Phân tích hoạt động đón tiếp các đoàn khách hàng tổ chức các chuyến công tác tại Công ty cổ phần Intracom.

Ngày Đối tác (Lượt)

Bản chất của hoạt động tiếp khách là việc lễ tân thiết lập một giao tiếp có tính mục đích với khách. Hiệu quả của quá trình này phụ thuộc vào khả năng, trình độ của người lễ tân tham gia giao tiếp. Thực tế cho thấy, việc tiếp khách của lễ tân sẽ góp phần thu thập, cung cấp thông tin và tiết kiệm thời gian lao động, sáng tạo của lãnh đạo.

Hoạt động tiếp khách của lễ tân có thể hiểu ở nhiều hình thức như: giao tiếp điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo, …. Yêu cầu đối của công ty đối với nhân viên lễ tân khi tiếp khách: Nhân viên lễ tân phải luôn mang trong mình hình ảnh của công ty, đặt lợi ích côngty lên hàng đầu. Mỗi hành động, cử chỉ lời nói của lễ tân đều mang đến cái nhìn về hình ảnh công ty với khách hàng.

- Lập sổ nhật ký theo dừi khỏch đến làm việc tại tũa nhà cụng ty. - Quản lí tài sản toàn bộ khu vực lễ tân, các phòng họp (phòng tiếp khách) đảm bảo sạch sẽ, an toàn; nghiêm cấm mở cửa mà không có sự kiểm soát. Tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông lễ tân đón tiếp khoảng 5 lượt khách/ngày.

Khách đến công ty được chia thành 3 nhóm như: khách là đối tác kinh doanh như nhà đầu tư, cổ đông (gọi chung là đối tác); khách là nhà cung cấp, chào hàng (gọi chung là nhà cung cấp), khách hàng tới tìm hiểu mua bán hoặc thuê nhà ở, văn phòng, ký hợp đồng, (gọi chung là khách hàng); khách đến liên hệ như phóng viên viết bài, thợ sửa chữa, (thuộc nhóm khác).

HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

Cần chuẩn hóa và chuyên nghiệp nagy từ khâu tuyển dụng nhân sự làm công tác đón tiếp khách, ngoài yếu tố ngoại hình ra thì kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng giao tiếp là những yếu tố cần có của một lễ tân chuyên nghiệp. Lãnh đạo công ty chưa hiểu hết tầm quan trọng của đội ngũ đón tiếp khách trong công tác hoạt động của công ty vì vậy chưa có sự quan tâm đúng ức tới việc đào tạo bồi dưỡng và những chính sách đãi ngộ phù hợp cho nhân viên lễ tân. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc tổ chức công tác lễ tân chưa hiệu quả như từ công tác tuyển dụng, đào tạo cán bộ; công tác kiểm tra, giám sát chưa được chặt chẽ; chế độ đãi ngộ chưa hợp lý hay yếu tổ sâu xa hơn cả đến từ chính người làm công tác lễ tân.

Nghiệp vụ lễ tân cũng như nghệ thuật đòi hỏi không ít kỹ năng, kiến thức tổng hợp vì khách hàng của công ty rất đa dạng về địa vị, công việc, độ tuổi, cần nắm vững các kiến thức cần thiết để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng như thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với công ty. Thiếu kiến thức về chuyên môn cộng với kỹ năng nghề nghiệp, xử lí công việc kém khó nắm bắt được nhu cầu của khách hàng ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp và khai thác và xử lí thông tin gây ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả công việc. Công ty INTRACOM là công ty cổ phần với nhiều công ty nhỏ và các chi nhánh trực thuộc.Chính vì vậy, nhân viên lễ tân thuộc văn phòng công ty con nhưng đồng thời cũng thuộc một phần quản lí của văn phòng công ty tổng nên có sự chồng chéo về phân quyền và giao quyền gây khó khăn cho công tác xử lí và báo cáo công việc của lễ tân.

