Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cục thống kê tỉnh Lai Châu
MỤC LỤC
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TÍNH TRÊN TIỀN LƯƠNG
Kế toán thanh toán với các viên chức và các đối tượng khác
Chi thuộc quỹ tiền lương cho cán bộ công nhân viên (CBCNV), học bổng cho học sinh, sinh viên, phụ cấp cho hạ sỹ quan, chiến sỹ, lương hưu cho cán bộ nghỉ hưu…Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là khoản chi thường xuyên cơ bản trong toàn bộ các khoản chi tiêu chủ yếu bằng tiền mặt và có liên quan đến nhiều chính sách, chế độ kinh phí. Do đó, khi kế toán thanh toán lương cho CBCNVC và thanh toán các khoản cho đối tượng khác, cần phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nguyên tắc thanh toán và quản lý tiền lương cũng như quản lý tiền mặt. Ngoài chế độ tiền lương, công chức còn được hưởng chế độ BHXH theo quy định và các khoản chi trả trực tiếp khác.
- Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho CNV,đồng thời kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CNV trong cơ quan. - Giấy báo làm việc ngoài giờ: Là chứng từ xác nhận hồ sơ giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng cho từng công việc và là cơ sơ để tính trả lương cho người lao động. - Hợp đồng giao khoán công việc,sản phẩm ngoài giờ: là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, nội dung công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó.
Kế toán sử dụng tài khoản 334’’ Phải trả viên chức’’: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức với đơn vị HCSN về tiền lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học, trại an dưỡng…. Các khoản chi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi Ngân sách nhà nước.
- Tiền lương và các tài khoản đã trả cho công chức, viên chức và các tài khoản khác của đơn vị. - Tiền lương và các khoản phải trả cho công chức viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị. Số dư bên có: các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị.
- Tài khoản 3341: Phải trả viên chức nhà nước phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương phụ cấp và các khoản phải trả khác. - Tài khoản 3348: Phải trả các đối tượng khác, phản ánh tình hình thanh toán với các đối tựơng khác trong đơn vị ngoàu số viên chức nhà nước về các khoản như: Học bổng, sinh hoạt phí trả cho sinh viên học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách chế độ. Khấu trừ lương , các khoản BHXH phải trả viên Trích BHXH,BHYT phải thu,tạm ứng , BHXH-BHYT chức theo chế độ qui định vào chi hoạt động.
Kế toán các khoản phải nộp theo lương 1. Nội dung các khoản phải nộp theo lương
Xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm… của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. Chứng từ này là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Kế toán sử dụng tài khoản 332 ”Các khoản phải nộp theo lương” để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXH- BHYT của đơn vị với ngươì lao động trong đơn vị và các cơ quan quản lý quỹ xã hội.
- Số BHXH chi trả cho những người được hưởng BHXH tại đơn vị Bên có. - Số tiền BHXH được cơ quan BHXH cấp để chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ bảo hiểm của đơn vị. - Số tiền BHXH nhận của cơ quan BHXH chưa chi trả cho các đối tượng hưởng BHXH.
Tài khoản 332 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số BHXH đã chi chưa được cơ quan bảo hiểm thanh toán. Tài khoản 3321- Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích nộp, nhận và chi trả BHXH ở đơn vị. Tài khoản 3322- Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích nộp, thanh toán bảo hiểm y tế.
Trường hợp nộp thẳng khi rút hạn mức kinh phí thì ghi có TK 008- Hạn mức kinh phí( TK ngoài bảng). Mua BHYT bằng hạn mức kinh phí Trích BHYT chi Sx-KD Hoặc bằng tiền cho viên chức Chi hoạt động ,chi dự án (2%). Nộp tiền BHYTcho cơ quan BHYT phải thu trừ vào lương Quản lý quỹ Của viên chức 1%.
