Quản trị sự khác biệt văn hóa trong đàm phán hợp đồng thiết kế phần mềm cho thị trường Mỹ: Trường hợp Công ty TNHH Công nghệ Foobla

Giới thiệu chung về công ty TNHH CÔNG NGHỆ FOOBLA 1. Khái quát về công ty

Merchize Factory là một trong những đơn vị fulfillment các sản phẩm print-on- demand lâu đời tại Việt Nam, Merchize sở hữu “In-house Production”, cho phép công ty kiểm soát chặt chẽ quy trình từ in ấn, đóng gói đến hoàn thiện sản phẩm. Sau nhiều năm hình thành, hoạt động và phát triển, Foobla đã khẳng định mình bằng chính uy tín và chất lượng những sản phẩm dịch vụ đem lại cho khách hàng. Bên cạnh đó, công ty cũng đầu tư vào việc mở rộng quy mô đội ngũ nhân sự nhằm đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng, thực hiện mục tiêu vươn tầm quốc tế đã đặt ra.

Thực trạng hoạt động thương mại quốc tế của Công ty TNHH Công Nghệ Foobla

“ảm đạm” với hoạt động xuất khẩu của công ty khi kim ngạch xuất khẩu đạt 49.213.000.000 VNĐ, do sự ảnh hưởng lớn của đại dịch COVID 19 trên toàn cầu gây khó khăn cho việc xuất khẩu, sự đứt gãy chuỗi cung ứng khiến chi phí vận tải, nhiên liệu tăng cao, khiến cho kim ngạch xuất khẩu tăng chậm. Năm 2022, việc tiêm chủng vacxin mở rộng đã giúp nền kinh tế ở các quốc gia mở cửa, nhu cầu về các sản phẩm công nghệ, thời trang theo đó cũng được dần phục hồi. Năm 2023 dịch bệnh đã ổn định, công ty mở rộng thêm nhà máy ở EU và tìm kiếm thêm các đối tác nước ngoài, nỗ lực cải thiện nền tảng bán hàng và gia tăng hoạt động R&D phát triển sản phẩm mới và thị trường.

Thực trạng quản trị sự khác biệt văn hóa trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng thiết kế phần mềm cho thị trường Mỹ của Công ty TNHH Công

Điển hình là trong một lần đàm phán ký kết hợp đồng thiết kế phần mềm với đối tác Vaquera, khi đối tác kiên định, không nhượng bộ và muốn phía Việt Nam phải giảm giá để có thể cạnh tranh với đối thủ công ty gia công phần mềm từ Trung Quốc. Mặc dù cả hai phía phái đoàn chưa thống nhất được các điều khoản trong hợp đồng, nhưng do còn 30 phút nữa sẽ kết thúc cuộc đàm phán, bên phía công ty Mỹ đẩy nhanh tiến độ đàm phán, và đàm phán liên tục không có khoảng lặng để kịp lịch trình đã định trước. Họ coi đây là cách thức giúp cho việc xây dựng hợp đồng được hoàn tất rất nhanh gọn.Ví dụ, nếu đối tác có thể đảm bảo đến kỳ kiểm định chất lượng phần mềm định kỳ theo yêu cầu đạt chuẩn ngay từ lần đầu tiên, thì họ sẽ chấp nhận thanh toán trước 40% giá trị hợp đồng.

Với các phân tích về từng tiêu chí ảnh hưởng đến sự khác biệt văn hóa, có thể nhận thấy rằng công ty có xu hướng sử dụng chiến lược “quản trị sự khác biệt về văn hóa” trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng thiết kế phần mềm với các đối tác Mỹ. Vì vậy họ đã áp dụng một số cách thức như thay vì hỏi và chia sẻ các vấn đề mang tính cá nhân thì công ty tập trung chia sẻ và quảng bá văn hóa Việt Nam và tìm hiểu văn hoá Hoa Kỳ; chia sẻ nhiều hơn về kinh nghiệm làm việc, hoặc thảo luận về thị trường, môi trường kinh doanh ở Việt Nam và Hoa Kỳ.

