Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội
MỤC LỤC
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Theo mô hình này, ở đơn vị tổ chức kế toán riêng được thành lập phòng kế toán cơ sở để thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo tài chính để gửi phòng kế toán tài chính Tổng Công ty. Còn ở cơ sở không tổ chức hạch toán riêng thì phòng kế toán Tổng Công ty bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán, thu nhận và kiểm tra chứng từ để cuối kỳ kế toán gửi các chứng từ về phòng kế toán Tổng Công ty.
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
Đặc điểm về hàng hóa và các phương thức bán hàng 1. Đặc điểm về hàng hóa
Dựa trên những đặc tính của hàng hóa cũng như đặc điểm tổ chức của mình, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã tiến hành bán hàng theo hai phương thức chính đó là bán buôn và bán lẻ hàng hóa, mỗi phương thức bán hàng trên lại được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như bán vận chuyển thẳng, bán trực tiếp qua kho…. Đối với phương thức bán buôn hàng hóa, Tổng công ty Thương mại Hà Nội cho phép khách hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản qua ngân hàng…Tùy thuộc vào từng khách hàng Tổng công ty có thể cho phép hàng thanh toán chậm sau một thời gian được quy định trong hợp đồng.
Kế toán thu mua và nhập kho hàng hóa
• Cuối tháng, kế toán tại bộ phận bán hàng có nhiệm vụ: đối chiếu số liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa với thủ kho; lập bảng kê khai thuế tiêu thụ theo mẫu; tập hợp các hóa đơn GTGT và nộp về phòng kế toán trước ngày 5 của tháng tiếp theo. Hiện nay Tổng công ty Thương mại Hà Nội có hai nguồn mua hàng chính là mua hàng nội địa và mua hàng nhập khẩu, các đơn vị kinh doanh của Tổng công ty chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thu mua hàng hóa trong nước và nhập khẩu hàng hóa.
SỔ CÁI
Kế toán bán hàng
Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa, khi khách hàng mua hàng hóa trên 100.000 đ hoặc dưới 100.000 đ nhưng khách hàng yêu cầu hóa đơn, kế toán tại quầy hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa bán lẻ như bình thường cho khách hàng. Khi khách hàng mua hàng dưới 100.000 đ và không yêu cầu có hóa đơn, kế toán tại quầy hàng sẽ lập “ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” trong đó ghi đầy đủ số lượng và đơn giá bán của số hàng hóa bán lẻ chưa có hóa đơn và nộp bảng kê này lên phòng kế toán Tổng công ty. Kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”.
HểA ĐƠN GTGT
Đối với các khách hàng mua với số lượng lớn nhưng ít chủng loại hàng hóa, trên hóa đơn GTGT sẽ ghi trực tiếp số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng. Đối với những khách hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng hóa, kế toán chỉ ghi tên chung của các mặt hàng trên hóa đơn GTGT và lập Bảng kê chi tiết đính kèm, bảng kê này trùng với hóa đơn GTGT về số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán và có chữ ký đóng dấu của thủ trưởng đơn vị. Dựa vào đó kế toán hàng hóa sẽ vào phần mềm “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu vào phần “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”.
PHIẾU XUẤT KHO
Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Chảo chống dính 18mm Đơn vị tính: Chiếc. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Chú thích (*): Đơn giá xuất bán hàng hóa do phần mềm kế toán tự động tính vào cuối mỗi quý.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Nhằm nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa, lựa chọn phương thức bán hàng thích hợp Tổng công ty Thương mại Hà Nội còn thực hiện các biện pháp thu hút khách hàng như cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và cho phép khách hàng trả lại hàng hóa khi hàng không đảm bảo yêu cầu. Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà Tổng công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế. Kế toán tổng hợp vào phần hành “Kế toán tổng hợp” chọn “Cập nhật số liệu” rồi chọn “Phiếu kế toán” để lập “Phiếu kế toán” (Biểu số 2.16 )làm chứng từ gốc cho bút toán phân bổ và kết chuyển chi phí thu mua cuối kỳ.
PHIẾU KẾ TOÁN
Có ba hình thức thanh toán với khách hàng được áp dụng tại Tổng công ty đó là thanh toán ngay, trả trước và trả chậm, trong đó hai hình thức được áp dụng chủ yếu là thanh toán ngay và trả chậm. Thủ quỹ tiến hành thu tiền theo phiếu thu và ký xác nhận đã thu đủ số tiền, sau đó phiếu thu được chuyển về cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, kế toán tập hợp các phiếu thu và trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Do số tiền phát sinh trong nghiệp vụ bán buôn hàng hóa lớn nên trình tự luân chuyển Phiếu thu như sau: Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu thành 3 liên, ký xác nhận rồi chuyển Phiếu thu cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt, sau đó Phiếu thu được chuyển cho Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận.
SỔ QUỸ
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết TK 131- chi tiết từng khách hàng, Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, Nhật ký chứng từ số 8 và từ đó kết chuyển dữ liệu vào sổ cái TK131 của từng quý. Khi khách hàng thanh toán nợ cho Tổng công ty, kế toán căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có để nhập dữ liệu vào máy tính. - Sổ chi tiết TK 1311VH- Phải thu công ty TNHH TM&DV Việt Hàn - Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Khi bán hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT lập cho số hàng hóa bán ra, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK3331, sổ cái TK3331, và lên “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra”. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như Phiếu chi, hóa đơn GTGT, bảng thanh toán tiền lương…nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu lê sổ chi tiết TK 641, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK 641 và các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào các bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ để lập Phiếu kế toán làm căn cứ cho các bút toán phân bổ chi phí bán hàng.
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Đánh giá
Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã tự khẳng định mình bằng những kết quả đã đạt được trong suốt những năm qua: hoạt động kinh doanh có lãi và không ngừng phát triển về qui mô, mở rộng thị trường, phát huy lợi thế so sánh trong hợp tác và phân công lao động để thành công ở thị trường trong nước và quốc tế. Điều này là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm, nếu thanh toán trong thời gian thỏa thuận khách hàng không phải trả lãi nhưng nếu thanh toán ngoài thời hạn đó thì phải chịu một số tiền lãi trên tổng giá thanh toán, do đó kế toán thường đợi đến khi hợp đồng kinh tế được thanh lý thì mới tiến hành lập hóa đơn GTGT và hạch toán lãi trả chậm một thể. Điều này là do Tổng công ty áp dụng chính sách trả chậm với các khách hàng lâu năm, nếu thanh toán trong thời gian thỏa thuận khách hàng không phải trả lãi nhưng nếu thanh toán ngoài thời hạn đó thì phải chịu một số tiền lãi trên tổng giá thanh toán, do đó kế toán thường đợi đến khi hợp đồng kinh tế được thanh lý thì mới tiến hành lập hóa đơn GTGT và hạch toán lãi trả chậm (nếu có) một thể.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội
Thứ năm, do áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nên GVHB chỉ xác định được vào cuối mỗi kỳ kế toán, ngoài ra khi lập phiếu xuất kho do không tính được giá vốn của số hàng xuất bán nên kế toán phải ghi đơn giá bán trên hóa đơn vào cột đơn giá. Thứ sáu, Tổng công ty không sử dụng các tài khoản 521, 531, 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu mà điều chỉnh trực tiếp qua tài khoản 511 gây khó khăn cho việc quản lý chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu. Thứ hai, đối với các hàng hóa trong kho của Tổng công ty, dù thời gian lưu kho và giảm giá so với giá trị thuần có thể thực hiện được không nhiều kế toán vẫn phải tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số hàng hóa bị giảm giá.
Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh
Ngoài ra, để phát triển bền vững, Tổng công ty cần chú trọng hơn vào việc đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các chính sách tiền lương, tiền thưởng, xây dựng văn hóa làm việc riêng cho Tổng công ty và lấy đó làm nền tảng cho sự phát triển. Qua việc tìm hiểu đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty Thương mại Hà Nội” em đã thấy được vai trò vô cùng quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với các công ty kinh doanh thương mại nói chung và Tổng công ty nói riêng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn, kịp thời. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cán bộ phòng Kế toán- Ban Tài chính Kế toán và Kiểm toán, phòng Tổ chức nhân sự Tổng công ty Thương mại Hà Nội và cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái đã chỉ bảo tận tình, giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này!.