Tình hình thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây dựng công trình II

Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp xây dựng II

Xí nghiệp xây dựng công trình II là một đơn vị XDCB nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tới 80% giá trị sản lượng mà nguyên vật liệu sử dụng trong xây dựng nói chung rất đa dạng phong phú. Đây là những vật liệu xây dựng mà tính chất lý, hoá của chúng rất khác nhau, do đó yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ đến khâu sử dụng. Trong thực tế, hoạt động sản xuất ở xí nghiệp phần lớn vật liệu mà xí nghiệp sử dụng có khối lượng lớn, cồng kềnh, không phù hợp với việc nhập kho như: gạch ngói các loại, cát các loại, cấu kiện bê tông.

- Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà tất cả đều được coi là vật liệu chính: Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà xí nghiệp sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ. - Nhiên liệu: Bao gồm xăng dầu, các loại như xăng, dầu Diezel, dầu phụ, dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên chở vật liệu hoặc cho cán bộ lãnh đạo của xí nghiệp hay các phòng ban để công tác. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà xí nghiệp sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô.

Mặc dù số lượng chủng loại nguyên vật liệu của xí nghiệp nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết nguyên vật liệu của xí nghiệp chặt chẽ, nguyên vật liệu nhập kho thuộc lô hàng nào thì thường xuất thẳng luôn cho các đội. * Phòng kế toán các xí nghiệp và chi nhánh trực thuộc có trách nhiệm theo dừi tập hợp tất cả mọi chi phớ, tổng hợp tất cả cỏc số liệu và tổ chức cụng việc kế toán xử lý chứng từ ban đầu đến việc lập báo cáo kế toán gửi lên phòng. Đồng thời phòng tài chính kế toán xí nghiệp còn có trách nhiệm tổng hợp các xí nghiệp và chi nhánh gửi lên kết hợp với các số liệu của tổ đội và các số liệu khác lập báo cáo kế toán chung toàn xí nghiệp.

Khi xí nghiệp nhận thầu xây dựng mà thời gian xây dựng kéo dài, việc thanh toán tiền theo hợp đồng xác định theo hình thức tạm thanh toán theo tiến độ, hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn giao thì cơ sở phải kê khai xác định thuế tạm nộp phát sinh hàng tháng. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là đòi hỏi phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung, công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu.

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất kho thì nhân viên kế toán vật tư căn cứ vào PNK, PXK(do phòng vật tư - thiết bị chuyển sang phòng kế toán làm thủ tục nhập, xuất kho) để cập nhập dữ liệu vào máy theo đúng mã đối tượng liên quan và đúng nội dung kinh tế phát sinh. Định kỳ (5-10 ngày), nhân viên kế toán vật tư xuống kho kiểm tra việc ghi chép của các thủ kho trên thẻ kho, đối chiếu việc ghi chép các chi tiêu nhập, xuất trên thẻ kho với PNK, PXK và kiểm tra số tồn kho trên thẻ kho. Cuối tháng, nhân viên kế toán sẽ mang bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư xuống kho để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của từng thứ nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo tồn kho vật tư cho từng tháng.

PHIẾU NHẬP KHO

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng Chinpon HP PC 40 Đơn vị tính: Tấn. Đơn vị: xí nghiệp xây dựng công trìng II Địa chỉ: số 26 ngừ 9,Minh Khai-Hai Bà Trưng- Hà Nội. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép 10 Thái.

0 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi bảy triệu bảy trăm năm mươi nghàn đồng chẵn.

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Xuất cho công trình Thanh Xuân Xuất cho công trình Đội Cấn Xuất cho công trình Đội Cấn Xuất cho công trình Thanh Xuân. - TK152- Nguyên liệu vật liệu (TK1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính): Dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu theo giá thực tế. - TK331- Phải trả người bán : Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp.

- TK133- Thuế GTGT được khấu trừ (TK1331-Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ): phản ánh thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp được khấu trừ. - TK621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm. Căn cứ vào phiếu báo giá này xí nghiệp chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tuỳ thuộc vào khả năng xí nghiệp.

Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho xí nghiệp. Để theo dừi quan hệ thanh toỏn với những người bỏn, xớ nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán- từ tài khoản 311 "phải trả cho người bán". Đây là sổ dựng để theo dừi chi tiết cỏc nghiệp vụ nhập vật liệu và quỏ trỡnh thanh toỏn với từng người bán của xí nghiệp.

Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 06 năm 2003, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết - TK331 theo các định khoản trên. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán.

Do khối lượng lớn, kho không chứa đủ kế toán căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán để nhập vào kho vật liệu tương tự như đối với trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài. Các phiếu nhập, xuất được phản ánh trên sổ kế toán giống như các trường hợp nhập kho từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất. Ở xí nghiệp xây dựng số 1 vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng để xây dựng các công trình, đáp ứng được tiến độ thi công.

Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời theo từng đội, tổ trong xí nghiệp, đảm bảo chính xác chi phí vật liệu trong toàn bộ chi phí sản xuất. Sau khi cập nhật đúng thì máy sẽ ghi vào bảng kê chứng từ nhập vật tư, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư; sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết TK 154 (phần gia công) và cuối tháng trên cơ sở kế toán vật tư lọc dữ liệu theo nghiệp vụ để ghi vào sổ cái liên quan.