Quản lý kho vật tư tại Xí nghiệp đầu máy Hà Nội thông qua kế toán vật liệu

Kế toán chi tiết vật liệu 1. Chứng từ kế toán sử dụng

Những chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và đó cũng là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán, để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu, thực tiễn quản lý có hiệu quả phục vụ kịp thời đầy. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ là rất quan trọng… những chứng từ kế toán về việc nhập xuất vật liệu phải đợc lập theo đúng những quy định về mẫu biểu, phơng pháp, trách nhiệm ghi chép và số liệu cần thiết. + ở phòng kế toán hàng ngày định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho của từng kho.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật t tính ra tổng số nhập, xuất tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu về giá trị, số lợng của từng loại vật liệu.

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán tổng hợp

Đối chiếu số liệu kế toán với kết quả kiểm kê ở một thời điểm nào đó sẽ xác định đợc tình hình thừa thiếu vật liệu. Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả. Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật liệu (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.

Giỏ trị của vật liệu mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dừi, phản ỏnh trờn một tài khoản kế toán nói riêng TK 611 mua hàng. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Tài khoản sử dụng: TK 611 - Mua hàng. - Trị giá thực tế hàng hóa, vật t tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế hàng hóa vật t mua vào trong kỳ.

- Trị giá thực tế hàng hóa, vật t tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ. - Trị giá hàng hóa gửi bán nhng cha đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu Tùy theo phơng pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lợng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất.

Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" cần phải xác định hớng mở chứng từ ghi sổ nghiệp vụ, xuất,có thể mở chung hoặc mở riêng cho 2 nghiệp vụ này.

Phân tích tình hình đảm bảo cung cấp dự trữ nguyên vật liệu dùng vào sản xuất bao gồm nhiều loại nh

Vì vậy để đánh giá tình hình cung cấp vật t về tổng khối lợng nguyên vật liệu không thể dựa vào giá thực tế của chúng mà phải biểu hiện khối lợng nguyên vật liệu thực tế cung cấp theo giá kế hoạch. Cung ứng đủ số lợng là rất cần thiết, nếu cung ứng quá lớn d thừa sẽ gây ứ đọng vốn, nhng ngợc lại nếu cung cấp không đủ sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Nh vậy, ta phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp.Bởi công việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất phải đợc tiến hành thờng xuyên định kỳ.

Nh vậy, để thấy rừ thành tớch hay tồn tại của doanh nghiệp trong việc thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, một trong những nội dung ý nghĩa quan trọng là phải chỉ ra đợc tình hình khai thác các nguồn cung cấp nguyên vật liệu để đảm bảo nhu cầu sản xuất. Khi phân tích vấn đề này, có thể so sánh trị giá nguyên vật liệu thực tế từng nguồn cung cấp với tổng giá trị nguyên vật liệu kế hoạch, cũng nh với tổng giá trị giá nguyên vật liệu thực tế cung cấp. Phân đoạn vận dụng đầu máy Yên Viên gồm có: 1 đội lái máy, 1 đội lái máy hơi nớc và 1 đội lái máy diezen phụ trách toàn bộ chạy tàu trên khổ đờng 1435 và đờng vòng.

Phòng tài vụ: Quản lý tiền và hàng của xí nghiệp dới sự lãnh đạo của kế toán trởng, tham mu cho giám đốc về kế hoạch chi tiêu và quản lý vốn, trực tiếp trả lơng cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về công tác bảo vệ trật tự an ninh xí nghiệp, công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy, công tác văn th, đánh máy, quản lý nhà ở…. Phòng kỹ thuật: là phòng quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất của xí nghiệp, tham mu cho giám đốc những đề tài, sáng kiến cải tiến hớng dẫn công nghệ sửa chữa đầu máy ở các xí nghiệp.

Nh vậy, tham mu cho giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và phân công lao. Hàng quý, hàng năm xí liên hợp I sẽ giao cho xí nghiệp 1 kế hoạch công việc vận tải bao gồm km và bao nhiêu km tổng trọng và đi kèm với kế hoạch công việc là kế hoach chi nh gồm các khoản mục chi phí: vật liệu, nhiên liệu, lơng BHXH, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác.

Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và phân tích vật liệu 1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp

Là xí nghiệp thành viên của xí nghiệp liên hợp vận tải đờng sắt với hai nhiệm vụ chính là vận hành và sửa chữa đầu máy không có kế hoạch thu mà chỉ có kế hoạch chi. - Phụ tùng thay thế: Riêng ở xí nghiệp này chỉ những vật t dùng để thay thế, sửa chữa cho đầu máy mới đợc xếp là phụ tùng còn các vật t dùng để thay thế và sửa chữa cho các máy móc thiết bị khác thì đợc xếp là vật t. Quá trình nhập: khi có nhu cầu nhập vật liệu, tiếp liệu tại phòng vật t trình danh sách vật liệu cần mua và báo giá cho giám đốc và trởng phòng duyệt sau đó xuống phòng tài vụ xin lĩnh tiền tạm ứng để mua vật t hoặc trả tiền sau.

Khi vật t mua về nhập kho, ban kiểm nghiệm gồm những ngời phụ trách cung tiêu, thủ kho, ngời giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra vật t dới sự chứng kiến của tiếp liệu và thủ kho rồi phòng vật t lập biên bản nghiệm thu vật t. Căn cứ vào hóa đơn biên bản kiểm nghiệm, tiếp liệu phiếu nhập kho gồm 2 liên: 1 liên do tiếp liệu giữ và 1 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. - Quá trình sản xuất: khi có nhu cầu cần sử dụng vật t thì đơn vi có nhu cầu sử dụng rất nhiều loại vật t gồm 2 liên: 1 liên chuyển lên phòng kế hoạch (l- u) 1 liên chuyển lên phòng vật t duyệt.

Sau đó ngời lĩnh vật t đem phiếu lĩnh vật t đã đợc duyệt xuống kho để lĩnh vật thủ khu xuống vật t, ghi sổ thực xuất vào phiếu lĩnh vật t, ghi thẻ kho rồi chuyển các chứng từ lên phòng kế toán. * Phân xởng nhiên liệu: có trách nhiệm mua sắm, bảo quản điều phối nhiên liệu đến các trạm nhiên liệu đảm bảo cho công tác chạy tàu là cung cấp than, dầu diezel và dầu mỡ bôi trơn. Than khi mua về, từ 2 trạm đầu nguồn là Quán Triều và Đồng Đăng sẽ đ- ợc chuyển thẳng đến các trạm hoặc nhập kho nhiên liệu tại Hà Nội sau đó chuyển đến các trạm nhiên liệu tiến hành.

Khi nhiên liệu đợc đa tới các trạm, sau đó kiểm nghiệm tiếp liệu không tiến hành lập phiếu nhập kho mà phải lập biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoảng sản vật trắng lỏng trên đó ghi số lợng theo phiếu vận chuyển và số thực nhập. Việc xuất hiện nhiên liệu còn thể hiện trên tờ cơ báo do tài xế giữ, cơ báo này phản ánh các thông tin về đầu máy trong hành trình của nó bao gồm cả việc sử dụng nhiên liệu.

Biên bản nghiệm thu

Định kỳ 3 đến 5 ngày thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán.