Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Circle K

CƠ SỞ LÍ THUYẾT

Trong hệ thống thông tin nguồn lực con người rất đa dạng và phong phú nó bao gồm: các chuyên gia về hệ thống thông tin (phân tích viên hệ thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy..); Người dùng cuối (tất cả những người sử dụng hệ. thống thông tin, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, các nhân viên thừa hành và tác nghiệp). Hệ thống POS (Point – of – Sale) thu thập dữ liệu về đơn hàng ngay tại thời điểm hàng được bán ra. Thông tin ra từ hệ thống POS sẽ là dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán tài chính, sau đó chúng được chuyển tiếp cho hệ thống thông tin tiếp thị bán hàng. ❖ Hệ thống thông tin hàng tồn kho. Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin về mức tồn kho, về tình hình xuất – nhập – tồn, về hàng hư hỏng cũng như thông tin về phân phối hàng tồn kho nội bộ trong doanh nghiệp. Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể kiểm tra lại lượng hàng tồn kho trước khi bán hàng cho khách. Như vậy, hệ thống thông tin hàng tồn. kho cung cấp cho hệ thống xử lý đơn hàng các dữ liệu quan trọng để có hướng điều chỉnh phương thức bán hàng. Ví dụ, nếu có mặt hàng nào không đủ cung cấp, nhân viên bán hàng có thể thay thế bằng một mặt hàng tương tự cho nhu cầu của khách. ❖ Hệ thống thông tin tín dụng. Hệ thống này cung cấp cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lý tín dụng thông tin về tín dụng tối đa cho phép đối với một khách hàng. Thông thường, thông tin của hệ thống này được tích hợp với phân hệ xử lý đơn hàng của hệ thống kế toán tài chính. Thực hiện tự động hóa các hệ thống thông tin kể trên cho phép các nhân viên bán hàng tăng năng suất làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng, giảm chi phí bán hàng,. a)Phân hệ thông tin tiếp thị bán hàng chiến thuật. Đây là những hệ thống dựa trên nền tảng công nghệ Web và mạng Intranet, được thiết kế để hỗ trợ quá trình tích hợp và phối hợp các tiến trình nghiệp vụ trên phạm vi toàn doanh nghiệp: hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (ba hệ thống này sẽ được tìm hiểu trong mục dưới), hệ thống quản trị đối tác (PRMS – Partner Relationship Management Systems) và hệ thống quản trị tri thức (KMS – Knowledge Management Systems).

Các hoạt động của quá trình phát triển hệ thống thông tin được tổ chức và quản lý trong khái niệm gọi là vòng đời, hay chu trình phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle - SDLC), bao gồm nhiều giai đoạn từ lúc bắt đầu dự án phát triển hệ thống thông tin cho đến khi kết thúc khai thác hệ thống thông tin (do tổ chức, doanh nghiệp kết thúc mảng hoạt động nghiệp vụ tương ứng, hoặc hệ thống được thay thế bởi một hệ thống mới). Có rất nhiều mô hình khác nhau đã được đề xuất cho các giai đoạn trong phân tích và thiết kế hệ thống (không được trình bày chi tiết trong giới hạn của môn học này), như mô hình hướng đối tượng, mô hình dòng dữ liệu, các mô hình dữ liệu hệ thống, .. Khảo sát hiện trạng là quá trình tìm hiểu, phân tích và đánh giá về toàn bộ cấu trúc của hệ thống thông tin hiện tại của tổ chức, doanh nghiệp cần được xây dựng hệ thống thông tin mới. Quá trình khảo sát phải trả lời được các vấn đề :. - Hệ thống cũ đang làm gì, gồm những công việc gì, đang quản lý cái gì?. - Hệ thống cũ được thiết kế như thế nào và vận hành như thế nào?. - Các công việc cụ thể được thực hiện như thế nào, do ai phụ trách, chu kỳ và tần suất thực hiện? Tầm quan trọng của công việc?. - Cấu trúc các thành phần và quan hệ nội tại giữa các thành phần của hệ thống trong quá trình vận hành?. Quá trình khảo sát hiện trạng cung cấp những cơ sở quan trọng, thông qua các báo cáo khảo sát, cho giai đoạn phân tích các yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới, cũng như cung cấp các thông tin quan trọng cho các giai đoạn sau như thiết kế, kiểm thử hệ thống, cài đặt, .. ở quan điểm: hệ thống mới thể hiện sự tối ưu không phải ở việc nhất thiết hủy bỏ hoàn toàn cấu trúc của hệ thống cũ, mà trong những trường hợp phù hợp nên có sự kế thừa, phát huy và cải tiến; hệ thống mới hoàn toàn khác biệt với hệ thống cũ sẽ dẫn đến những khó khăn tác động đến yếu tố thành công của quá trình phát triển hệ thống, đặc biệt với những yếu tố xuất phát từ các đối tượng là nhà quản trị tổ chức, doanh nghiệp và người dùng cuối. Tập các báo cáo khảo sát sẽ giúp cho nhóm thực hiện phân tích và thiết kế có thể hình dung đầy đủ và đúng đắn về toàn bộ hiện trạng của hệ thống cũ, để từ đó đưa ra những phân tích, thiết kế phù hợp cho hệ thống mới, làm cho hệ thống mới thực sự đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra mà nhà quản trị của tổ chức, doanh nghiệp mong đợi ở hệ thống mới. Tùy theo tính chất đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp, việc lựa chọn một chiến lược khảo sát phù hợp đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công tiếp theo của các hoạt động khảo sát. Chiến lược thể hiện trình tự của các hoạt động khảo sát cũng như cách thức tiếp cận đối tượng. Không thể có một cách thức chung khi khảo sát cho mọi tổ chức, doanh nghiệp. b) Các nguồn khảo sát. Trong kỷ nguyên bùng nổ công nghệ thông tin ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các phương khai thác thông tin toàn cầu, như truyền hình, Internet, … việc quản lý và khai thác thông tin là hoạt động nghiệp vụ quan trọng, đóng vai trò quyết định đối với mọi đơn vị, tổ chức, và đặc biệt là các doanh nghiệp, không chỉ là thông tin liên quan trực tiếp đến các hoạt động nghiệp vụ, mà còn là thông tin liên quan đến toàn bộ lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.

