MỤC LỤC
– Quản lý chuỗi cung ứng là sự kết hợp mang tính chiến lược, có hệ thống các chức năng kinh doanh truyền thống và chiến thuật phối hợp các chức năng này trong một công ty nói riêng và giữa các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, nhằm mục đích nâng cao kết quả hoạt động trong dài hạn”- (Mentzer và cộng sự, 2001). – Hoạt động: Nghiên cứu và phát triển sản phẩm, lập kế hoạch và chiến lược cung ứng/kế hoạch sản xuất, tìm kiếm nguồn cung và mua sắm, sản xuất, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển & giao nhận, quản lý tài chính, bán hàng, marketing, dịch vụ khách hàng. Quy trình được xây dựng có tính tổng quát và cần được cụ thể hoá một cách chi tiết trong quá trình hoạt động; tuỳ thuộc đặc điểm và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo trang thiết bị công nghệ kho có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, tăng cường mức độ cơ giới hoá, giảm thiểu hao hụt hàng hoá và đồng bộ với việc xây dựng các loại hình kho hiện đại, áp dụng các công nghệ kho tiên tiến. - Tổ chức lao động trong kho: liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho; xây dựng nội quy- quy chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan (nhân viên kho, các đối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.),; xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng;. Hệ thống này bao gồm cỏc loại thẻ kho ( theo dừi việc nhập- xuất hàng, quản lý tồn kho), các hồ sơ về nhà cung cấp (hàng hoá, dịch vụ vận tải), hồ sơ khách hàng, hồ sơ hàng hóa, hồ sơ đơn đặt hàng, các loại báo cáo.Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, các loại tài liệu này cần được xử lý bằng các chương trình phần mềm chuyên dùng để thuận lợi cho việc cập nhật, xử lý, lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin.
Đơn hàng hoàn hảo là đơn hàng được giao đầy đủ, nguyên vẹn, không bị hỏng, bóp méo trong hoạt động giao nhận, là những đơn hàng đúng thời gian đúng địa điểm, đúng chất lượng cho phép doanh nghiệp xác định những điểm không chính xác trong hoạt động giao hàng, như giao hàng không thành công, hoặc hàng hóa bị hư hỏng.
Giao hàng nhanh có hai hình thức: vận chuyển đặc biệt nhanh (vận chuyển trong nội thành) trong 24 giờ và vận chuyển liên miền nhanh (vận chuyển miền Bắc đi miền Nam, miền Trung và ngược lại) trong 48 giờ. Thời gian giao hàng của giao hàng tiêu chuẩn đặc biệt thường từ 3-4 ngày và thời gian vận chuyển của giao hàng tiêu chuẩn liên miền thường từ 3-5 ngày. Thời gian vận chuyển tiêu chuẩn này được coi là thời gian giao hàng dự kiến nhưng thực tế tại bưu cục Bạch Đằng và các bưu cục khác trên địa bàn Hà Nội vẫn còn tình trạng giao trễ, hoãn giao hàng, hẹn ngày khác giao lại hàng.
Điều này có thể có tác động của bên ngoài như ảnh hưởng của thiên nhiên và tác động bên trong chủ yếu tập trung ở tình trạng thiếu nhân viên giao nhận. Điều này tác động đến hoạt động chuỗi cung ứng chưa hiệu quả và chưa tối ưu hóa năng suất trong hoạt động vận chuyển hàng hóa. Mạng lưới bưu cục/ kho liên vùng của Công ty GHTK được phân bổ rộng rãi, vị trí các kho và bưu cục có mối liên kết với nhau đảm bảo dòng chảy về hàng hóa được lưu chuyển liên tục.
Tuy nhiên, mặc dù các kho có mối liên kết với nhau và hàng hóa được vận chuyển theo từng khu vực và đôi khi hàng hóa vẫn xảy ra tình trạng giao hàng không thành công. Số lượng đơn hàng giao không thành công khá ít không ảnh hưởng quá nhiều đến chỉ tiêu hoạt động giao hàng nhưng cần được cải thiện để cải thiện dịch vụ giao nhận của công ty hơn. Chất lượng dịch vụ của công ty đang được khách hàng đánh giá cao về chất lượng cũng như độ uy tín về dịch vụ vận chuyển.
Độ chính xác về vận đơn, giao hàng đúng hẹn và trạng thái hàng hóa luôn được cập nhật liên tục trên ứng dụng của GHTK, đảm bảo quá trình vận chuyển hạn chế xảy ra lỗi nhất. Để cạch tranh với các hãng dịch vụ vận chuyển khác thì GHTK cũng áp dụng những hoạt động ưu đãi hấp dẫn đối với khách hàng của công ty nhằm thu hút khách hàng và đạt kết quả kinh doanh cao hơn. Dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty đang cải thiện rất tốt, bộ phận này đã và đang cung cấp dịch vụ hỗ trợ khỏch hàng như theo dừi đơn hàng, cung cấp thụng tin vận hành và giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình đơn hàng từ kho người bán đến điểm giao hàng cuối cùng.
Để đạt được những thành tựu to lớn trong nghành giao nhận hàng hóa, GHTK đã nỗ lực phát triển và tối ưu hoá hoạt động vận chuyển, lựa chọn các tuyến đường, phương tiện lưu thông phù hợp, cải tiến quy trình xếp dỡ hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian dự kiến. Bên cạnh đó, GHTK cũng thực hiện các biện pháp kiểm soát và quản lý chất lượng dịch vụ vận chuyển để đảm bảo tốc độ vận hành giao nhanh hơn, tỷ lệ các đơn hàng giao hàng thành công nhiều hơn với chi phí vận chuyển thấp hơn.
Nhằm cải thiện chất lượng giao hàng và bảo quản hàng hóa trong quy trình vận chuyển không bị hư hỏng, công ty cần có những phương tiện vận chuyển phù hợp với khối lượng và kích thước phù hợp của hàng hóa. Bởi vậy cần tái cơ cấu một số địa điểm bưu cục kho và trang bị thêm các thiết bị hiện đại hơn phục vụ cho việc hàng hóa cần bốc dỡ, bảo quản, luân chuyển luôn được lưu thông. Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kho hàng sẽ giúp kiểm soát được hàng hóa trong kho, tối ưu hóa chi phí lưu kho.
Còn có một số nguyên nhân thông thường gây ra tắc nghẽn hoạt động trung chuyển trong kho hàng mà GHTK đang gặp phải như thiếu không lưu trữ. Đồng thời cần nâng cao chất lượng phương tiện vận chuyển nhằm giảm thiểu chi phí, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, thì cần phải định kỳ kiểm tra chất lượng phương tiện vận tải, sửa chữa định kỳ và nâng cấp đội xe chuyên chở thường xuyên để đảm bảo tốc độ giao hàng nhanh, đúng hẹn và tránh các tình trạng hư hỏng, bóp méo trong quá trình vận chuyển.
Mục tiêu của việc tối ưu hóa tuyến đường giao hàng và tăng mật độ tuyến đường để giảm chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng và tận dụng được nguồn lực hợp lý. Việc một lộ trình giao được nhiều đơn hàng, di chuyển thuận lợi và tận dụng được tối đa công suất đang là vấn đề không chỉ riêng GHTK. GHTK với việc sở hữu hệ thống hơn 2.500 xe tải cùng 6.000 tài xế xe tải, việc trung chuyển hàng hóa mỗi ngày trên mọi cung đường.
Tuy nhiên thì chi phí vận chuyển vẫn còn cao, việc tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển không cần dựa vào các tuyến đường cố định mà có thể sửa đổi chúng một cách linh hoạt dựa trên dữ liệu mới hoặc dữ liệu thay đổi để giảm chi phí vận hành, thậm chí còn hơn thế nữa. Việc kết hợp, sử dụng phần mềm trong quá trình này cũng giúp tăng mật độ điểm dừng trên các tuyến đường của nhân viên giao nhận. Khi tăng số điểm dừng trên mỗi tuyến đường trong khi giảm thời gian lái xe đến từng tuyến, sẽ giảm chi phí cho mỗi lần giao hàng.
Và mặc dù mức giảm chi phí không nhiều khi bạn chỉ hoàn thành năm điểm giao hàng trên mỗi tuyến đường, nhưng khi bạn mở rộng quy mô lên hơn 30 điểm giao hàng cho hơn 10 xe, số tiền thu về sẽ tiết kiệm được cho mỗi lần giao hàng là rất đáng kể. Điều này làm tăng sự hài lòng của khách hàng và khiến công ty trở nên cạnh tranh hơn, đồng thời cho phép phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh của công ty hơn.