Hoạt động kế toán tiền lương tại Công ty XNK Ninh Bình
MỤC LỤC
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Nhiệm vụ của kế toán trởng là chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán ở công ty, hạch toán kế toán tổng hợp từng tháng nh tổng hợp thu chi trong toàn bộ công ty, tổng hợp chi phí vật t, phân tích những yếu tố ảnh hởng đến chi phí trong tháng so với định mức và đề xuất phơng án giải quyết. + Kế toán TSCĐ, thuế GTGT đầu ra, công nợ phải thu là ngời theo dõi các quỹ phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, xác định giá trị còn lại của TSCĐ sữa chữa lớn và đầu t mua sắm TSCĐ, phụ trách tài khoản 142 – chi phí trả trớc, theo dõi công nợ với ngời mua, theo dõi thuế GTGT đầu ra và lập báo cáo thống kê.
Các chính sách kế toán
+ Kế toán tiền mặt, tiền lơng và công nợ phải thu là ngời chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ, thủ tục thu chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng và ngân sách nhà nớc. Cuối tháng căn cứ vào bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết, sổ quỹ để lập báo cáo kế toán (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo kết quả lu chuyển tiền tệ).
Thực trạng hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty XNK Ninh Bình
Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Phiếu này được lập thành hai liên, có đủ chữ ký của người giao việc, người thực hiện và người kiểm tra chất lượng, người duyệt, một liên được lưu tại bộ phận quản lý phân xưởng, một liên được chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán lương cho người lao động. Trên đó sẽ có phần chứng nhận của cơ sở y tế khám chữa bệnh, lý do nghỉ việc, số ngày được nghỉ việc và phần do người phụ trách BHXH của công ty ghi số ngày nghỉ được hưởng BHXH, tổng số ngày thực nghỉ và lương tháng đóng BHXH,..sau đó ký tên và chuyển cho nhân viên cơ quan BHXH thụ lý hồ sơ. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng chi tiết sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn các tổ đội sẽ tiến hành xác nhận kết quả lao động của từng công nhân vào bảng chấm công (Biểu 2.1), Phiếu xác nhận số lượng sản phẩm, công việc hoàn thành (Biểu 2.2), báo cáo giải trình lương sản phẩm, rồi gửi lên phòng tính lương ở phòng tổ chức.
Bộ phận tính lương ở phòng tổ chức sẽ căn cứ vào số lượng chi tiết hoàn thành ở từng công đoạn của từng mã giày, cũng như thời gian để sản xuất một lượt sản phẩm hoàn thành, năng suất lao động thực tế, sau đó quy đổi khối lượng công việc hoàn thành theo cấp bậc công nhân để tính đơn giá tiền lương sản phẩm, và tổng hợp kết quả vào bảng tổng hợp đơn giá tiền lương cho các mã giày (Biểu 2.3).
Tiền lương thời gian của công nhân vào ngày thường được phân theo cấp bậc như sau
Bảng tính đơn giá tiền lương theo cấp bậc công nhân sản xuất
Đối với tiền lương ngừng, nghỉ việc, kế toán căn cứ vào bảng xét duyệt của phòng tổ chức về ngày nghỉ hợp lý của công nhân và được tính lương ngừng nghỉ công việc, hay lương phép theo từng cấp bậc. Việc tính lương cho nhân viên bán hàng được thực hiện như sau: Mỗi nhân viên hàng tháng sẽ có mức lương cứng là 800.000, và phần lương mềm theo số lượng sản phẩm tiêu thụ và tổng lương mềm là 2% doanh thu bán hàng của mỗi cửa hàng. Sau khi cộng tiền lương, các khoản phụ cấp, và trừ đi các khoản giảm trừ, kế toán tính ra tiền lương thực lĩnh của cho từng lao động và thể hiện kết quả trên “bảng thanh toán tiền lương” tập hợp theo từng bộ phận( Biểu 2.6).
BHXH là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động bị giảm đi hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng tiền vào quỹ BHXH. Đối với từng phòng ban, phân xưởng, người chịu trách nhiệm chấm công sẽ thu thập phiếu nghỉ ốm, xác nhận số ngày nghỉ việc của tất cả các nhân viên mà mình phụ trách và chuyển lên phòng tổ chức. Phũng tổ chức thực hiện việc theo dừi lao động, làm sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động, đồng thời theo dừi số tiền đúng BHXH hàng thỏng của từng người từ đó dựa vào lý do, số ngày nghỉ được hưởng BHXH để phân loại và mức hưởng.