➢ Đối với hệ tác nghiệp, bao gồm các bộ phận, phòng ban, đơn vị trực thuộc tham gia trực tiếp vào các hoạt động nghiệp vụ diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp; hệ ra quyết định bao gồm các cấp lãnh đạo (CEO – Chief Executive. Officer), đóng vai trò tổ chức, lãnh đạo, đưa ra các quyết định quan trọng trong việc điều khiển các hoạt động mang tính chiến lược; và hệ thông tin đóng vai trò tổ chức quản lý và phục vụ truyền tải, khai thác thông tin cho các hệ còn lại.

PHÂN TÍCH QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ

- Thanh toán hợp đồng, nạp Grap, mua thẻ cào thì điền thông tin vào giấy cho thu ngân, nhập thông tin khách hàng vào máy Payoo sau đó nhận tiền của khách hàng nhập số liệu vào máy, xác nhận thành công thì bill in ra, thông tin chuyển từ máy payoo lên máy Pos sau đó xác nhận thì bill sẽ được in ra. - Nếu khách hàng muốn nạp Momo thì sẽ điền thông tin vào giấy (gồm ngày/tháng/năm, số điện thoại Momo, số tiền muốn nạp bằng số, số tiền nạp bằng chữ, kí tên) sau đó thu ngân sẽ xác nhận số tiền, nhận tiền, soi tiền qua máy để kiểm tra tiền thật giả, sau đó nhập số điện thoại khách hàng lên máy Pos xác nhận lại tên Momo của khách hàng , xác nhận số tiền, xác nhận thành công sau đó bill in ra và đưa bill cho khách hàng và nhắc khách xác nhận lại thông tin. Không những thế cửa hàng Circle K còn có hệ thống mạng 5g cho nhân viên khi thực hiện lưu trữ hoá đơn vào cơ sở dữ liệu tổng của cửa hàng một cách nhanh nhất và cho khách hàng để khách hàng khi thanh toán xong có thể ngồi lại tại quầy ăn cửa hàng để ăn uống hoặc làm việc tại chỗ.

PHÂN TÍCH CÁC CHỨC NĂNG

- KH A đưa các mặt hàng đã được chọn từ các kệ hàng đặt lên quầy thanh toán - NV thu ngân hỏi KH về thẻ KH để nhập mã số KH vào hệ thống. - Sau khi nhập hết tất cả mã hàng của các mặt hàng được chọn, NV chọn nút thanh toán để hiển thị số tiền KH cần thanh toán. +Thuộc tính TenCH(Tên cửa hàng) là thuộc tính cho biết tên của cửa hàng +Thuộc tính SDTCH(Số điện thoại cửa hàng) là thuộc tính cho biết số điện thoại của cửa hàng.