Không thể phủ nhận, công tác lễ tân tại các công ty thuộc INTRACOM đã cho thấy sự hiện đại và chuyên nghiệp trong tác phong công việc cũng như thái độ làm việc cần có của một lễ tân chuyên nghiệp.Tuy nhiên, doanh nghiệp đang trên đà phát triển dẫn tới khối lượng công việc cũng như các tình huống doanh nghiệp phát sinh ngày càng nhiều. Về kỹ năng: Người làm lễ tân cần trau dồi cho bản thân các kỹ năng mềm cần thiết như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiệu quả, làm việc khoa học, kỹ năng nghe điện thoại, trả lời khách hàng,. Họ đến từ những nơi khác nhau và có nhu cầu công việc khác nhau.Giao tiếp tốt giúp nhân viên lễ tân nhanh chóng tạo thiện cảm với đối tượng giao tiếp, rút ngắn thời gian giải quyết vấn đề cũng như nâng cao hiệu quả công việc.Giao tiếp tốt giúp nhân viên lễ tân tạo lập mối quan hệ với khách hàng, tạo cơ hội tốt cho công việc của họ sau này.

Về phía nhân viên làm lễ tân phải chủ động học hỏi trau dồi kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, các kỹ năng cần thiết của một nhân viên lễ tân để kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc.Tìm cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng, có tinh thần cầu thị và cầu tiến mới là tinh thần của lễ tân doanh nghiệp ngày nay đang rất cần. Thực hiện khảo sát đánh giá về kỹ năng, thái độ làm việc của lễ tân từ các đồng nghiệp, cấp trên, từ khách hàng để có cái nhìn khách quan, toàn diện hơn về công tác lễ tân của công ty, phát hiện những thiếu sót để kịp thời khắc phục, sửa chữa và phát huy những điểm mạnh, điểm tốt, nhanh chóng đưa đội ngũ lễ tân công ty trở thành đội ngũ lễ tân hiện đại, chuyên nghiệp, là bộ phận nòng cốt của công ty trong các chương trình, sự kiện và các nhiệm vụ khác. Điều này không chỉ cho thấy công ty coi trọng vị trí lễ tân mà còn thể hiện sự quan tâm tới CBNV, động viên, khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc của mình, chủ động, sáng tạo trong công việc và có tinh thần trách nhiệm với công việc của mình.

Về phía công ty cần nghiên cứu và đưa ra các quy chế, quy định chuẩn về công tác lễ tân văn phòng đồng bộ và thống nhất về quy trình cũng như quy định các nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể đối với từng nhiệm vụ của lễ tân.Các quy tắc, quy định đưa ra nhằm thống nhất trong cách thức làm việc và quản lí, giải quyết công việc dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.Công tác quản lí của văn phòng và lãnh đạo công ty cũng từ đó dễ dàng và thuận tiện hơn. Về tổ chức tuyển dụng phía nhân sự công ty cũng cần nghiên cứu kỹ tình trạng lễ tân hiện nay, đưa ra tiêu chí tuyển dụng lễ tân phù hợp có chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng và yêu nghề.Thắt chặt yêu cầu tuyển dụng vừa giúp giảm thiểu tối đa chi phí. Việc tổ chức tốt công tác lễ tân phải được tiến hành đồng bộ và tuõn theo quay trỡnh rừ ràng, thường xuyờn kiểm tra, đỏnh giỏ hiệu quả công việc để rút kinh nghiệm và tìm ra phương thức phù hợp với loại hình của công ty.Tùy thuộc vào tình hình thực tế của công ty mà lựa chọn những giải pháp cho phù hợp.

Đối với các sự kiện lớn của công ty như lễ ký kết hợp đồng, ký thỏa thuận hợp tác, lễ mở thầu, lễ kỷ niệm, hội nghị, hội thảo, tiếp các đoàn lãnh đạo cấp cao của công ty có sự phối hợp của nhiều đơn vị, bộ phận thì đơn vị chủ trì phải lên kế hoạch cụ thể, sau đó làm việc với PTVP, phòng Kế hoạch để tổ chức thực hiện. Là một nhân sự làm công tác lễ tân, phải không ngừng học hỏi, tích lũy kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp của bản thân, luôn tích cực, chủ động trong công việc để “bám vững” và không bị “đá văng” khỏi vòng xoáy khốc liệt của nền kinh tế tri thức toàn cầu.