Sổ được cấp trước hoặc Thanh toán trợ cấp được thanh toán về sổ BHXH bằng tiền BHXHđã chi trả.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Con ốm: Cố Tai nạn lao động, chiến tranh: T Nghỉ bù: Nb Việc riêng không lương: Ro Học, họp: H Lao động nghĩa vụ: LĐ Nghỉ không lý do: O Công tác: CT. Đơn vị: Phòng Thống Kê BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 10 NĂM 2001 Bộ phận: Huyện Tủa Chùa.
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Hàng tháng, căn cứ vào hai chứng từ kể trên, kế toán tập hợp số liệu ghi một dòng cho tháng đó vào Bảng kê thanh toán lương. Ví dụ trong tháng 10, phòng Thống kê huyện Tủa Chùa căn cứ vào dòng cộng trên bảng thanh toán tiền lương để ghi một dòng vào Bảng kê chứng từ. Cột này phản ánh tiền lương cơ bản và được chi tiết ra theo cột NB (ngạch bậc) và cột TS (tập sự).
Căn cứ vào bảng kê chứng từ trong quý của các huyện thị, kế toán ghi vào sổ chi tiết hoạt động theo quý. Căn cứ vào số liệu trên bảng kê chứng từ, sổ chi tiết hoạt động, kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Số liệu tổng hợp theo quý đối với từng bộ phận (huyện, thị) theo báo cáo từ các bộ phận gửi về.
Cuối kỳ( quý) kế toán lập báo biểu kế toán, gồm: Báo cáo tài chính, Đối chiếu kho bạc, Bảng tổng kết tài sản.
Nhật ký sổ cái
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CềN TỒN TẠI VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CỤC THỐNG KÊ TỈNH LAI CHÂU. Cục thống kê lai châu không tổ chức phòng kế toán riêng , công tác kế toán trực thuộc phòng hành chính, chỉ có một kế toán viên duy nhất tại văn phòng cục. Vì vậy công tác kế toán gặp nhiều khó khăn do một nhân viên kế toán phải đảm nhận nhiều công việc, số liệu tập hợp từ các bộ phận ( huyện thị ) không kịp thời.
Kiến nghị : cục thống kê nên có kế hoạch tuyển thêm nhân viên, hình thành phòng kế toán riêng phù hợp với nhu cầu, tình hình hiện nay cũng như kế hoạch phát triển trong tương lai. Do là đơn vị hành chính-sự nghiệp nên cách thức ghi sổ của cục thống kê là khá đơn giản, sổ sách được tiêu chuẩn hoá và đơn giản hoá. Tuy nhiên việc cục thống kê sử dụng sổ chi tiết hoạt động là không thực sự cần thiết, do số liệu tập hợp vào nhật ký – Sổ cái hoàn toàn có thể dựa vào bảng kê chứng từ.
Hiện nay công tác kế toán tại cục thống kê Lai châu chỉ do một kế toán viên thực hiện hoàn toàn bằng tay với số lượng giấy tờ hàng năm là rất lớn. Kiến nghị : Cục thống kê nên trang bị cho phòng kế toán máy vi tính và các thiết bị văn phòng khác như : máy in , fax, kết nối mạng. Tuyển thêm nhân viên mới hoặc đào tạo lại cán bộ để sử dụng được các phần mềm kế toán chuyên ngành.
Tiền lương là công cụ kinh tế quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, là nguồn thu nhập chính của những người làm công ăn lương, những viên chức nhà nước. Tại các đơn vị hành chính-sự nghiệp, nơi mà chính sách tiền lương gần như đông cứng thì việc đòi hỏi người làm công tác kế toán lao động tiền lương phải tổ chức hợp lý, đúng đắn công việc của mình. Người làm công tác kế toán phải đồng thời đáp ứng đáp ứng được yêu cầu của quản lý và của người lao động.
Tính chính xác, kịp thời, đơn giản, nhanh chóng sẽ góp phần khuyến khích tinh thần của người lao động. Điều này phụ thuộc chủ yếu vào trình độ, kinh nghiệm, cách sử lý công việc của kế toán viên. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương hiện nay trong các đơn vị hành chính - sự nghiệp, liên hệ Cục Thống kê tỉnh Lai Châu (LV; 10).