Hướng dẫn hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội
MỤC LỤC
Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hóa theo phương pháp thẻ song song.
Phiếu nhập kho hàng hoá
Phiếu xuất kho
Người viết ( Ký, họ tên) (*): Công ty có chế độ thưởng cho nhân viên và đại lý theo doanh số bán hàng và doanh số đặt hàng của nhân viên và đại lý trong tháng. Báo giá kiêm phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao khách hàng, một liên thủ kho lưu, một liên kế toán lưu, một liên giao phòng kinh doanh lưu để theo dừi số lượng hàng bỏn cho khỏch hàng và cụng nợ.
Mẫu thẻ kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, khi kế toán nhập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, phần mềm kế toán máy Avt soft sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối ngày, cuối tháng kế toán kiểm tra, đối chiếu số lượng Nhập- xuất-tồn của từng danh điểm vật tư hàng hóa trên sổ chi tiết vật tư hàng hoá xem có khớp với số liệu trên thẻ kho hay không.
Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn của hàng hóa xuất bán được tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập, cứ sau mỗi lần lập phiếu nhập kho kế toán phải xử lý dữ liệu để phần mềm tính ra giá bình quân. Khi nhập kho hàng hoá, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá nhập kho, phiếu xuất kho của nhà cung cấp kế toán nhập dữ liệu phát sinh vào phần mềm kế toán. Ví dụ như, kế toán nhập phiếu nhập kho: kế toán vào nhập dữ liệu phát sinh trên màn hình giao diện chính của phần mềm kế toán Avtsoft, sau đó đánh mã chứng từ PN (phiếu nhập kho) để nhập dữ liệu.
Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu cần thiết vào phần mềm kế toán máy, kế toán kích vào ô xử lý dữ liệu, phần mềm sẽ chuyển toàn bộ dữ liệu trên vào các sổ kế toán liên quan như sổ chi tiết vật tư hàng hóa (Tk156), sổ chi tiết công nợ, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan… tiếp đến kế toán vào mục xử lý giá bình quân để phần mềm tính ra đơn vị bình quân (giá vốn) của hàng hóa.
Sổ Nhật ký chung
• Sổ chi tiết giỏ vốn – Tk 632: sổ này dựng để theo dừi tỡnh hỡnh tiờu thụ cho từng thứ thành phẩm, hàng hoá. Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và một số chứng từ liên quan.Khi kế toán nhập các chứng từ này vào phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu liên quan đến Tk 632 vào sổ chi tiết giá vốn.
Sổ chi tiết giá vốn sử dụng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội
Sổ tổng hợp theo tài khoản giá vốn hàng bán
Kế toán doanh thu bán hàng
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được xác nhận khi Công ty chuyển giao rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm và Công ty xác định được số tiền đã và sẽ thu được từ việc chuyển giao quyền kiểm soát và sở hữu đối với hàng hoá. Đến ngày 5 tháng tiếp theo kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho cho từng đại lý, xuất hoá đơn bán hàng và yêu cầu đại lý thanh toán. Đối với các đại lý, sau khi đối chiếu công nợ hàng tháng với đại lý và xác định số tiền ghi hoá đơn, kế toán xuất hoá đơn GTGT giao cho đại lý, yêu cầu thanh toán.
Hạch toán như sau: Vào mục nhập dữ liệu phát sinh trên màn hình phần mềm kế toán, nhập mã chứng từ HĐ (hóa đơn) và tiến hành nhập dữ liệu phát sinh.
Hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ HểA ĐƠN
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Sổ quyết toán công trình
Sổ tổng hợp theo tài khoản 511- doanh thu bán hàng
Đồng thời phần mềm kế toán sẽ chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết công nợ phải thu.
Sổ chi tiết công nợ phải thu
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Hàng Vesbo đại lý được hưởng 39% chiêt khấu thương mại - Hàng Tiền Phong đại lý được hưởng 11% chiết khấu thương mại - Cuối tháng tuỳ theo doanh số đặt hàng của đại lý công ty sẽ có mức thưởng, giảm giá thích hợp nhằm khuyến khích đại lý bán hàng. Đối với công trình: tuỳ theo từng công trình mà mức chiết khấu thương mại khác nhau, thường là khoảng từ 35 – 40% đối với hàng Vesbo, và 5-8% đối với hàng Tiền Phong. Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN chỉ dùng TK 532 cho việc hạch toán thưởng cho đại lý đạt doanh số thưởng.
