Tổ chức và hạch toán kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty TNHH TM Đại Đức

Tổ chức hạch toán kế toán của công ty

Vì công ty TNHH TM Đại Đức là công ty có liên quan đến vấn đề nhập khẩu nên việc lưu trữ chứng từ kế toán cũng được phân chia riêng rẽ để thuận tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra và tránh nhầm lẫn: các chứng từ kế toán của hàng mua trong nước được lưu trữ trong tủ của phòng kế toán, chứng từ của hàng nhập khẩu được lưu trữ ở phòng xuất nhập khẩu. Các mẫu sổ của công ty đều tuân thủ nghiêm chỉnh theo mẫu sổ quy định của luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐCP ngày 31/5/2005 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán.

Kế toán quá trình mua hàng hoá nhập khẩu

Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp các số liệu trên sổ cái, sổ chi tiết để lên bảng cân đối tài khoản và xác định kết quả kinh doanh của từng tháng sau đó đến cuối năm thì tiến hành lập các báo cáo tài chính tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh cho cả một năm. Hiện nay do phương tin thông tin liên lạc rất hiện đại nên các nhân viên phòng xuất nhập khẩu không cần trực tiếp ra nước ngoài để đặt hàng và làm hợp đồng và lấy hàng mà mọi hoạt động giao dịch mua bán được thực hiện thông qua điện thoại, fax, các phương tiện vận chuyển. Phòng nhập khẩu thường tìm nguồn hàng từ các nhà cung cấp quen thuộc, nếu các nhà cung cấp đó không có mặt hàng công ty đang cần thì các nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tìm kiếm thông tin về các nhà cung cấp uy tín thông qua internet, báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng khác..hoặc có thể tham khảo các công ty bạn để tìm ra nguồn hàng mới.

Người có nhu cầu hàng đề nghị xuất hàng (có thể là cán bộ phòng kinh doanh) đưa đề nghị lên cho giám đốc công ty duyệt lệnh xuất, thủ kho kiểm kê giao hàng, ghi số thực xuất vào phiếu xuất, cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất, ghi số lượng xuất của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Nhân viên phòng xuất nhập khẩu lập phiếu nhập kho số 32 (Biểu số 3.27) thành hai liên (đặt giấy than viết một lần) liên một lưu tại quyển, liên hai chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho (Biểu số..), sau khi ghi xong thủ kho chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá cả về mặt số lượng lẫn đơn giá, thành tiền. Căn cứ vào nội dung xin mở tín dụng thư, nếu đáp ứng yêu cầu, ngân hàng Eximbank sẽ lập thư tín dụng, thông báo về việc mở thư tín dụng và chuyển bản chính của thư tín dụng cho nhà cung cấp nước ngoài kiểm tra, sau đó nhà cung cấp nước ngoài sẽ gửi một bộ hồ sơ gốc tới ngân hàng và ngân hàng sẽ đề nghị công ty kiểm tra xem đã hợp lý chưa, nếu thấy không có vấn đề gì thì công ty sẽ chấp nhận trả tiền và nhận chứng từ gốc kèm theo chữ ký của ngân hàng để nhận hàng.

Hàng về đến cửa khẩu nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ phải điền vào tờ khai hải quan bao gồm các thông tin về người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình kinh doanh, giấy phép kinh doanh, hợp đồng, hoá đơn thương mại, phương tiện vận tải, điều kiện giao hàng, cảng địa điểm dỡ hàng, cảng địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, kê khai về các mặt hàng nhập khẩu (số lượng, giá trị nguyên tệ..), thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng. Nhân viên phòng kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra xem hàng có đúng với quy định trong hợp đồng hay không, nếu đúng thì chuyển về nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng, nếu nhà xuất khẩu giao hàng không phù hợp với hợp đồng đã ký kết thì mọi tranh chấp sẽ do hai bên mua bán tự giải quyết, các ngân hàng được miễn trách nhiệm, công ty vẫn phải thanh toán phí L/C với ngân hàng. Quy trình hạch toán của hình thức điện chuyển tiền đơn giản hơn so với hình thức mở L/C, tuy nhiên công ty phải thanh toán toàn bộ số tiền hàng trước cho nhà cung cấp, điều này là mạo hiểm đối với công ty nên phương thức thanh toán này chỉ áp dụng đối với những nhà cung cấp quen thuộc và có uy tín.

