Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động phân tích công việc tại Tổng công ty Sông Đà
MỤC LỤC
Lập kế hoạch
+ Xác định những tài liệu, thông tin cần thu thập và phơng pháp thu thập thông tin nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. + Công tác chuẩn bị: Phân tích công việc phải đợc sự nhất trí và ủng hộ của các cấp lãnh đạo, cần tuyên truyền rộng rãi mục đích của phân tích công việc để nhận.
Giai đoạn thiết kế
Để thực hiện tốt việc phỏng vấn, ngời cán bộ phỏng vấn phải chuẩn bị kĩ những nội dung cần phỏng vấn, lựa chọn đối tợng phỏng vấn, tránh hỏi hoặc trao đổi về những vấn đề khụng rừ ràng, gõy khú khăn cho ngời lao động trong việc cung cấp thông tin. Ngời lao động sẽ tự ghi chép tình hình thực hiện công việc của mình vào một cuốn sổ đợc thiết kế sẵn gồm: Thứ tự công việc, tên công việc, nội dung công việc, thời gian sử dụng,… Ưu điểm lớn nhất của phơng pháp này là thu đợc nhiều thông tin phong phú và chính xác, chi phí thấp.
Giai đoạn thu thập và phân tích thông tin
Phơng pháp này chỉ thích hợp với những công việc có chu trình làm việc ngắn, trạng thái làm việc ổn định. Lợng thông tin thu thập đợc không nhất quán, do đó mất rất nhiều thời gian để chỉnh sửa, bổ sung.
Giai đoạn vận dụng các kết quả thực hiện công việc
- Xác định các phơng pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc, thiết kế các bản hỏi, phiếu điều tra mẫu dùng trong phân tích công việc. - ứng dụng các văn bản kết quả phân tích công việc vào thực tiễn: Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng, đào tạo, bố trí cán bộ, đánh giá xếp loại nhân viên….
Kế hoạch hoá nhân lực
- Tổ chức thu hút , hớng dẫn cán bộ các bộ phận khác tham gia phân tích công việc.
Bố trí, sắp xếp nhân lực
Nếu yờu cầu cụng việc khụng rừ ràng thỡ dự cú tuyển đợc ngời thích hợp cũng không thể sắp xếp cho họ một công việc hợp lí. Kế hoạch và nội dung đào tạo phải phù hợp với thực tế công việc mà ngời đó đảm nhận, phù hợp với yêu cầu phát triển của tổ chức.
Quản lí tiền lơng- thởng- phúc lợi đối với ngời lao động
Cơ sở của bố trí và sắp xếp nhân lực là cân đối giữa yêu cầu công việc và khả. Ngày nay, công tác đào tạo nhân viên đòi hỏi thời gian và kinh phí tốn kém.
Cải tiến, hoàn thiện công tác vệ sinh, an toàn lao động
Phân tích cụng việc sẽ chỉ rừ cho ngời lao động thấy những nhiệm vụ cụ thể, trỏch nhiệm của ngời lao động, trình tự tiến hành các hoạt động lao động, điều kiện làm việc và môi trờng xung quanh để từ đó họ có đợc nhận thức đầy đủ và chính xác về công việc mình đang làm. Từ sự thực hiện công việc của ngời lao động, doanh nghiệp sẽ không ngừng phát triển và lớn mạnh vì ngời lao động trở nên gắn bó, trung thành với tổ chức, ra sức cống hiến vì.
Thực trạng hoạt động phân tích công việc ở bộ phận cơ quan
Từ đó doanh nghiệp có thể phát huy tối đa hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, tạo động lực và kích thích khả năng làm việc của nhân viên. Mối quan hệ trong tổ chức đợc cải thiện, quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với ngời lãnh đạo, quản lí trở nên cởi mở, thân thiện hơn.
Tổng công ty Sông Đà
Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Sông Đà
Tổng công ty tham gia xây dựng các công trình công nghiệp kĩ thuật cao nh nhà máy giấy Bãi Bằng, nhà máy xi măng Nghi Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai… và các công trình lớn nh toà nhà Mặt Trời Sông Hồng, ngân hàng Công Thơng Việt Nam, trung tâm Bu chính Viễn thông… Tổng công ty Sông Đà còn là chủ đầu t. Xây dựng, lắp đặt đờng dây và trạm biến áp là một trong những thế mạnh của Tổng công ty với đờng dây 500KV Bắc- Nam, đờng dây 220KV Phả Lại- Bắc Giang, trạm biến áp 500KV Hoà Bình- Pleicu, trạm biến áp 220KV ở Việt Trì, Bắc Giang, Sóc Sơn,… cùng nhiều công trình hạ thế phục vụ phát triển dân sinh khác.
Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty
Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nớc, Tổng công ty Sông Đà đã hai lần đợc tặng thởng Huân chơng Hồ Chí Minh cùng nhiều huân huy chơng cao quý khác. Với sự đa dạng hoá ngành nghề và lĩnh vực sản xuất kinh doanh, Tổng công ty Sông Đà đang dần khẳng định vị trí của mình trong ngành Xây dựng trong nớc, từng bớc đa Tổng công ty phát triển thành tập đoàn kinh tế mạnh.
Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu
Xây dựng và phát triển Tổng công ty thành một tập đoàn kinh tế mạnh đa sở hữu với đội ngũ cán bộ công nhân viên có tính chuyên nghiệp cao, có trình độ khoa học công nghệ và quản lí tiên tiến, có sức cạnh tranh lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tổng công ty Sông Đà là một Tổng công ty nhà nớc với hơn 50 đơn vị thành viên, gồm các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, Ban quản lí và ban điều hành các dự án thuộc Tổng công ty, các công ty cổ phần,các đơn vị liên doanh, các đơn vị sự nghiệp, các đại diện, chi nhánh của Tổng công ty trong và ngoài nớc….
Chất lợng lao động
Tuy nhiên, tốc độ tăng số lợng lao động ngày một giảm đi với lí do Tổng công ty đã vận dụng các phơng tiện, thiết bị công nghệ hiện đại vào sản xuất, giảm thiểu hao phí sức lao động của con ngời. Với qui mô hơn 50 đơn vị thành viên nên các phòng ban nghiệp vụ TCT có nhiệm vụ chủ yếu là tổng hợp, thống kê, báo cáo và ra quyết định dựa trên số liệu báo cáo của các đơn vị, khối lợng công việc hành chính là rất lớn.
Chức năng
- Công tác sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp: Hớng dẫn các đơn vị triển khai theo mô hình tổ chức quản lí mới: Công ty cổ phần, công ty TNHH nhà nớc một thành viên…. - Quy hoạch và hớng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ chính sách đối với ngời lao động: Kí kết, chấm dứt hợp đồng lao động, sa thải, kỉ luật lao động, chế độ khen thởng… sao cho phù hợp với quy định của Luật Lao động và các quy định của nhà nớc.
Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức đào tạo- TCT
- Tổ chức hớng dẫn thi nâng bậc hàng năm, tổ chức luyện tay nghề, thi thợ giỏi cho cán bộ công nhân viên toàn TCT.
Công tác tuyển dụng, bố trí và sắp xếp nhân lực
Nhu cầu tuyển dụng đôI khi không xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của TCT, từ đó dẫn đến tình trạng tuyển ngời không phù hợp với yêu cầu công việc. Quá trình tuyển dụng bị ảnh hởng và chi phối bởi các yếu tố chủ quan (các mối quan hệ quen biết, tình cảm…) nên qui trình tuyển dụng bỏ qua các bớc quan trọng nh phỏng vấn, trắc nghiệm… Từ đó lựa chọn ứng viên không đủ năng lực và trình độ để đảm nhận công việc đợc giao.
Hoạt động kiểm tra, đánh giá và xếp loại nhân viên các phòng chức n¨ng
Nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lí, chuyên môn nghiệp vụ, tạo nguồn cán bộ kế cận, cán bộ chiến lợc cho TCT, cơ quan TCT không ngừng mở các lớp đào tạo, bồi dỡng , nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên cơ quan TCT và các đơn vị thành viên. Công tác đào tạo cán bộ luôn đợc cơ quan Tổng công ty quan tâm đầu t, hàng năm có kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng lĩnh vực, ngành nghề, cân đối giữa nhu cầu và khả năng thực tế để xác định đối tợng, nội dung cần đào tạo.
