MỤC LỤC
Điều này đòi hỏi phải phân tích môi trường hoạt động của tổ chức và những nguồn lực mà nó sở hữu bằng phương pháp phân tích SWOT – đánh giá về điểm mạnh (strengths), điểm yếu (weaknesses), cơ hội (opportunities), đe dọa (threats). Để thực hiện kế hoạch kinh doanh, tổ chức phải xem xét các thủ tục hoạch định phù hợp nhằm xác định những việc cần làm, thời gian thực hiện và những công cụ kiểm soát cần thiết nhằm đảm bảo có thể thực hiện được những kết quả theo ngân sách.
Tuy nhiên việc lập ngân sách theo phương pháp này, các bộ phận chức năng có thể lập ngân sách liên quan đến bộ phận mình thấp hơn khả năng hiện có mà họ có thể thực hiện được, dẫn đến không phát huy tính tích cực làm trì trệ hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng hiện có của doanh nghiệp. Không có sự phối hợp của nhiều người từ nhiều bộ phận, những người không được tham gia họ cảm thấy bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định và có thể không tham gia trọn vẹn một cách có ý thức hay vô thức vào việc đạt các mục tiêu đã lập ngân sách.
Việc xây dựng ngân sách khối lượng sản xuất nhằm xác định số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, khối lượng sản phẩm sản xuất ra ngoài việc thoả mãn yêu cầu của tiêu thụ còn phải đáp ứng được cho việc tồn kho cuối kỳ, tuy nhiên một phần số sản phẩm này đã có sẵn trong kho từ đầu kỳ, số còn lại là sản xuất trong kỳ. Ngân sách này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động cần thiết cho kỳ lập ngân sách, mục tiêu là duy trì lực lượng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong quá trình sử dụng lao động.
Thông thường các mô hình hồi quy cho phép ta tách biệt các thành phần định phí và biến phí bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời làm cơ sở tính toán tỷ lệ thay đổi dự kiến. Biến phí bán hàng của doanh nghiệp có thể là biến phí trực tiếp như hoa hồng, lương nhân viên bán hàng v.v.biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng như chi phí xăng dầu, hỗ trợ bán hàng v.v.và thường được lập trên cơ sở số lượng hàng bán hoặc xác định một tỷ lệ biến phí bán hàng theo thống kê kinh nghiệm nhiều kỳ.
Ngoài ra, các khoản thu - chi thường không đồng nhất trong tháng, cho nên để đảm bảo tính chính xác thì kế hoạch tiền mặt nên được lập trên cơ sở từng ngày. Số dư tiền mặt định mức cũng không nhất thiết giống nhau ở các tháng trong năm mà có thể thay đổi, nhất là khi hoạt động của doanh nghiệp mang tính thời vụ cao.
Chẳng hạn như chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp của năm trước có thể giúp bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý nhân sự biết được phần nào thông tin về chi phí NVL và chi phí nhân công trực tiếp của năm đến. Bộ phận mua hàng có thể có những nhận định về giá mua NVL, chi phí chung nên được tách nhỏ ra thành các chi phí cấu thành và có thể dự báo các yếu tố này bằng cách sử dụng các dữ liệu quá khứ và các số liệu lạm phát tương ứng.[1].
- Điều chỉnh ngân sách: Cần phải thận trọng khi thực hiện sửa đổi một ngân sách bằng cách sử dụng phương pháp dự thảo ngân sách linh hoạt; nó cũng cần được kiểm soát và cơ cấu tốt như ngân sách ban đầu. Bởi vậy một số tổ chức sử dụng ngân sách liên tục, liên tục cập nhật ngân sách mỗi lần kết quả thực sự được thông báo, bằng cách cộng thêm một khoảng thời gian xa hơn cho hoạt động hoạch định ngân sách. Chương này đã khái quát những vấn đề cơ bản về ngân sách và hoạch định ngân sách của doanh nghiệp, mục tiêu hoạch định ngân sách, tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh, các phương pháp lập ngân sách.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG VÀ TÌNH HÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
+ Thông tin về chi phí: Tất cả các yếu tố về chi phí được dự báo thông qua thông tin về số liệu đã thực hiện trong các năm trước, đơn giá NVL được xác định tại thời điểm lập kế hoạch, các loại chi phí như chi phí NVL trực tiếp, vật liệu phụ tính toán cho cả năm và cũng được xác định tại thời điểm lập kế hoạch. Cách xác định nguyên giá TSCĐ: Tổng nguyên giá TSCĐ được xác định dựa trên nguyên giá TSCĐ tính đến thời điểm lập kế hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng chi tiết từng loại tài sản tăng thêm trong năm kế hoạch và giá trị tài sản giảm trong năm kế hoạch do thanh lý tài sản hoặc những tài sản không cần dùng. - Chi phí bán hàng: chi phí vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ, chi phí hao hụt, hư hỏng trong phát sinh quá trình vận chuyển sản phẩm, chi kiểm nghiệm( chi cho cục đo lường chất lượng sản phẩm), chi khuyến mãi phát sinh khi công ty có chương trình khuyến mãi, chi phí lương cho nhân viên bán hàng, chi phí cho việc quảng cáo, in ấn, tờ rơi.
