Bộ phận bán hàng: Bộ phận bán hàng gửi yêu cầu nhập hàng vào kho đến use case nhập kho từ hàng do khách hàng trả lại.
Với tác nhân cơ sở dữ liệu: Use case Cập nhật cơ sở dữ liệu yêu cầu cập nhật thông tin về phiếu nhập kho vào cở sở dữ liệu. Biểu đồ trình tự kịch bản hàng do bộ phận bán hàng mang đến không đúng như trên phiếu nhập kho. Biểu đồ cộng tác kịch bản hàng do bộ phận bán hàng mang đến không đúng như trên phiếu nhập kho.
Khi giám đốc thông báo sắp có hàng được nhập và đưa hóa đơn mua hàng cho kế toán.Kế toỏn tiến hành lập phiếu nhập kho để theo dừi tỡnh hỡnh nhập hàng của cụng ty.Thụng tin cần lưu trên phiếu nhập kho: mã phiếu, ngày nhập, mã hóa đơn (mã chứng từ, phương thức nhập, ngày nhập, mã hàng, tên hàng, đơn vị, số lượng, đơn giá).
Các usecase lập hóa đơn và lập phiếu xuất kho được usecase Xuất kho bán hàng sử dụng.
Các usecase lập phiếu chi và lập phiếu xuất kho được usecase xuất kho dùng cho công ty sử dụng.
Định kỳ khoảng 1 tháng hoặc 1 quý thì Giám đốc yêu cầu nhân viên kiểm kê tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn trên sổ sách và trong kho trên thực tế.Nhân viên kiểm kê yêu cầu kế toán lập danh sách tồn của các mặt hàng của từng kho.Danh sách gồm thông tin (Mã kho, mã hàng, tên hàng, số lượng tồn, đơn vị).Nhân viên kiểm kê đến từng kho yêu cầu trưởng kho đó tiến hàng kiểm hàng và thông báo lại cho nhân viên kiểm kê.Nhân viên kiểm kê ghi lại số lượng hàng tồn thực tế trong kho lại.Yêu cầu Kế toán lập phiếu kiểm kho.Mục đích của nghiệp vụ kiểm kê là xem tình hình quản kho của bộ phận quản lý kho.Nếu có sự thiếu hục lớn về hàng hóa trong kho và sổ sách thì cần điều tra và xử lý.
Nhân viên kiểm yêu cầu kế toán cung cấp danh sách tồn kho của tất cả các mặt hàng ở các kho.Nhân viên kế toán lấy danh sách tồn kho cung cấp cho nhân viên kiểm kê.
Kế toán đều có những báo cáo về tình hình xuất, nhập, tồn kho, kiểm kê…. Báo cáo thẻ kho, báo cáo hàng tồn; báo cáo tình hình nhập, báo cáo xuất, báo cáo kiểm kê. Báo cáo này cho biết chi tiết tình hình nhập xuất của một mặt hàng trong một kho trong thời gian cụ thể.Chi tiết về báo cáo: Tên kho, từ ngày, đến ngày, tên hàng, đơn vị, số chứng từ, ngày tạo, diễn giải chứng từ (nhập hay xuất), Đơn giá cụ thể của chứng từ đó, số lượng, thành tiền, tổng tiền.
Nhân viên kế toán chọn khoảng thời gian cần báo cáo, chọn kho, chọn mã hàng 3. Báo cáo tình hình nhập kho cho biết quá trình nhập hàng của một sản phẩm trong 1 kho, từ đó cho thấy được tiềm năng tiêu thụ sản phẩm đó, đồng thời báo cáo cũng cho biết về tình hình giá cả của thay đổi của sản phẩm trong quá trình nhập kho.Các thông tin trên báo cáo gồm: Tên kho, khoảng thời gian báo cáo, tên hàng, số chứng từ, ngày nhập, lý do nhập, số lượng nhập, đơn vị, đơn giá, thành tiền, Tổng số tiền.Báo cáo lập dựa bặng cách thu thập thông tin trên phiếu nhập kho. Tương tự báo cáo chi tiết nhập, báo cáo chi tiết xuất cũng tập hợp những chứng từ xuất của một mặt hàng, trong 1 kho, trong một khoảng thời gian.Báo cáo này cho biết tình hình và khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó.Thông tin trên báo cáo gồm: Tên kho, từ ngày, đến ngày, tên hàng, số mã phiếu xuất, ngày xuất, lý do xuất, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền.Báo cáo được lập dựa trên phiếu xuất kho lưu trong cơ sở dữ liệu.
Báo cáo tổng hợp nhập là báo cho biết tình hình nhập của từng mặt hàng mặt hàng trong 1 kho.Thông tin trên báo cáo gồm: Tên kho, từ ngày, đến ngày, mã hàng, tên hàng, tổng số lượng nhập, đơn giá bình quân, thành tiền, Tồng số tiền.Báo cáo được thực hiện bằng cách thu thập các thông tin trên phiếu nhập kho. Báo cáo tổng hợp xuất là báo cho biết tình hình xuất của từng mặt hàng mặt hàng trong 1 kho.Thông tin trên báo cáo gồm: Tên kho, từ ngày, đến ngày, mã hàng, tên hàng, tổng số lượng xuất, đơn giá bình quân, thành tiền, Tồng số tiền.Báo cáo được thực hiện bằng cách thu thập các thông tin trên phiếu xuất kho. Báo cáo cho thấy sự thay đổi cụ thể của từng mặt hàng trong kho thông qua những con số xuất, nhập, tồn.Những thông tin trên báo cáo gồm: Tên kho, từ ngày, đến ngày, mã hàng, tên hàng, tồn đầu kỳ, số lượng xuất, số lượng nhập, tồn cuối.Báo cáo này được lập dựa trên thông tin của phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, và tình hình tồn kho đầu kỳ.
Báo cáo kiểm kê là bản báo cáo cho thấy tình hình tồn kho trên giấy tờ và tồn kho thực tế của 1 kho.Báo cáo này nhằm đánh giá tình hình quản lý kho của nhân viên quản kho.Thông tin trên bản báo cáo kiểm kê gồm: Tên kho, ngày kiểm kê, nhân viên kiểm kê, tên hàng, đơn vị, số lượng sổ sách, số lượng thực tế.Báo cáo được lập bằng cách thu thập các thông tin trên phiếu kiểm kê.
Khi khách hàng đem phiếu mua hàng đến quầy thu ngân nhân viên thu ngân, nhân viên thu ngân lấy phiếu mua hàng từ khách hàng rồi lập hóa đơn và lập phiếu xuất kho đồng thời lập phiếu thu cho hóa đơn đó.Sau đó đưa hóa đơn cho khách hàng và thu tiền, kiểm tra tiền bỏ vào két.Trong trường hợp khách hàng mua hàng với số lượng lớn và chỉ trả một phần số tiền trên hóa đơn.Nhân viên kế toán lập phiếu thu cho hóa đơn đó đồng thời lập phiếu ghi nợ cho hóa đơn đó.Trong trường hợp khách hàng trả tiền bằng chuyển khoản thì nhân viên thu ngân cần kiểm liên hệ với ngân hàng để kiểm tra thông tin chuyển tiền của khách hàng có chính xác không sau đó mới lập phiếu thu.Trong phiếu thu cần ghi chú về hình thức thanh toán, ngày chuyển khoản,được mã tài khoản chuyển đến,tài khoản thuộc ngân hàng nào.Thông tin lưu trên phiếu thu( mã phiếu thu,ngày thu,lý do thu,tên khách hàng,hình thức thu(tiền mặt hay chuyển khoản),chứng từ xuất,ngày xuất,tiền phải thu, tiền thanh toán). • Sự kiện kết thúc: Tiền đã được thu và phiếu thu được lưu vào cơ sở dữ liệu. Với tác nhân khàch hàng: khách hàng gửi yêu cầu thu tiền.Usecase thu tiền và trả lại hóa đơn cho khách hàng.
Với tác nhân cơ sở dữ liêu: Use case gửi yêu cầu lưu trữ thông tin. • Sự kiện kết thúc: Tiền đã được thu và phiếu thu được lưu vào cơ sở dữ liệu. Với tác nhân khàch hàng: khách hàng gửi yêu cầu thu tiền.Usecase thu tiền và trả lại hóa đơn cho khách hàng.
Với tác nhân cơ sở dữ liêu: Use case gửi yêu cầu lưu trữ thông tin. Luồng A2.1: Thanh toán bằng chuyển khoản mà Ngân hàng thông báo chưa gửi tiền 1: Nhân viên thu ngân yêu cầu khách hàng kiểm tra lại. Luồng A2.2: Thanh toán bằng chuyển khoản và Chỉ thanh toán một phần 1: Nhân viên thu ngân lập thêm phiếu ghi nợ cho khách hàng.
Khách hàng chưa chuyển tiền nhưng đến yêu cầu lấy biên lai hay hóa đơn.