Công tác thù lao - khen thởng- kỉ luật lao động
TCT thành lập một hội đồng thi đua khen thởng- kỉ luật, trên cơ sở báo cáo, đề nghị của các phòng chức năng, hội đồng thi đua khen thởng- kỉ luật sẽ ra các quyết định khen thởng hay kỉ luật cán bộ công nhân viên. TCT có những hình thức khen thởng nh tặng quà, huân huy chơng, cờ lu niệm…hình thức kỉ luật có thể là cảnh cáo, khiển trách, kéo dài thời gian nâng lơng, thuyên chuyển công tác, buộc thôi việc….
Hiệu quả sử dụng thời gian làm việc
Sự kiêm nhiệm công tác ở nhiều vị trí công việc khác (chủ yếu là công tác đoàn thể) khiến cho ngời lao động mất rất nhiều thời gian vào nó, từ đó dễ dẫn đến lơ là công việc chính, hiệu quả thực hiện công việc sẽ không cao. Nhiều CBCNV còn lúng túng khi sử dụng máy tính và các phần mềm chuyên dụng (mặc dù TCT liên tục mở các lớp bồi dỡng kiến thức tin học), sự thiếu hiểu biết về kĩ năng soạn thảo văn bản, các quy định của Nhà nớc về quản lí.
Chi phí quản lí doanh nghiệp
Phần lớn những ngời này đều là những ngời trẻ và có năng lực, tập trung chủ yếu ở các phòng nh phòng Kinh tế, phòng Tài chính, phòng Quản lí kĩ thuật, những phòng này có lợng nhân viên di chuyển nhiều nhất (Phòng Tài chính trong năm 2005 có 12 ngời, phòng Kinh tế có 8 ngời, phòng quản lí kĩ thuật có 7 ngời xin chuyển công tác). Đây cũng là một bài học để TCT có thể đa ra những chính sách thu hút và đãi ngộ nhân tài, tạo cho họ cơ hội và môi trờng thuận lợi để họ có thể phát huy tối đa năng lực bản thân, đồng thời sẵn sàng cho họ thăng tiến lên những vị trí cao hơn nếu thực sự có khả năng.
Về phía cán bộ công nhân viên
Những nguyên nhân trên phần lớn đều thuộc về chủ quan ngời quản lí cũng nh ngời nhân viên, vì vậy rất khó để có thể tìm ra biện pháp làm thay đổi các yếu tố đã thuộc về bản thân con ngời. Để có thể tiến hành hoạt động phân tích công việc một cách hiệu quả, tổ chức cần thay đổi một cách căn bản hệ thống tổ chức và quản lí, phong cách lãnh đạo và làm việc, nề nếp sinh hoạt và cách suy nghĩ của từng ngời.
Một số giảI pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động phân tích công việc ở bộ
Bên cạnh đó, lề lối và tác phong làm việc đã tạo cho ngời nhân viên thói quen thụ động, ỷ lại, lời suy nghĩ và sáng tạo. Để đợc nh vậy đòi hỏi Tổng công ty phải đầu t thời gian, công sức và chi phí không nhỏ.
Bản hỏi phân tích vị trí việc làm (PAQ- Position Analysis Questionaire)
Để thực hiện công việc, anh (chị) thờng giao tiếp định kì, không định kì. Anh (chị) cho rằng mức lơng mà anh (chị) nhận đợc có phù hợp với những.
Bản mô tả công việc (1)
- Phối hợp với các trởng phòng khác trong việc thực hiện các hoạt động quản lí nhân sự, thờng xuyên kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện các chính sách nhân sự. - Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, khen thởng, bố trí công việc, giảI quyết chế độ chính sách đối với ngời lao.
Môc lôc
Thực trạng hoạt động phân tích công việc ở bộ phận cơ quan TCT Sông Đà……… 29.