XNK Ninh Bình
Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán ở công ty
Dù xuất khẩu là định hướng chiến lược của , công ty, cần phải do giám đốc trực tiếp chỉ đạo, điều hành nhưng để có thể tăng được lượng sản phẩm xuất khẩu ra thị trường các nước thì phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải nghiên cứu kỹ nhu cầu, thị hiếu của các thị trường đó, các thông số kỹ thuật, yêu cầu về chất lượng,… Để đáp ứng được yêu cầu đó, cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với các phân xưởng sản xuất, với phòng quản lý chất lượng nhằm kiểm soát từ đầu đến cuối quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng lô hàng. Hơn nữa, khoản trích tiền lương nghỉ phép là một bộ phận cấu thành nên chi phí nhân công trực tiếp cho nên việc công ty không đưa vào cũng có nghĩa là công ty chưa thực hiện triệt để yêu cầu quản lý các khoản mục chi phí, nhất là những tháng có lượng công nhân nghỉ phép nhiều thì không những số lượng sản phẩm sản xuất giảm mà chi phí nhân công còn tăng lên do phần tăng của tiền lương phép, do đó lại đẩy giá thành sản phẩm lên cao không hợp ly, và cũng chính là điều bất lợi đối với công ty. Mặc dù bảng tính Excel cũng cho phộp theo dừi riờng tiền lương và cỏc khoản phụ cấp theo lương nhưng lại cồng kềnh, phải lưu vào nhiều Sheet khỏc nhau rất khú theo dừi và quản lý khi ở công ty số lượng công nhân, số lượng mã giày là rất lớn, hơn nữa từ phần mềm có thể xuất dữ liệu ra Excel nhưng từ Excel lại không thể chuyển tự động dữ liệu vào phần mền kế toán, do đó khi muốn tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm hay tính kết quả lại phải nhập lại số liệu chi phí tiền lương cũng, hay để có thể thực hiện các bút toán tự động vào cuối tháng, cuối năm cũng phải thực hiện thêm thao tác nhập toàn bộ các số liệu của các tài khoản liên quan đến kế toán tiền lương.
Thứ ba, nhà máy tại khu công nghiệp Đồng Văn được đưa vào hoạt động từ năm 2004, thực hiện hạch toán độc lập, đến cuối năm chuyển số liệu về phòng kế toán của công ty để phòng kế toán thực hiện báo cáo hợp nhất, nhưng do cách xa trụ sở chính của công ty, nên toàn bộ hoạt động kế toán của nhà máy hoàn toàn do kế nhân viên kế toán ở nhà máy thực hiện và có nhiều điểm không thống nhất nên phòng kế toán của công ty rất khó bao quát được tình hình hoạt động cũng như tình hỡnh hạch toỏn ở đõy.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty XNK Ninh Bình
Một năm chỉ thưởng định kỳ một lần vào dịp tết mà chưa áp dụng được các hình thức thưởng thường xuyên như thưởng theo định mức gia tăng sản phẩm, thưởng theo chất lượng giày, hay thưởng cho những công nhân thực hiện tốt chính sách tiết kiệm nguyên vật liệu, để khuyến khích sản xuất. Nếu tính chênh lệch chi phí của hai chiếc giày với hai kích cỡ khác nhau thì có thể nói là không đáng kể, tuy nhiên đối với một công ty có quy mô sản xuất lớn như công ty XNK Ninh Bình thì sản lượng mỗi cỡ giày của cùng một mã giày là hàng ngàn đôi, vì vậy sự chênh lệch về chi phí sản xuất chung, do đó sự chênh lệch về giá thành là rất lớn. Chế độ nghỉ phép năm đang được áp dụng theo bộ luật lao động năm 2006, người lao động có 12 tháng làm việc tại công ty thì được nghỉ 12 ngày phép nếu là lao động làm việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày đối với công việc nặng nhọc, độc hại;16 ngày đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Như trên đã phân tích, việc chấm công, trả lương cho công nhân trong công ty là do cùng một người thực hiện vì vậy rất dễ xẩy ra hiện tượng phân phối tiền lương không công bằng giữa các công nhân, cũng như hiện tượng gian lận, móc nối lẫn nhau làm tăng chi phí tiền lương của công ty.