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại công ty 1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty

Giai đoạn tiêu thụ hàng hóa là cơ sở để xác định kết quả của doanh nghiệp, dựa trên khối lượng hàng bán ra, giá bán, giá vốn kế toán bán hàng xác định được doanh thu và giá vốn hàng bán, nếu doanh thu lớn hơn giá vốn thì công ty có lãi còn nếu doanh thu nhỏ hơn giá vốn tức là công ty kinh doanh bị lỗ cần xem xét điều chỉnh lại phương pháp kinh doanh. Đây là khâu quan trọng nhất trong cả quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bởi vì hàng mua về bán ra được thì doanh nghiệp mới thu hồi được vốn và có lợi nhuận, vì vậy công ty không ngừng tiềm kiếm, mở rộng thị trường để tiêu thụ nhiều hàng hóa nhằm mức lợi nhuận công ty đạt được ngày càng cao hơn. Khi khách hàng trả chậm kế toán ghi sổ đồng thời hai bút toán phản ánh giá vốn giảm và tăng doanh thu, đối ứng với doanh thu tăng là khoản phải thu khách hàng cũng tăng lên, đối ứng với giá vốn giảm là khối lượng hàng hóa cũng giảm đi.

Tuy nhiên một điều bất cập trong quy trình hạch toán của công ty đó là mặc dù đây là hoạt động bán buôn vận chuyển thẳng nhưng hàng hóa vẫn được ghi nhập kho (ghi tăng TK 1561) rồi xuất kho (ghi giảm TK 1561) mà không hề sử dụng TK 151 (hàng mua đang đi đường). Khi phát sinh nghiệp vụ gửi hàng nhờ bán hộ kế toán cũng phản ánh giống như hình thức bán hàng thông thường, số hàng gửi đi nhờ bán hộ vẫn để trên TK 1561 không phản ánh vào TK 157, chờ đến khi khách hàng chấp nhận thanh toán sẽ lập Hóa đơn giá trị gia tăng và lấy đó làm cơ sở để ghi tăng doanh thu, giảm giá vốn và giảm số lượng hàng hóa. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán toán lập Hóa đơn thuế giá trị gia tăng (lập thành ba liên giống nhau, giao cho khách hàng một liên giữ lại hai liên để ghi sổ và thanh toán), viết phiếu thu, đồng thời trên thẻ kho cũng phải ghi giảm số lượng hàng bán ra, tất cả các chứng từ đều phải có chữ ký của những người có liên quan để đảm bảo chứng từ hợp lý, hợp lệ, dựa vào đó kế toán ghi sổ chi tiết TK giá vốn hàng bán, sổ cái TK 5111, lên bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả kinh doanh.

Sổ chi tiết giá vốn hàng bán: sổ này được sử dụng để phản ánh giá vốn của từng loại hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ sổ này được mở riêng cho từng loại hàng hoá cơ sở lập là các chứng từ nhập xuất kho, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ cuối tháng cộng sổ để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn TGTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng kế toán vào luôn sổ cái và sổ chi tiết các TK liên quan chứ không lập chứng từ ghi sổ, cuối tháng từ các sổ chi tiết kế toán lập các báo cáo tổng hợp, đối chiếu giữa báo cáo tổng hợp với sổ cái, nếu đã khớp thì tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Lô hàng nhập khẩu ngày 10/02/2007 theo hợp đồng số DD-YF/0115 ngày 15/1/2007 với công ty TNHH YUH FARN MACHINERY INDUSTRIAL được tiêu thụ theo hai hình thức một phần được chuyển thẳng cho khách hàng, một phần được đưa nhập kho chờ bán sau.

Kế toán xác định kết quả tiêu thụ

Cuối tháng lập báo cáo Nhập-Xuất- Tồn, báo cáo bán hàng, lên bảng cân đối số phát sinh. Đây là doanh nghiệp tư nhân hoạt động với hình thức đơn vị kinh doanh thương mại nên mục tiêu lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Sau khi đã ghi sổ đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cuối tháng kế toán tổng hợp lấy số liệu trên sổ cái và sổ tổng hợp thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Các tài khoản sử dụng trong quá trình xác định kết quả kinh doanh : TK 5111: Doanh thu bán hàng. Kế toán lần lượt kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí sang TK911. Ví dụ về kế toán xác định kết quả kinh doanh tháng 02/2007 Kết chuyển các khoản chi phí và giá vốn hàng bán.