Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Gas (PETROLIMEX)

MỤC LỤC

Phơng pháp tính trị giá mua hàng xuất bán

    Theo phơng pháp này, trị giá vốn của hàng xuất tính theo giá bình quân của lần nhập liền trớc với nghiệp vụ xuất, sau mỗi lần nhập kho giá thức tế của hàng hoá đợc tính lại để làm cơ sở tính giá hàng xuất cho lần nhập sau đó. Thờng thì phơng pháp này đợc áp dụng chủ yếu trong trờng hợp hàng giao bán thẳng, trong các trờng hợp hàng lu chuyển qua kho thì giá thực tế đích danh chỉ đợc áp dụng khi doanh nghiệp quản lý đợc kho hàng theo lợt nhập và xuất.

    Thủ tục chứng từ ban đầu của hạch toán quá trình tiêu thụ

    Chứng từ ban đầu là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán, là cơ sở cho việc kiểm tra tài chính khi cần thiết, do đó các chứng từ ban đầu phải đợc tổ chức hợp lý để phù hợp với công tác quản lý của các cấp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của. Ngoài các chứng từ bán hàng, quá trình tiêu thụ còn sử dụng loại chứng từ tiền mặt khác nh: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ Chứng từ… này dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.

    Phơng pháp thẻ song song

    Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho vốn số hàng hoá còn lại trong kho, hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi song thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất hàng hoá do thủ kho chuyển lên kế toán phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền sau đó ghi vào thẻ chi tiết có liên quan.

    Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

    Song nhợc điểm của nó là ghi chép còn trùng lặp tốn thời gian nên không thích hợp với doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hoá trong điều kiện kế toán bằng tay. Mỗi loại hàng hoá chỉ ghi một dòng trong sổ vào cuối tháng, đối chiếu lợng hàng hoá với thủ kho và đối chiếu giá trị hàng hoá với kế toán tổng hợp, nếu phát hiện chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân để.

    Phơng pháp sổ số d

    -Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra, hớng dẫn việc ghi chép thẻ kho, thu nhận chứng từ, kiểm tra, tính ra số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Ưu điểm của nó là ghi sổ kế toán gọn nhẹ, tránh trùng lặp, công việc kế toán đều đặn trong tháng nên tạo điều kiện dễ kiểm tra, đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác số lợng kế toán khi cần thiết.

    Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ 1. Phơng thức tiêu thụ trực tiếp

    -Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra, hớng dẫn việc ghi chép thẻ kho, thu nhận chứng từ, kiểm tra, tính ra số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng kê nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. Cuối tháng sau khi tính giá và ghi số tiền nhập, xuất lần cuối cùng trong tháng vào bảng kê, kế toán tính số tiền tồn kho theo từng nhóm, từng loại và đối chiếu với kế toán kế toán tổng hợp. Phơng pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thẻ kho với việc ghi chép tại phòng kế toán. Ưu điểm của nó là ghi sổ kế toán gọn nhẹ, tránh trùng lặp, công việc kế toán đều đặn trong tháng nên tạo điều kiện dễ kiểm tra, đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác số lợng kế toán khi cần thiết. Nhng nó cũng có nhợc điển là kế toán không biết đợc sự biến động về số lợng từng loại hàng hoá vì kế toán ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị còn thủ kho ghi sổ theo chỉ tiêu số lợng. Khi có sự sai sót nhầm lẫn thì khó phát hiện. Phơng pháp này phù hợp với đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập, xuất hàng hoá theo giá hạch toán và đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ số d. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. BT1) Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng tiêu thụ. BT2) Phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ. Có TK 511: Doanh thu bán hàng tính theo giá bán trả một lần (giá. Phơng thức hàng đổi hàng. - Khi xuất kho hàng để đổi hàng kế toán ghi:. -Phản ánh doanh thu do đổi hàng. -Khi nhận hàng do đổi hàng. Sơ đồ hạch toán bán hàng trả góp. Doanh thu theo giá bán trả một. lÇn K/C giá. Tổng số tiền phải thu người. mua Lợi tức. trả chậm VAT phải. nép tÝnh trên giá thu. tiền ngay Khách hàng. thanh toán Số tiền người mua trả lần đầu. Sơ đồ hạch toán phơng thức hàng đổi hàng. Tiêu thụ nội bộ. ∗Trờng hợp tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập với nhau hay giữa đơn vị hạch toán độc lập với đơn vị cấp trên. Khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ giữa các đơn vị hạch toán độc lập trong công ty, tổng công ty kế toán ghi:…. BT1) Phản ánh giá vốn. BT2) Phản ánh doanh thu nội bộ.

    Sơ đồ 1
    Sơ đồ 1

    Néi dung

    Chiết khấu bán hàng: là số tiền ngời bán giảm trừ cho ngời mua đối với số tiền phải trả do ngời mua thanh toán tiền mua hàng trớc thời hạn thanh toán đã thoả. Nh- ng theo thông t 120/1999/ TTBTC ngày 07/06/1999 của Bộ Tài Chính đã ban hành thì khoản chiết khấu thanh toán cho ngời, mua hàng hoá, dịch vụ, khi thanh toán tiền trớc hạn đợc hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

    Tài khoản sử dụng

    -Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có) nh chi phí nhận hàng về, đợc hạch toán vào chi phí bán hàng. -Cuối kỳ, hạch toán kết chuyển toàn bộ giá trị hàng bán bị trả lại Nợ TK 511: Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại.

    Néi dung

    Bên có: Kết chuyển doanh thu bán hàng bị trả lại sang tài khoản doanh thu để xác định doanh thu thuần. Ngoài ra, các khoản bớt giá, hồi khấu thởng cho khách hàng do khách hàng mua với khối lợng lớn hoặc khách hàng đã thực hiện một số hợp.

    Tài khoản sử dụng

    Giảm giá là khoản tiền ngời bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả.

    Trình tự hạch toán

    Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh nh hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều tận dụng hết những năng lực sẵn có nhằm tăng lợi nhuận kinh doanh, cũng cố và mở rộng thêm thị phần của mình trên thị trờng. Vấn đề đặt ra là phải tổ chức hạch toán các khoản chi phí này nh thế nào để phản ánh đợc tất cả chi phí liên quan đến qáu trình tiêu thụ, từ đó tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

    Sơ đồ 14
    Sơ đồ 14

    Néi dung

    Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán tiêu thụ hàng hoá.

    Điều kiện vận dụng

    Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Chứng từ ghi sổ đợc kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

    Điều kiện vận dụng

    Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phá sinh theo trình tự thời gian.

    Đặc điểm chung của công ty Gas - Petrolimex

      -Kế toán công nợ nội bộ và bán hàng: Chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo phòng về công nợ bán hàng đối với khách hàng ngoài ngành, nợ khối trực tiếp trong văn phòng công ty,công nợ bán hàng của các loại hàng; Tập hợp quyết toán giá thành sản xuất phụ, trực tiếp quyết toán chi phí đối với cửa hàng, xây dựng các quy chế quản lý cửa hàng phù hợp với thực tế; Đôn đốc đối chiếu công nợ nội bộ trong đó gồm nội bộ công ty (Văn phòng công ty và các chi nhánh, công ty với Tổng công ty ), cụng nợ cửa hàng; theo dừi tiến độ nộp và kiểm tra thuế GTGT, thuế nhập khẩu; Hoàn thành NKCT trớc ngày 5 hàng tháng. Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, số liệu đợc nhập vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động định khoản và vào các sổ chứng từ kế toán, vào các sổ chi tiết phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, vào sổ tổng hợp, bảng kê có liên quan kế toán chỉ… có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác không trên cơ sở điều chỉnh sự khớp đúng giũa các chứng từ gốc.

      Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh ở
      Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh ở

      Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

      Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50)

      Căn cứ lệnh này, Chi nhánh, Xí nghiệp viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi lên cho Văn phòng Công ty theo giá hạch toán (nếu bán cho Văn phòng Công ty theo giá cao hơn giá hạch toán lập hoá đơn GTGT), phòng bán hàng lập hoá đơn GTGT làm cơ. Nó có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí liên quan đến việc bán hàng nh: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi và tránh ứ đọng vốn hàng hoá, rút ngắn đ… ợc chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

      Phơng thức bán điều động nội bộ ngành

      Hàng hoá sau khi khẩu sẽ đợc vận chuyển thẳng tới địa điểm khách hàng yêu cầu mà không qua kho Chi nhánh tại cảng đầu mối. Chi nhánh viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao hàng cho Văn phòng Công ty theo giá mua nhng thực tế hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng.

      Phơng thức bán điều động nội bộ Công ty (mã 6A)

      Sau khi giao hàng, nhân viên lái phơng tiện vận chuyển cùng ngời nhận hàng ký xác nhận cả 03 liên, giao cho ngời nhận hàng liên 2, giữ 02 liên để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê xuất hàng và các chứng từ có liên quan về phòng bán hàng, phòng này lu lại liên 1, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ.

      Phơng thức bán qua đại lý, Tổng đại lý (Mã 5B)

      Khi xuất hàng căn cứ vào đơn hàng của Chi nhánh, Xí nghiệp phòng bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT thành 03 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng.

      Phơng thức bán hàng chuyển khẩu

      Thời hạn thanh toỏn đợc quy định rừ trong hợp đồng: khách hàng mua chuyển khẩu phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng; Công ty Gas - Petrolimex phải thanh toán cho nhà cung cấp sau 30 ngày kể từ khi bên mua nhận đợc hàng.Theo quy định, chỉ có Công ty Gas mới có quyền ký hợp đồng bán hàng với khách hàng nớc ngoài theo phơng thức bán chuyển khẩu, đợc theo dừi và hạch toỏn tại Văn phũng Cụng ty. Kế toỏn tại Văn phòng Công ty sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan tới phơng thức bán chuyển khẩu gồm: Hợp đồng mua hàng với ngời bán, hợp đồng bán hàng với ngời mua, các hoá đơn giao hàng giữa ngời mua và nhà cung cấp, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng mới tiến hành hạch toán.

      Chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá

      Chứng từ, sổ sách kế toán và quy trình hạch toán trên máy nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. - Bảng kê: Đợc mở để ghi đối ứng với các NKCT, ghi nợ các tài khoản đối ứng với các NK - CT.

      Hạch toán chi tiết hàng hoá

      Sau khi vào chứng từ song định kỳ gửi lên phòng kế toán để nhập đơn giá hạch toán cho từng mặt hàng. Căn cứ vào thẻ kho do thủ kho chuyển lên kế toán theo dõi trên sổ chứng từ kế toán nhập hàng và sổ chứng từ kế toán xuất hàng(Mẫu bảng 1, 2, 3).

      Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

      Hơn nữa, xét tình hình thực tế của Công ty ta thấy khách hàng của Công ty là khách hàng thờng xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều, thanh toán chiếm tỷ trọng lớn thờng trả bằng tiền gửi Ngân hàng nên chỉ khi nào có giấy báo Có của Ngân hàng mới ghi giảm công nợ nên việc hạch toán qua tài khoản 131 là chấp nhận đợc. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng phơng pháp hệ thống khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận.

      Sơ đồ 18
      Sơ đồ 18

      Về luân chuyển luân chứng từ

      Hoàn thiện quá trình kế toán này đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối l- ợng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tợng sử dụng. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas - Petrolimex.

      Về phơng pháp hạch toán

      -Công ty không sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá mà tất cả chi phí thu mua hàng hoá đợc hạch toán vào TK 641- chi phí bán hàng nên khó xác định chính xác chi phí mua hàng làm cho giá vốn hàng bán không phản. -Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng mua với khối lợng lớn, thờng xuyên, Công ty không sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán theo quy định để hạch toán phần tiền Công ty giảm giá cho khách hàng mà trừ trực tiếp trên tổng giá thanh toán ghi trên hoá.

      Về sổ sách kế toán

      Để khắc phục tình trạng này Công ty nên tách rời phần giảm giá mà khách hàng đợc hởng với tổng giá thanh toán sử dụng TK 532 để hạch toán. Mặt khác, nó vừa đảm bảo đợc chính sách bán hàng của Công ty vừa tăng cờng công tác quản lý, hạch toán kế toán về các khoản giảm trừ đoanh thu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.

      Về thanh toán công nợ

      - Để đảm bảo quản lý tốt công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng, thông tin về sự biến động vỏ bình Gas phải đợc cung cấp kịp thời, kế toán công nợ vỏ bình Gas nên lập báo cáo về công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng chuyên doanh, các đại lý theo định kỳ 10 ngày/ lần. -Đối với các đại lý phải quy định khi mua hàng phải giao vỏ bình rỗng để đổi ngay sau khi nhận bình Gas mới có chứa Gas, chỉ cung cấp lợng Gas bình tơng ứng với số lợng vỏ bình rỗng nhận đợc để tránh tình trạng nợ thêm vỏ bình trong quá.

      Về tài khoản kế toán

      -Tăng cờng việc kiểm tra, giám sát việc đổi vỏ bình rỗng lấy Gas bình để đảm bảo không lẫn lộn vỏ bình của các hãng khác vào vỏ bình của Công ty. Bộ Tài chính quy định mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo doanh nghệp không bị lỗ.

      Về phơng pháp hạch toán hàng tồn kho và xác định giá vốn

      Phơng pháp này đảm bảo tính đợc giá vốn hàng xuất kho ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ nhng nhợc điểm là không cập nhật khi có sự biến động lớn về giá cả trên thị trờng. Với thực tế, Công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên việc sử dụng giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập là rất phù hợp vì phơng pháp này đảm bảo độ chính xác cao mà giúp cho kế toán hàng tồn kho giảm nhẹ đợc công việc kế toán rất nhiều.

      Tổ chức các chính sách giảm giá và chiết khấu bán hàng

      Do đó theo em, Công ty nên điều chỉnh lại phơng pháp tính giá, áp dụng phơng pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập.

      Kiến nghị về hình thức sổ

      Công ty có thể tạo ra sự thu hút, hấp dẫn khách quan tâm đến hàng hoá của Công ty bằng các chơng trình khuyến mại đặc biệt, tổ chức bốc thăm trúng thởng, phát quà cho khách hàng mua hàng hoá của Công ty một cách khách quan. -Cuối cùng, để tăng kết quả kinh doanh thì cần phải có sự cố gắng của tất các bộ phận trong doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán là một trong những công cụ quạn trọng và đắc lực, đặc niệt là kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty: ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế.