Quản lý thông tin hiệu quả trong quy trình xử lý đơn hàng tại công ty bao bì Sài Gòn

Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin

Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức đầy đủ về nhu cầu cũng như tài sản mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kieồm tra thoõng tin. Nói chung, muốn quản lý hệ thống thông tin hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần phải chú trọng về công tác tổ chức đội ngũ nghiên cứu và đánh giá nguồn thông tin dựa trên lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng duy trì, cập nhật và phân tích chất lượng thông tin phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp.

Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng 1. Quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng là một hệ thống xử lý giao dịch quan trọng có chức năng ghi nhận xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và chuẩn bị hoá đơn bán hàng cũng như các số liệu cần thiết để phân tích tình hình bán hàng và kiểm tra tình trạng kho hàng. Khi quy mô sản xuất nhỏ, nhu cầu ít, quy trình này không quá phức tạp và có thể thực hiện bằng tay, nhưng khi sản xuất phát trriển, lượng hàng hoá cung cấp nhiều về số lượng, phức tạp về chủng loại, rộng về thị trường và đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, bảng giá, báo cáo hàng tồn kho, phiếu yêu cầu, báo cáo cấp trên,… rất nhiều, thì việc xử lý bằng tay sao cho chính xác kịp thời là không khả thi, phải có sự giúp sức của máy vi tính.

Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình xử lý đơn hàng

Điều kiện tài chính và xu hướng vận động của nguồn tài chính giúp đánh giá về những cơ hội tài chính như khả năng chuyển từ nguồn vốn này sang sử dụng nguồn vốn khác cho phép giảm chi phí huy động vốn đầu tư, mức lãi suất ngân hàng có lợi hơn, hoặc các thay đổi về thuế. Đối với mỗi hoạt động của quy trình, đặc biệt là quy trình xử lý đơn hàng, các nguồn thông tin này là vô cùng quan trọng giúp cho mỗi thành viên trong quy trình nắm bắt được việc mình hiện đang ở đâu, phải làm gì?.

XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 1. Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng

Bước 7: Ghi nhận sự thay đổi về chi tiết sản phẩm sau đó thông báo cho tổ thiết kế điều chỉnh, thông báo cho xưởng in về sự thay đổi của sản phẩm và ra lệnh in mẫu mới để tiến hành triển khai sản xuất. Bước 14: Tiến hành kiểm tra trong quá trình sản xuất, nếu không đạt yêu cầu, ghi nhận lại sản phẩm không phù hợp và tiến hành điều chỉnh kịp thời cũng như có hành động phòng ngừa cho những sản phẩm sau này. Sau khi giao hàng cần tiến hành các dịch vụ sau bán như đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng, tiếp nhận những khiếu nại của khách hàng và nghiên cứu nguyên nhân để có những biện pháp khắc phục phù hợp, rút kinh nghiệm cho việc phòng ngừa cho những đơn hàng tiếp theo.Nghiên cứu phải tiến hành đều đặn, thời gian phải đủ dài để đảm bảo độ chính xác và tin cậy cao.

Ví dụ: khi có thông tin về khách hàng chúng ta có thể truy xuất thông tin liên quan đến đơn hàng cũng như đặc điểm của khách hàng qua mã số khách hàng, kết hợp với mã số mặt hàng chúng ta có thể biết được những sai sót của đơn hàng cũ nhằm điều chỉnh kịp thời. Với sự hỗ trợ của hệ thống máy tính với mạng điện tử các bộ phận sẽ truy xuất một cách dễ dàng nhiệm vụ cần làm và quyết định một cách chính xác thời điểm cần tiến hành cũng như hoàn thành công việc để báo cáo với các bộ phận chức năng. Nói tóm lại, quy trình xử lý đơn hàng cần phải được chi tiết hóa và quản lý thông tin một cách hiệu quả nhằm giúp cho người sử dụng cũng như những người có chức năng nhiệm vụ liên quan khai thác tối đa các nguồn lực và đem lại hiệu quả cao nhất có thể cho doanh nghiệp.

