Quản lý chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho NVL 1 Chứng từ sử dụng

Mỗi chứng từ kế toán NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận. Người giao hàngBan kiểm nghiệmBộ phận cung ứngPhụ trỏch phũng Thủ kho Kế toỏn HTK. Đề nghị nhập khoLập BB kiểm nghiệmLập phiếu nhập khoKý phiếu nhập khoKiểm nghiệm nhập khoGhi sổ.

Lưu Người giao hàngBan kiểm nghiệmBộ phận cung ứngPhụ trách phòng Thủ kho Kế toán HTK. Đề nghị nhập khoLập BB kiểm nghiệmLập phiếu nhập khoKý phiếu nhập khoKiểm nghiệm nhập khoGhi sổ. Phụ trách phòng kí phiếu nhập kho sau đó phiếu nhập kho được chuyển cho thủ kho.

Thủ kho nhập kho số hàng, ghi số thực nhập, ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán. Kế toán hàng tồn kho sau khi nhận chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ và thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết, sau đó bảo quản và lưu trữ. Lập ctừ xin xuấtDuyệt lệch xuấtLập phiếu xuất khoXuất kho Ghi sổ NV xuất kho Lưu.

Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư bằng cách viết giấy xin xuất vật tư. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất và phiếu xuất tiến hành kiểm giao vật tư xuất, ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán. Kế toán vật tư căn cứ giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất, định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết bảo quản chứng từ và đưa vào lưu.

Hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp

- Tổng hợp tình hình luân chuyển và tồn kho của từng danh điểm theo từng kho và trên phạm vi toàn doanh nghiệp, tạo căn cứ để đối chiếu số liệu trên sổ cái TK 152. Mỗi phương pháp có hệ thống sổ sách riêng, trình tự ghi sổ khác nhau, và có đặc điểm cũng như ưu nhược điểm riêng nên mỗi phương pháp có điều kiện áp dụng khác nhau chỉ phù hợp với điều kiện áp dụng nhất định. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, căn cứ vào đặc điểm NVL để lựa chọn một phương pháp hạch toán thích hợp và hiệu quả nhất.

Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho NVL thủ kho phải kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ và ghi lượng nhập - xuất vào Thẻ kho. Kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ thẻ chi tiết NVL theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị cho từng loại NVL nhập xuất kho. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư để lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho NVL để lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho mỗi loại vật tư.

Việc đối chiếu số liệu số lượng giữa phòng kế toán với thủ kho thông qua đối chiếu số liệu tương ứng giữa thẻ kho với sổ, thẻ chi tiết vật tư và đối chiếu số lượng từng lần nhập - xuất. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện bằng việc đối chiếu chỉ tiêu thành tiền trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ cái TK 152. Ưu điểm : Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm vật tư kịp thời, chính xác.

Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán cũng trùng lặp về chỉ tiêu số lượng làm tăng khối lượng công việc của kế toán, ngoài việc kiểm tra đối chiếu số lượng chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế tính chất kịp thời. Đối với doanh nghiệp sử dụng kế toán thủ công thì chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên. Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, tồn kho của từng vật tư của từng kho cho cả năm, mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

Cuối tháng kế toán và thủ kho kiểm tra, đối chiếu số liệu tổng nhập và tổng xuất giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho với số liệu tổng hợp. Ưu điểm : Phương pháp này làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ phải ghi một lần vào cuối tháng, tiết kiệm hơn công tác lập sổ so với phương pháp thẻ song song. Nhược điểm : Dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong nhiều trường hợp số lượng chứng từ nhập , xuất của từng danh điểm vật tư nhiều thỡ cụng việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Sau đó, khi nhận được sổ số dư và thẻ kho, kế toán tính giá trị thực tế của vật tư bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá thực tế để điền vào cột thành tiền trên sổ số dư và đối chiếu với bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Điều kiện áp dụng : Phương pháp này được áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều danh điểm và vật tư đồng thời số lượng nhập - xuất của mỗi loại khá nhiều.

Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL trong doanh nghiệp 1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về NVL

Kế toán NVL của một số nước và khác biệt so với kế toán NVL của Việt Nam

Tuy nhiên xuất phát từ một nguyên tắc giá phí là việc giá trị HTK có thể thấp hơn giá thực tế ban đầu của chúng. Nguyên tắc chung nên được áp dụng là không nên sử dụng nguyên tắc giá phí mà tính hữu dụng của chúng không còn lớn như trước. Theo hệ thống kế toán Anh sử dụng 2 phương pháp đó là: KKTX và KKĐK trong đó phương pháp KKĐK được sử dụng phổ biến.

- Phương pháp giá kỳ bình quân cả kỳ dự trữ - Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập - Phương pháp giá nhập trước - xuất trước. Vào thời điểm kiểm kê cuối năm, nếu HTK bị giảm giá (giá thực tế trên thị trường nhỏ hơn giá trị ghi sổ) hoặc hàng bị lỗi thời mà DN có thể phải bán với giá thấp hơn giá vốn, thì cần căn cứ vào giá bán hiện hành, đối chiếu với giá vốn của từng mặt hàng để lập dự phòng. Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào giá thị trường, đối chiếu với giá ghi sổ kế toán của từng mặt hàng để dự kiến mức dự phòng mới và tiến hành điều chỉnh mức giá dự phòng đó lập năm trước về mức dự phòng phải lập năm nay.

(* tham khảo sách “Kế toán Mỹ ( đối chiếu kế toán Việt Nam)” của TS Phan Đức Dũng.