Thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty May Thăng Long

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty

NVL mà Công ty mua vào không chỉ là NVL trong nớc (vải, khuy, khoá..) mà một số loại nhập từ nớc ngoài (mex, xốp, vải bò..) do những loại này trong nớc không có hoặc không đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất của Công ty. Nếu Công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về kho Công ty thì bên cạnh việc phản ánh số lợng NVL nhập kho, kế toán phải hạch toán chi phí vận chuyển, nếu nh Công ty này giả hộ chi phí vận chuyển cho khách hàng (theo thoả thuận giữa 2 bên) và đợc hạch toán là "giá trị VL nhận gia công". Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trờng tìm ra phơng án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt qua.

Phiếu nhập kho hay phiếu nhập vật t đợc nhập thành 3 liên (do phòng kế hoạch, NVL mua ngoài) hoặc phòng thị trờng lập ( NVL nhập gia công) chuyển xuống cho thủ kho và ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách, số lợng NVL nhập kho vào cả 3 liên. Sau đó, thủ kho gửi một liên về phòng kế hoạch (phòng thị trờng), một liên giữ lại để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL, liên 3 (kèm theo chứng từ gốc là HĐBH) gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán tiền cho ngời bán hoặc nợ phải trả ngời bán hay với khách hàng đặt gia công. Phiếu nhập vật t dùng để phản ánh số lợng NVL nhận gia công nhập kho, phiếu này khác với phiếu nhập kho ở chỗ phiếu nhập kho phản ánh cả giá trị NVL mà Công ty mua ngoài nhập kho.

Trờng hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng thị trờng, đồng thời cùng ngời giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. Phiếu này đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu cuống phiếu, 1 liên lu để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng, 1 liên (sau khi đợc TGĐ và phòng kế hoạch ký duyệt) đợc chuyển xuống cho thủ kho để tiến hành xuất. Sau khi xuất khẩu thủ kho ghi vào phiếu xuất khẩu số lợng NVL tại Hà Nội, còn đối với các Xí nghiệp ở xa nh: Xí nghiệp liên doanh ( Bái Tử Long - Quảng Ninh, Xí nghiệp Nam Hải..) để phản ánh việc xuất NVL cho các Xí nghiệp này, thủ kho phải sử dụng " Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ" (do phòng kế hoạch lập).

Sau đó, thủ kho tiến hành vào thẻ kho theo từng cột N - X về mặt lợng (ghi theo số thực N - X) và tính ngay ra số tồn kho cho từng thứ NVL hàng ngày, số tồn đợc ghi trên cột tồn của thẻ kho (thẻ kho đợc kế toán lập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho và dùng để ghi chép sự biến dộng N - X - T từng loại NVL về số lợng). Định kỳ ( 5 - 6 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu X - N) và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu và ghi sổ, đồng thời thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. Cuối tháng sau sau khi tính ra đơn giá xuất thì xác định giá trị NVL xuất kho và tồn kho, đồng thời lập kế hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu với kế toán tổng hợp và lập báo cáo NVL tồn kho.

Trờng hợp phế liệu thu hồi nhập kho, hoặc xuất dùng không hết thì căn cứ vào số lợng nhập và giỏ thực tế (mua vào) để phản ỏnh loại NVL này đợc theo dừi ở phần nhập khác trên báo cáo N - X - T kho NVL do thủ kho lập. Riêng đối với NVL mà khách hàng mang đến gia công nh đã trình bày: kế toỏn Cụng ty chỉ theo dừi về số lợng, nhng đồng thời phải theo dừi chi phớ vận chuyển, nếu Công ty đồng ý vận chuyển hộ khách hàng về kho Công ty. NVL nhận gia công sau khi về kho Công ty và xuất cho các Xí nghiệp thì khoản chi phí vận chuyển đợc phân bổ cho các Xí nghiệp dựa vào lợng NVL chính xuất cho Xí nghiệp và chi phí bình quân.

Cụ thể quá trình hạch toán tổng hợp NVL nh sau: Sau mỗi nghiệp vụ liên quan đến NVL phát sinh kế toán hạch toán chi tiết NVL (ghi sổ chi tiết NVL ..) phản ánh các bút toán tăng, giảm NVL trên các sổ chi tiết liên quan và cuối tháng lên các NKCT và BK. Đối với các nghiệp vụ xuất NVL cho sản xuất, kế toán phản ánh những bút toán này trên "bảng kê nhập xuất VL" nếu xuất NVL cho sản xuất trên "Bảng kê xuất NVL phục vụ sản xuất chung" nếu xuất NVL cho sản xuất chung phục vụ quản lý.

Báo cáo nhập vật liệu

Báo cáo này đợc gửi lên cho kế toán vào cuối tháng và là căn cứ để đối chiếu với. Căn cứ vào nhu cầu vật t cần dùng, cán bộ VT xin lĩnh tiền tạm ứng kế toán căn cứ phiếu chi tiết để ghi vào sổ chi tiết tính toán tạm ứng theo từng đối tợng nhận tạm ứng. Khi nhập vật liệu kế toán căn cứ hoá đơn phiếu nhập, các chứng từ liên quan để ghi vào sổ chi tiết tính toán tạm ứng.

Sổ chi tiết tớnh toỏn tạm ứng đợc lập để theo dừi tỡnh hỡnh tớnh tạm ứng của từng đối tợng nhận tạm ứng. - Cột số d đầu kỳ: Chuyển tơng ứng từ sổ chi tiết tính toán tạm ứng của kỳ tríc cét sè d cuèi kú. - Cột số phỏt sinh mỗi chứng từ đợc lập trờn một do ngời của sổ theo dừi Nguyên tắc chứng từ ghi tiền tạm ứng đợc ghi vào số phát sinh Nợ, chứng từ nhập vật liệu tính toán tiền ghi vào cột phát sinh Có.

- Cuối tháng cột số phát sinh xác định số d cuối kỳ để ghi vào cột số d. Số liệu của sổ chi tiết tính toán tạm ứng đợc ghi vào NKCT số 10. Cuối tháng sau khi kiểm tra đối chiếu khoá sổ kế toán, lập chứng từ số 10.

VD: Căn cứ nhu cầu vật liệu Ông Nguyễn Hải Đờng lập giấy đề nghị tạm ứng khi nhận đợc giấy kế toán tiến hành ghi phiếu chi, và thủ quỹ chi đúng số tiền trên giấy tạm ứng.

Sổ chi tiết TK 141

Trờng hợp tơng ứng trớc tiền cho ngời bán thì kế toán cũng ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán chi tiết cho từng ngời. Căn cứ mỗi tháng sau khi khoá sổ chi tiết thanh toán với ngời bán kế toán lấy số liệu ghi NKCT số 5. Cách lập: NKCT số 5 vào cuối tháng, mỗi ngời bán trong sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5.

Ghi nợ có TK..Căn cứ vào cột ghi nợ TK 331 và TK đủ của sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Nếu số tiền Công ty còn nợ ngời bán thì ghi vào cột số d có, nếu số tiền Công ty đã ứng trớc cho ngời bán thì ghi vào cột d nợ. Là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho VL, CCDC của Công ty chủ yếu nhằm mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh.

Vì vậy, việc kế toán tổng hợp xuất NVL đòi hỏi phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, đúng đối tợng sử dụng VL xuất dùng. Công ty may Thăng Long tính giá trị VL xuất dùng theo phơng pháp bình qu©n ca kú dù tr÷. Để phản ánh kịp thời nguyên giá vật liệu xuất dùng trong tháng kế toán tiến hành lập bảng kê xuất nguyên vật liêụ, bảng kê này đợc lập vào cuối tháng cho từng Xí nghiệp may.

Khi xuất kho nguyên vật liệu cho từng Xí nghiệp tại các Xí nghiệp nhân viên thống kê lập báo cáo chế biến, báo cáo thành phẩm, báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu (về mặt lợng), gửi lên phòng kế toán. Kế toán nguyên vật liệu sẽ lập báo cáo tổng hợp nhập xuất chế biến tồn nguyên vật liệu. NVL dựng cho sản xuất chung đợc theo dừi trờn "Bảng kờ xuất VL phục vụ sản xuất chung".

Đợc tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm nhằm kiểm tra, giám sát vật t hàng hoá trong kho. Việc thực hiện do các nhân viên dới kho tiến hành, khi có kết quả kiểm kê kế toán sẽ ghi nhận trên sổ sách các trờng hợp thừa thiếu, mất mát (dựa vào biên bản kiểm kê). Công tác kiểm kê kho ở Công ty thờng kéo dài, do NVL cũng nh các loại hàng tồn kho khác có quá nhiều loại.