Bên cạnh kiểm tra trực tiếp trong sản xuất, bộ phận sản xuất phải phối hợp với KCS thiết lập trạm kiểm tra ớ các công đoạn sản xuất quan trọng: kiểm tra so sánh mẫu thiết kế với yêu cầu của khách hàng, kiểm tra ngay trước khi làm thêm các công đoạn phụ, kiểm tra trước khi đóng gói và giao cho khách hàng. Hoạt động nghiờn cứu đỏnh giỏ sự thỏa món khỏch hàng được quy định rừ ràng chu kỳ và thời gian nghiên cứu sẽ giúp cho thông tin đánh giá chính xác, độ tin cậy cao và việc khắc phục sẽ hiệu quả hơn.

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

Do đó, công ty phải lên kế hoạch và tiến hành đào tạo cho các thành viên trong công ty, đặc biệt là nhân viên bộ phận kinh doanh hiểu biết về quy trình hoạt động cũng như phương pháp khai thác những tính năng của mô hình. Bảo mật hệ thống thông tin là vấn hết sức quan trọng, vì vậy các nhà quản trị cần phải có các biện pháp an toàn như cửa vào phần cứng phải được kiểm soát chặt chẽ, phần mềm phải khoá lại khi không sử dụng, hệ thống phải có những mã khoá riêng để hạn chế người sử dụng,…. Thực trạng quy trình xử lý đơn hàng của công ty hiện nay mặc dù đã được công nhận tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 nhưng vẫn còn mang tính tổng quát, chưa đi sâu vào chi tiết nên việc không đạt hiệu quả như ( không tiến hành ghi phiếu triển khai sản xuất, việc kiểm tra liên tục trog sản xuất,…).

Do đó, cần có hệ thống quy trình xử lý đơn hàng chi tiết hơn nhằm giúp họ có thể làm việc một cách hiệu quả theo quy trình ( có thể nhận biết những công việc cần làm, những thông tin cần thông báo và các đối tượng cần thông báo,… ), từ đó tránh những sai sót không đáng có. Cần phải lưu ý rằng, khoa học phát triển không ngừng, nhu cầu của con người cũng luôn thay đổi cho nên quy trình xử lý đơn hàng cũng phải cải tiến một cách liên tục để phù hợp với nhu cầu và tiết giảm chi phí hoạt động. Thiết lập thêm bộ phận marketing trong phòng sản xuất kinh doanh để thực hiện việc nghiờn cứu thụng tin về khỏch hanứg, đối thủ cạnh tranh, đưa hỡnh ảnh của công ty đến với thị trường cũng như đề những chiến lược tìm kiếm và giữ chân khách hàng cho công ty.

Thực hiện các khoá đào tạo cho nhân viên bán hàng về các nghiệp vụ nhằm phát huy ưu thế của mình trong việc tiếp xúc với khách hàng cũng như tiếp cận những thông tin từ họ (về sự hài lòng của họ đối với sản phẩm và dịch vụ của công ty, về nhu cầu của họ trong tương lai, về đối thủ cạnh tranh,…). Kiểm soát quá trình bằng thống kê không chỉ kiểm soát chất lượng sản xuất mà nó còn giúp kiểm soát chất lượng hoạt động bán hàng, tìm hiểu và phân tích nguyên nhân giao hàng trễ hạn, chi phí sản xuất cao,…. Con người: trình độ của nhân viên bán hàng, trình độ người đứng máy, tâm lý công nhân(do thời gian hoàn thành gấp, thời gian tăng ca nhiều khiến cho nhân viên có tâm lý làm việc cầm chừng trong giờ làm việc chính nên chất lượng sản phẩm keùm).

Bên cạnh dùng biểu đồ Pareto để báo cáo cải tiến lên cấp trên về thực chất vấn đề, chúng ta còn có thể khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên thông qua việc đặt biểu đồ ở những nơi nghỉ giải lao, dễ nhìn thấy: (tham khảo sai sót I – Trang 46 về biểu đồ Pareto).