Quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Xác định nhu cầu mua hàng

- Dưới – Trên (Down – Top): các đơn vị bộ phận trong DN xác định và đề xuất nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ, từ đó, nhà quản trị DN sẽ tổng hợp và quyết định các hàng hóa và dịch vụ cần mua. Quy trình mua hàng này thường áp dụng để xây dựng các chương trình bán hàng theo sự kiện, các sản phẩm mới được đưa vào để kích thích nhu cầu mua sắm, hoặc DN kết hợp với nhà cung ứng để đưa ra các chương trình khuyến mại, bán hàng đi kèm. Khi mua hàng hóa thuộc nhóm này cần chú ý những yếu tố thuộc về bảo mật thông tin, tránh rò rỉ cho các đối thủ cạnh tranh nắm bắt, đảm bảo các yếu tố về sở hữu trí tuệ, lưu ý đến công tác bảo dưỡng và bảo trì nếu mua sắm trang thiết bị.

+ Ngoài ra với các doanh nghiệp bán hàng theo hình thức hiện đại như siêu thị, hoặc bán hàng tự phụ vụ, nhu cầu mua bao bì còn thể hiện ở mức độ mã hóa sản phẩm, niêm yết giá và các loại bao bì phòng chông trộm cắp…. Ngoài ra trong quá trình xác định nhu cầu cần mua sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại, cần làm rừ những rủi ro cú thể như sự phụ thuộc vào nhà cung ứng, những ràng buộc về mặt pháp lí…. Thuê gia công đang ngày càng phổ biến với các doanh nghiệp thương mại vì nó cho phép doanh nghiệp thương mại chủ động về hàng hóa, khai thác thương hiệu và uy tín của mình, tạo ra sự khác biệt về sản phẩm hàng hóa để thu hút khách hàng.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần tính toán chi tiết định mức hao phí nguyên vật liệu, lên phương án về các loại nguyên vật liệu, nguồn hàng… nhằm phục vụ công tác đàm phán và kí kết hợp đồng gia công. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải xác định chi phí nguyên vật liệu, tuy vậy lại phải xác định chi tiết các yêu cầu về nguyên vật liệu nhằm đảm bảo chất lượng hàng mua.

Xác định mục tiêu và phương án mua hàng .1 Xác định mục tiêu mua hàng

Thuờ gia cụng được tiến hành thụng qua hợp đồng gia cụng, theo đú quy định rừ ràng doanh nghiệp chủ động về nguyên vật liệu hay giao cho doanh nghiệp nhận gia công mua giúp. Khi xác định nhu cầu thuê gia công doanh nghiệp cần tiến hành tính toán các yếu tố thuộc về chi phí để so sánh với phương án đi mua. Thông thường chi phí thuê gia công bao gồm hai loại chi phí: phí trả cho người gia công,và các loại chi phía khác bao gồm chi phí tìm kiếm người làm gia công, chi phí đàm phán.

- Mục tiêu thu thập thông tin thị trường thông qua các nhà cung cấp - Mục tiêu huy động được tín dụng từ phía nhà cung cấp. Với những sản phẩm và dịch vụ mà thời gian cung ứng dài, phương án mua hàng phải được xây dựng sớm cho từng thời kì kinh doanh. - Phương án chi tiết: bao gồm những dự tính của doanh nghiệp nhằm triển khai mua hàng hóa dịch vụ nó giúp cho doanh nghiệp quyết định nhanh chóng sẽ mua hàng gì, ở đâu, số lương bao nhiêu… Ngoài ra, phương án mua hàng cũng sẽ cho phép các nhà cung ứng nhận biết nhanh chóng những yêu cầu của doanh nghiệp về hàng hóa và dịch vụ có nhu cầu.

+ Các tài liệu đi kèm: bao gồm các tài liệu về sơ đồ, hướng dẫn sử dụng, sửa chữa, giấy chứng nhận nguồn gốc nguyên vật liệu, chứng nhận xét nghiệm, các biên bản về thử nghiệm…. Cùng việc xây dựng một phương án mua hàng chi tiết, doanh nghiệp cũng cần lên ngân sách mua hàng, doanh nghiệp cần xác định tổng giá trị hoàng hóa và dịch vụ cần mua và dự trù các khoản chi phí cần thiết cho mua hàng.

II/ Xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty Máy tính Phúc Anh

Xây dựng kế hoạch mua hàng cho công ty máy tính Phúc Anh trong quý 3 và quý 4 năm 2011

Từ kết quả thu được từ phiếu điều tra, nhóm chúng tôi sẽ xây dựng kế hoạch mua mặt hàng laptop Dell cho công ty máy tính Phúc Anh. Vì công ty kinh doanh những mặt hàng đang được tiêu thụ ổn định cho nên việc xác định nhu cầu mua hàng được xác định từ dưới lên(down- top)- từ cấp đơn vị đến cấp doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng đó xỏc định rừ nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong 2 quý tới thuộc nhóm phục vụ nhu cầu của khách hàng là chính.

Mặt hàng mua để phục vụ cho nhu cầu bán của 2 quý tới đó là các dòng sản phẩm của máy tính Dell bao gồm các loại laptop Dell Inspiron và Vostro. Các loại bao bì mà doanh nghiệp sử dụng gồm có: bao bì bằng bìa carton, dùng để đựng laptop, và bao bì là túi nilon có in logo của công ty được dùng để bán các sản phẩm đi kèm khác. Vì vậy các sản phẩm nhập về sẽ chủ yếu dành cho 2 dòng sản phẩm là Inspiron và Vostro còn những dòng sản phẩm laptop cao cấp, có tính công nghệ cao thì số lượng nhập về sẽ hạn chế.

Quy định lịch giao nhận hàng hóa mà bên mua không đến nhận hàng thì phải chịu chi phí lưu kho bãi là ……… đồng-ngày. Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng v.v… thì lập biên bản tại chỗ, yêu cầu bên bán xác nhận. Trường hợp giao nhận hàng theo nguyên đai, nguyên kiện, nếu bên mua sau khi chở về nhập kho mới hiện có vi phạm thì phải lập biên bản gọi cơ quan kiểm tra trung gian (Vinacontrol) đến xác nhận và phải gửi đến bên bán trong hạn 10 ngày tính từ khi lập biên bản.

Bên bán có trách nhiệm bảo hành chất lượng và giá trị sử dụng loại hàng ……… cho bên mua trong thời gian là ……… tháng. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận trên, không được đơn phương thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng, bên nào không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng mà không có lý do chính đáng thì sẽ bị phạt tới ………… % giá trị của hợp đồng bị vi phạm (cao nhất là 12%). Bên nào vi phạm các điều khoản trên đây sẽ phải chịu trách nhiệm vật chất theo quy định của các văn bản pháp luật có hiệu lực hiện hành về phạt vi phạm chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, thanh toán, bảo hành v.v… mức phạt cụ thể do hai bên thỏa thuận dựa trên khung phạt Nhà nước đã quy định trong các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế.

Các điều kiện và điều khoản khác không ghi trong này sẽ được các bên thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế. Mà cụ thể là sẽ mua hàng vào cuối quý 2 tức là sẽ vào tháng 5/2011 để chuẩn bị nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu trong 2 quý tiếp theo. Doanh nghiệp sẽ vẫn tiếp tục sử dụng nhà cung cấp truyền thống của mình đó là: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Nam Á.

Công ty Cổ phần CNTT Nam Á đã và đang từng bước khẳng định là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Tin học và CNTT tại Việt Nam. Bên cạnh đó công ty sẽ triển khai mua các loại hàng hóa như bao bì, tem nhãn mác bằng việc đặt hàng của “công ty in Thủ đô” công ty chuyên cung cấp các sản.