Đánh giá thực trạng quản trị sự khác biệt văn hóa trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng thiết kế phần mềm cho thị trường Mỹ của công ty TNHH

Tuy nhiên, đối với các đối tác làm việc lâu năm, hoặc có uy tín trong lịch sử giao dịch ký, ký kết ở Việt Nam, thì họ vẫn có thể có những điều khoản ưu đãi cho bên phía đối tác. Do cung cấp được các mặt hàng chất lượng, cùng việc thích ứng sao cho hòa hợp với các yêu cầu của khách hàng Mỹ, cũng như có sự chú trọng đến quản trị chiến lược đàm phán, công ty cũng đã gia tăng được số lượng khách hàng Mỹ hàng năm của công ty. Nếu khụng cú cỏc quy trỡnh hoặc tài liệu tham khảo rừ ràng để tuõn theo, nhân viên có thể đàm phán một cách chủ quan dựa trên kinh nghiệm cá nhân thay vì tuân thủ các phương pháp tiếp cận văn hóa tiêu chuẩn.

Định hướng phát triển của hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng thiết kế phần mềm cho thị trường Mỹ của công ty TNHH Công Nghệ Foobla

Thứ nhất, phát triển chuyên môn cho nhân lực tham gia đàm phán: Bổ nhiệm hai trưởng phòng có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng để hướng dẫn và đào tạo nhân viên trong quá trình đàm phán. Thứ hai, xây dựng quy trình đánh giá và ghi chép hoạt động đàm phán: Thiết lập quy trình đánh giá và ghi chép chi tiết các hoạt động đàm phán để đạt được mục tiêu kinh doanh của Công ty. Thứ ba, duy trì và phát triển mối quan hệ với nhà nhập khẩu hiện tại: Phát triển mối quan hệ tốt với các đối tác và khách hàng tại Mỹ thông qua việc cung cấp dịch vụ chất lượng và đáng tin cậy.

Đề xuất giải pháp quản trị sự khác biệt văn hóa trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng thiết kế phần mềm cho thị trường Mỹ của công ty TNHH

Hoặc cũng cần xem xét việc thuê các Chuyên viên Đàm phán để đào tạo về giao tiếp liên văn hóa, nhằm tăng cường kiến thức và kỹ năng cho nhân sự về văn hóa kinh doanh, phong cách giao tiếp và thực hành đàm phán theo chuẩn Mỹ. Thứ hai, lưu lại hồ sơ, ghi chép nhật ký về buổi đàm phán với đối tác Mỹ Khi có cơ hội đàm phán trực tiếp với đối tác Mỹ, công ty có thể giao phó cho một nhân viên nhiệm vụ ghi lại các hành động, thói quen và ứng xử nổi bật của đối tác Mỹ mà họ đã thể hiện trong quá trình đàm phán. Công ty có thể tham gia vào một số hội chợ được tổ chức thường niên như VIETNAM ICTCOMM - Triển lãm Viễn thông, Công nghệ Thông tin và Truyền thông, nơi cung cấp cơ hội giao tiếp và hợp tác toàn diện trong việc nghiên cứu và phát triển công nghệ, cũng như khả năng ứng dụng IoT trong mô hình kinh doanh của các doanh nghiệp trên toàn cầu.

Một số kiến nghị

Thứ tư, Việt Nam có thể cung cấp hỗ trợ tài chính cho các doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất khẩu như các khoản tài trợ, khoản vay hoặc trợ cấp để giúp trang trải các chi phí liên quan đến xuất khẩu. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường, tạo ra các cơ hội chuyển giao công nghệ, phát triển dịch vụ, tăng cường khả năng hợp tác đầu tư, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong bối cảnh tốc độ phát triển chóng mặt, độ đào thải cao và sự cạnh tranh gay gắt về sáng tạo và chi phí, việc hiểu biết các mốc thời gian quan trọng cho việc dự đoán nhu cầu sắp tới của thị trường là vô cùng cấp thiết.