Hoàn thiện và chuẩn hóa kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ

Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất để hạch toán

Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thơng mại hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc phản ánh trên tài khoản 511”Doanh thu bán hàng” (5111) và tài khoản 512”Doanh thu bán hàng nội bộ (5121). Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức; kết cấu, phơng pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, nhân viên quản lý,..Nếu nh tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phat sinh và làm cơ sở hoạt động tổng hợp và chi tiết thì tổ chức sổ sách kế toán sẽ là khâu công việc tiếp theo để xử lý các thông tin ban dầu nhằm cung cấp các thông tin một cách tổng hợp, có.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Năm 1978, theo yêu cầu nhiệm vụ phát triển chung của toàn ngành ,xí nghiệp thiết bị toàn bộ của công ty Vật t đợc Nhà nớc quyết định tách ra và thành lập công ty Thiết bị toàn bộ trực thuộc Bộ cơ khí và luyện kim. Ngày 05/05/1993, công ty đợc thành lập lại theo quyết định số 214 QĐ/TCNSTĐ với tên giao dịch là MATEXIM (Material and Technical Export - Import Corporation ). * Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty:Công ty VT & TBTB nằm trong Bộ công nghiệp (Bộ sản xuất ) nhng lại mang đặc thù riêng là hoạt động thơng mại.

+ Hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật t, phụ tùng, thiết bị phục vụ cho ngành Công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân trong cả nớc. Hiện nay, trên thị trờng quốc tế, công ty có quan hệ mua bán, giao dịch với khoảng 20 nớc nh: Thái Lan, Sinhgapo, Malayxia, Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản,. Công ty càng ngày càng khẳng định đợc mình, đứng vững trong nền kinh tế thị trờng có nhiều khó khăn và đang biến động nh hiện nay, và công ty đang có chiều hớng ngày càng mở rộng phát triển ra Thế giới.

Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh ở công ty VT & TBTB Công ty VT & TBTB khi mới thành lập có khoảng trên 300 cán bộ công

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng thiết bị: Có chức năng tham mu cho GĐ về kinh doanh mua bán các loại hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hoá đáp ng nhu cầu của thị trờng, kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật t và thiết bị toàn bộ. - Phòng tài chính - kế toán (TC - KT): có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi, quản lý tài sản cố định (TSCĐ), thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập báo cáo tài chính theo quy định. - Ban kiểm toán nội bộ: Đợc thành lập năm 1999 theo quy định của Nhà nớc, hoạt động riêng trực thuộc GĐ, có nhiệm vụ kiểm soát, kiểm toán công tác kế toán - tài chính, giúp GĐ kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán để kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót.

MATEXIM là công ty thơng mại có quy mô lớn, với mạng lới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam, phòng kế toán của công ty đợc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, cơ cấu theo sơ đồ sau: (Trang sau). - Phó trởng phòng kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham mu cho kế toán trởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng kế toán khi kế toán trởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại. Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của MATEXIM, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua phơng thức bán buôn qua kho và phơng thức bán giao hàng tại cảng, ngoài ra công ty còn nhận xuất khẩu uỷ thác.

Hạch toán ban đầu

Cùng với phơng thức bán hàng, phơng thức thanh toán với khách hàng là bằng tiền, tiền gửi Ngân hàng (với khách hàng trong nớc) và thanh toán bằng L/C với khách hàng bên ngoài. + Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dựng để theo dừi số lợng vật t, hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác thong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho ngời vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đờng.

Phòng kinh doanh cử ngời xuống cảng tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bán cho khách hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ trớc, đến công ty nộp tiền lấy hóa đơn, khi hàng về xuống cảng, đa hóa đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng. Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng với khách hàng, tiến hành làm thủ tục xuất khẩu, nộp các khoản thuế xuất khẩu, chi các khoản phí vận chuển ngoài nớc nếu có.

Sổ kế toán và báo cáo kế toán

Để theo dõi hàng hóa bán giao thẳng kế toán phản ánh trên báo cáo chi tiết hàng giao thẳng .Cơ sở để lập báo cáo này là sổ chi tiết tài khoản 1561A- gt ,các hoá đơn GTGT và chứng từ khác. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đợc qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng sổ phát sinh nợ , và tổng số phát sinh có để tính ra số d của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân.

Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là công ty tính giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thựctế của hàng nhập kho cộng với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ hay chính là phơng pháp tính theo đơn giá. - Cột tồn kho cuối kỳ: Phản ánh trị giá của hàng hóa còn lại ở cuối kỳ, giá trị này đợc tính bằng số d đầu kỳ cộng số hàng nhập trong kỳ trừ đi số hàng xuÊt trong kú. Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại, xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.