Khi doanh số của khách hàng và đại lý đạt mức thưởng thì kế toán hạch toán: ví dụ đại lý Hùng Nga trong tháng 9 đạt doanh số thưởng là: 53.680.000 doanh số hàng Vesbo được thưởng mức 11%.
Sổ tổng hợp TK 521
Sổ tổng hợp TK 531
Sổ tổng hợp TK 532
- Chi phí tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội của nhân viên bán hàng. - Chi phí nguyên liệu, nhiên liệu phục vụ cho công tác bán hàng - Chi phí quảng cáo. Tất cả các chi phí này được tổng hợp vào TK 641, Công ty không mở Tk cấp II chi tiết đến từng chi phí.
Sổ chi tiết chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN
Cũng tương tự như kế toán chi phí bán hàng, khi phát sinh các chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán cũng tập hợp vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642. - Tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương, của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban trong Công ty. Để theo dừi chi phớ này, kế toỏn mở sổ chi tiết TK642 theo dừi tổng hợp, không mở tài khoản cấp II.
Sau khi xử lý số liệu, phần mềm kế toán sẽ chuyển dữ liệu sang các sổ kế toán liên quan như sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642), sổ chi tiết Tk111….
Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN
Việc xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN được xác định vào cuối quý. Cuối quý, kế toán căn cứ vào số liệu đã tổng hợp ở các sổ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh trong quý. Kế toán vào phần nhập dữ liệu phát sinh nhập mã chứng từ KC (kết chuyển) và thực hiện các bút toán sau: (lấy số liệu tháng 9/2009 để minh họa).
Sau khi thực hiện hết các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh, xử lý dữ liệu, ta in từ phần mềm kế toán ra các sổ báo cáo.
Sổ chi tiết TK xác định kết quả tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN
Sổ tổng hợp TK 911
Sổ tổng hợp TK 421
Báo cáo kết quả kinh doanh
MỘT SỐ í KIẾN ĐểNG GểP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI
Những ưu điểm
Hiện tại Công ty đang tiến hành đăng ký và ghi sổ theo hình thức sổ Nhật ký chung, hình thức này có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công công việc trong phòng kế toán. - Về kế toán doanh thu và xác định kết quả: Việc phân chia công việc giữa các bộ phận hợp lý, tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp được số liệu doanh thu, chi phí chính xác, nhanh chóng, kịp thời đưa ra được các báo cáo tổng hợp giúp các nhà quản lý đưa ra được quyết định đúng đắn kịp thời. Riêng phần tính giá hàng tồn kho của Công ty, nếu làm kế toán thủ công thì không thể thực hiện hiệu quả được, vì khối lượng vật tư nhiều, tiểu tiết mà phương pháp tính giá lại theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập nên không thể làm kế toán thủ công được.
- Về kế tóan chi phí: với hệ thống sổ sách khoa học hợp lý, kế toán chi phớ cú thể theo dừi, cập nhật, giỏm sỏt cỏc khoản chi phớ chặt chẽ, đầy đủ, tránh được tình trạng lãng phí trong sử dụng nguyên liệu, thiết bị quản lý, tránh được tình trạng gian lận trong quản lý….
Những tồn tại
Tổ chức hạch toán kế toán có tốt hay không có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả kinh doanh cũng như quá trình định hướng kinh doanh, đặc biệt là tổ chức hạch toán phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Công ty nên có biện pháp đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía các nhân viên các phòng ban khi có chứng từ liên quan đến hạch toán kế toán thì yêu cầu nhân viên phải nhanh chóng hoàn trả cho phòng kế toán để kế toán kịp thời vào sổ, phản ánh đúng – đủ - nhanh chóng tránh tình trạng ùn tắc công việc vào cuối tháng, mà biện pháp tốt nhất là thực hiện về mặt tài chính. Việc áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng là bất hợp lý, do giá trị tài sản mà Công ty sử dụng có giá trị rất lớn nhưng lại được sử dụng tại các công trường thi công với điều kiện bảo quản kém, dễ hư hỏng, giá trị tài sản hao mòn nhanh.
Vì vậy, Công ty cần tìm hiểu và lựa chọn thay đổi phần mềm kế toán cho phù hợp với quy mô Công ty và khối lượng công việc, cũng như thuận tiện và dễ sử dụng., giúp kế toán giảm được áp lực công việc cũng như sai sót trong quá trình hạch toán.