Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access 2000

Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau

 Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng.

Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang và dọc. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một bảng mới từ số liệu của Query.  By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu.

 In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng.  Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query.

 Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng.  Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có). Chọn một ụ trống trờn hàng Field, gừ tờn trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức.

 Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm) Trong ụ Criteria của trường cần lập biểu thức, gừ biểu thức Vớ dụ: gừ vào L1C (tỡm khỏch ở loại phũng L1C).

Thực hiện truy vấn

Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút Design để mở cửa sổ thiết kế. • Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]. • Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi].

 Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn.  Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các điều kiện không cần đồng thời thoả mãn. • Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi.

 Kéo dấu * của bảng muốn xoá vào dòng Field, từ khoá From xuất hiện trên dòng Delete.  Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete.  Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá.

 Công dụng: dùng để thống kê số liệu và trình bày kết quả theo dạng một bảng tính, với hình thức dễ đọc.  Lưu ý: đối với các Table hoặc Query chứa dữ liệu được chọn làm nguồn, phải có ít nhất là 3 trường.  Form là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương trình.

Dùng Form Wizard

 Chọn các Field phù hợp (trong mục. Availables Fields), bấm nút > hoặc >> để đưa vào Selected.  Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form.

Tự thiết kế Form

Option Button tạo nút chọn một trong nhiều giá trị Combo Box chọn giá trị từ danh sách.  Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access. Nếu muốn sửa đổi các hop thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại.

Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển

Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết.

Cách tạo

Find Next Tìm đến mẩu tin gần nhất Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên. Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước. Print Record In mẩu tin hiện hành Save Record Lưu mẩu tin đang sửa Undo Record Phục hồi mẩu tin.

Danh sách các Category và Action

Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query.

Các kiểu trình bày Report

 Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể).  Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp.  Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn.

 Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only).  Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định.

Khái niệm Macro

 Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau.

Cách tạo Macro

Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau.  Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng.

Tạo Menu

 Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị.