MỤC LỤC
Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước chuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, có kinh phí hoạt động theo quy định của pháp luật.
Trình Bộ công bố chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển và tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế-kỹ thuật chuyên ngành đã được phê duyệt; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của Cục. Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, sử dụng, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, chế độ tiền lương, khen thưởng và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định của pháp luật, phân cấp của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về chuyên ngành theo phân công của Bộ trưởng;.
Giải quyết hoặc tham gia giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ chức, công dân liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý của Cục; tổ chức việc tiếp công dân theo quy định của pháp luật;. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện phân cấp quản lý về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thường xuyên cập nhật văn bản quy định, trực tiếp soạn thảo văn bản đúng theo nội dung được giao, và tuân theo quy định hiện hành của Nhà nước (hiện nay các văn bản của Cục soạn thảo thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính Phủ về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. Việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định về công về công tác Văn thư - Lưu trữ tạo sự thống nhất, rừ ràng, trỏnh tỡnh trạng chồng chộo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị, đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát công tác Văn thư - Lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện theo đúng quy định đề ra.
Phối hợp với cơ quan quản lý chuyên ngành thẩm định các chương trình, dự án đầu tư thuộc phạm vi quản lý của Cục; thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư các chương trình, dự án đầu tư được Cục giao;. Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi chính phủ tham gia các hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; tổ chức lấy ý kiến và tiếp thu việc đề xuất, phản biện của hội, tổ chức phi Chính phủ để hoàn thiện các quy định quản lý nhà nước về lĩnh vực kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn;.
- Cụng tỏc quản trị: xõy dựng kế hoạch và thực hiện, theo dừi việc mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản, trang thiết bị làm việc và vật rẻ tiền mau hỏng; kiểm kê tài sản; phục vụ công tác hậu cần, phục vụ cơ quan, các cuộc họp, hội nghị, hội thảo được giao;. - Công tác thông tin, tuyên truyền, quản lý cơ sở dữ liệu: tham mưu cho Cục về quản lý và vận hành văn phòng điện tử, website của cục; quản trị văn phòng điện tử, website của Cục; thống kê, quản lý cơ sở dữ liệu về kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn.
Văn thư phòng do cán bộ trong phòng phụ trách dựa trên sự phân công công việc được giao. Văn thư phòng không được đào tạo đúng về chuyên nghành văn thư lưu trữ, mà chỉ dựa trên sự hướng dẫn công việc được giao của lãnh đạo, như là sự phân công trách nhiệm.
Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn về vấn đề cần văn bản hóa để đảm bảo nội dung của văn bản ban hành được chính xác, đồng thời phải nắm chắc các yêu cầu về thể thức văn bản để đảm bảo chất lượng cũng như hiệu lực của văn bản được ban hành. Dự thảo văn bản gồm 2 bản: 1 bản có ghi ngày, tháng, chữ ký của trưởng phòng, bộ phận vào lề trái ngang đầu, họ tên và chữ ký của công chức soạn thảo và số bản phát hành ở phần dưới “nơi nhận”; chữ ký của thủ trưởng đơn vị đúng vị trí quy định; 1 bản chỉ có chữ ký của thủ trưởng đơn vị để nhân bản.
Sau đó ghi số, kí hiệu, ngày tháng năm của văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đi, ghi đầy đủ, chớnh xỏc, rừ ràng vào từng cột mục những thông tin cần thiết như ngày, tháng văn bản đi, số và ký hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, họ và tên người ký văn bản, địa chỉ nơi nhận văn bản, người nhận bản lưu, số lượng bản nhân bản… đăng ký xong mới nhân bản theo đúng số lượng và đăng ký trong sổ. Và để lập hồ sơ có chất lượng phải đảm bảo các yêu cầu như: phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, các văn bản trong hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều, văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản và việc biên mục hồ sơ phải được thực hiện đầy đủ, chính xác.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và giải quyết những công việc cụ thể, các cán bộ, công chức trong Cục đều đã có ý thức tập hợp các văn bản liên quan để lập thành các hồ sơ công việc. Tất cả những hoạt động này đã góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, công chức trong Cục, giúp cho việc quản lý văn bản hình thành trong hoạt động của Cục chặt chẽ, và do đó, phục vụ có hiệu quả, nhanh chóng cho việc tra cứu thông tin, tài liệu khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc.
Việc quản lý văn bản đi-đến vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhỏ như: cán bộ văn thư khi gấp văn bản để cho vào bì thì gấp mặt không có chữ vào trong và mặt có chữ ra ngoài, như vậy sẽ rất dễ để lộ những thông tin trong văn bản ra ngoài, đặc biệt là đối với những văn bản mật. Một số văn bản do các phòng gửi đi , sau khi lấy số ở văn thư vẫn không được phát hành ngay sau đó, vì lý do văn thư kiêm nhiệm cho số vào giờ nghỉ trưa và dẫn đến việc phát hành văn bản bị chậm trễ.
Nguyên nhân
Có thể tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn theo chuyên đề cho từng đối tượng, như: lớp bồi dưỡng kĩ thuật soạn thảo văn bản cho các cán bộ, chuyên viên công tác tại Cục, lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ văn thư chuyên trách và văn thư kiêm nhiệm….Những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ theo hình thức này có thể do Cục tự tổ chức và mời giảng viên của các cơ sở đào tạo hoặc cán bộ của cơ quan quản lý văn thư và lưu trữ nhà nước tới giảng dạy. Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Xây dựng và ban hành văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ Các văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ luôn là kim chỉ nan cho
Một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến tình trạng này đó là không có cơ chế cụ thể nào được đặt ra để xử lý trách nhiệm cho vấn đề này và bản thân những cán bộ, chuyên viên vẫn chưa có ý thức trách nhiệm cao trong công việc của mình.Tình trạng bao cấp chung, nhận thức của cỏn bộ và cơ chế trỏch nhiệm khụng rừ ràng đó để cụng tỏc này ngày càng nghiêm trọng hơn. Cục cần tăng cường áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật, các phần mềm ứng dụng vào công tác hành chính văn phòng cũng như công tác văn thư như ứng dụng ISO sẽ thúc đẩy hệ thống làm việc tốt hơn, ngăn chặn được nhiều sai sót, giúp các cán bộ nhanh nhạy hơn trong công việc và có ý thức trách nhiệm với công việc mình làm, đồng thời giúp giải phóng lãnh đạo khỏi công việc sự.