Vì vậy công tác lập ngân sách còn một số hạn chế như chưa phản ánh đúng với tiềm lực và khả năng hiện có của từng bộ phận chức năng và công ty, chưa thu hút được sự tham gia của các nhà quản lý cấp dưới và các cá nhân có liên quan để họ có thể đóng góp những ý kiến và thông tin thực tế và bổ ích, gây ra tâm lý không đồng tình đối với nhà quản lý cấp cơ sở vì họ cho rằng bị áp đặt. Quy trình lập ngân sách của công ty chỉ dừng lại ở việc thu thập thông tin và lập ngân sách để đưa ra các số liệu, chưa quan tâm đến việc giám sát quá trình thực hiện ngân sách so với kế hoạch, để phát hiện những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân của nó, trên cơ sở đó có kế hoạch điều chỉnh kịp thời và rút kinh nghiệm. - Một số chỉ tiêu được lập dựa trên cơ sở các số liệu và thông tin không có tính chắc chắn, mang tính chủ quan của lãnh đạo các phòng ban và các cá nhân có liên quan, dẫn đến kết quả các số liệu tính toán để lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định không đảm bảo độ tin cậy, do đó tính hiệu quả của công tác lập ngân sách hiện tại chưa cao;.
THIẾT LẬP VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH HÀNG NĂM CHO CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY
+ Phũng tài chớnh, kinh doanh PHềNG TÀI CHÍNH KINH DOANH lập ngân sách tiêu thụ, kế hoạch thu tiền, và ngân sách chi phí bán hàng trên cơ sở dự báo về doanh thu; + Phòng kỹ thuật : Căn cứ vào ngân sách sản lượng tiêu thụ tiến hành xây dựng định mức nguyên vật liệu, lập ngân sách chi phí nguyên vật liệu và lập ngân sách sản xuất, đóng gói sản phẩm, chỉ đạo hai phân xưởng sản xuất 1 và 2 tiến hành thu mua nguyên vật liệu sản xuất theo đúng kế hoạch. Bộ phận này tiến hành kiểm tra, xem xét, định hướng, đưa ra các mục tiêu và có thể yêu cầu các bộ phận điều chỉnh cho phù hợp nếu cần thiết, ngân sách sau khi điều chỉnh sẽ được trình bày chi tiết trong cuộc họp gồm các thành phần như ban giám đốc, trưởng các phòng ban và các cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình lập ngân sách. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chính trong vấn đề kết hợp toàn bộ các hoạt động trong quá trình lập ngân sách, giám đốc dự báo ở tầm chiến lược công ty, phó giám đốc chịu trách nhiệm định hướng hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý của mình, trưởng các phòng ban chịu trách nhiệm về ngân sách thuộc bộ phận mình quản lý.
Nếu kế hoạch khối lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ được lập trên những căn cứ xác đáng, sát với khả năng thực tế sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiên tốt kế hoạch tiêu thụ, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều làm ứ đọng vốn và phát sinh những khoảm chi phí không cần thiết, đồng thời sẽ đảm bảo cho việc cung cấp tiêu thụ sản phẩm đều đặn cho khách hàng, tránh được tình. Mức tăng giá dự kiến: thường thì công ty đã nắm bắt được những thời điểm nào là thu mua nguyên liệu được nhiều với giá cả vừa phải, nhưng do nguồn nguyên liệu sản xuất của công ty cũng mang tính mùa vụ, vì vậy nó luôn mang tính chất không ổn định, luôn có sự biến động, nên công ty đã công thêm cả phần mức tăng giá dự kiến vào chi phí nguyên vật liệu chính dự kiến để bù vào khi mà có sự tăng giá nguyên vật liệu xảy ra, đảm bảo hơn cho kê hoạch. Những đề xuất này phần nào giúp cho việc lập ngân sách tại công ty chính xác hơn, phản ánh đúng với tiềm năng và nguồn lực hiện có, tạo mối quan hệ hài hòa giữa các cấp lãnh đạo trong công ty, mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau và các cá nhân có liên quan trong quá trình hoạch định ngân sách, nhằm huy động tối đa mọi nguồn lực để đóng góp những ý kiến hay và hữu ích, tất cả đều phải hướng tới mục tiêu chung và chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty.