Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội
MỤC LỤC
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Nhận vận chuyển tất cả các loại hàng hoá từ hàng thông thường (general cargoes), các mặt hàng thuỷ hải sản đông lạnh, tươi sống (perishable cargoes), đến hàng nguy hiểm (Dangerous cargoes) từ Việt Nam đi các nước. Công ty đã và đang thực hiện nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng cho các công trình lớn và dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cho các nhà máy thuộc các khu công nghiệp, khu chế xuất.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
- Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán lương độc hại, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động. Ngoài ra một số chứng từ kế toán đặc thù theo hoạt động kinh doanh được lập theo những quy định cụ thể; ví dụ đối với vận đơn hàng không được lập theo quy định tại Luật hàng không dân dụng Việt Nam ngày 4 tháng 1 năm 1992; đối với vận tải đa phương thức có vận đơn FIATA (FIATA Negotiable Multimodal transpot Bill Lading - FB/L) là loại vận đơn đi suốt do Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận soạn thảo để cho các hội viên của Liên đoàn sử dụng trong kinh doanh vận tải đa phương thức; hoặc đối với vận tải đường biển thì có vận đơn đường biển lập theo Bộ Luật hàng hải;.
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương
- Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động tại Công ty 1. Kế toán số lượng lao động
Cụ thể như chế độ lương thưởng rất cao, nghỉ Tết Vinatrans thưởng 4 tháng lương, nghỉ lễ 30-4 thưởng 2 tháng lương; hoặc thỉnh thoảng Công ty thưởng cho mỗi nhân viên 500000 VNĐ nhằm khuyến khích sự nhiệt tình trong công việc của nhân viên. + Hình thức trả lương theo sản phẩm: tiền lương tính theo hình thức này sẽ căn cứ vào vị trí công tác, kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ công nhân viên (đối với lực lượng lao động gián tiếp) và dựa vào kết quả khối lượng công việc hoàn thành (đối với lao động trực tiếp). Kế toán về thời gian lao động nhằm quản lý việc sử dụng thời gian lao động và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động; đảm bảo tính kịp thời, chính xác trong ghi chép về số ngày công, giờ công thực tế, ngày nghỉ, ngày ngừng việc,… để việc tính lương thưởng cho từng nhân viên được chính xác.
Các ngày nghỉ lễ tết, ngày thứ bảy chủ nhật cũng được phản ánh vào Bảng chấm công; đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,… đều được ghi vào bảng theo những ký hiệu quy định cụ thể và phải có phiếu nghỉ ốm hay biên bản ngừng việc để làm căn cứ đối chiếu. Trong đó “Hợp đồng giao khoán” là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc và là cơ sở để thanh toán tiền công cho người nhận khoán; “Phiếu xác nhận công việc hoàn thành” do người giao việc lập xác nhận số lượng công việc hoàn thành và được chuyển cho phòng kế toán để tính lương thưởng cho cá nhân hay đơn vị lao động. Lương của các cán bộ công nhân viên trong Công ty được trả chính xác theo hợp đồng ký kết và khối lượng dịch vụ hoàn thành, phù hợp với chất lượng kết quả công việc của mỗi nhân viên nhằm khuyến khích, phát huy tinh thần làm việc và năng lực mỗi người.
Bảng thanh toán lương
Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội
Nhật ký chứng từ số 7
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7
Sổ Cái Tài khoản 334
Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội.
SỔ CÁI
Kế toán các khoản trích theo lương
* Việc tính toán và xử lý các khoản trích theo lương trong Công ty tuân theo chế độ tài chính hiện hành. Trong tháng nếu phát sinh các trường hợp nghỉ BHXH thì phải có chứng từ hợp lí kèm theo. Khi nhân viên có nhu cầu nghỉ phép, cần phải có đơn xin nghỉ phép nộp cho trưởng phũng ghi rừ lý do nghỉ và số ngày nghỉ; đồng thời cần phải cú giấy chứng nhận của bệnh viện đối với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ chăm sóc con ốm,… chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh. Nếu không nộp đủ chứng từ hợp lý thì nhân viên sẽ không được hưởng trợ cấp BHXH và số ngày nghỉ không được tính vào ngày phép hợp lý. * Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương:. - Cuối tháng nhân viên hạch toán của Công ty hoặc kế toán tiền lương tổng hợp số tiền 6% BHXH và BHYT mà công nhân viên phải nộp và thể hiện trên các bảng thanh toán tiền lương. Kế toán lập phiếu thu và ghi sổ Nhật kí chứng từ số 10. Kế toán trưởng Ký, họ tên). - Căn cứ vào phiếu chi chuyển khoản liên quan đến nộp BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 1, 2 đồng thời ghi vào nhật ký chứng từ số 10, ghi Nợ tài khoản 338 để theo dừi thanh toỏn. - Số tiền trích 15% BHXH, 2% BHYT tính trên lương cơ bản vào chi phí sản suất kinh doanh và 2% KPCĐ tính trên lương thực tế vào chi phí quản lí doanh nghiệp được thể hiện trên bảng phân bổ số 1, từ bảng phân bổ này vào nhật kí chứng từ số 10.
Theo dừi cụ thể trong thỏng 3 vừa rồi nhõn viờn Nguyễn Đức Nguyờn nghỉ làm 19 ngày trông con ốm nên khi có đầy đủ giấy tờ xác minh kế toán phải lập Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho nhân viên này.
PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10
Nhật ký chứng từ số 02 Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Vinatrans Hà Nội
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Sổ Cái Tài khoản 338
Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội. Số dư đầu năm. Sổ cái tài khoản 338 thể hiện số tiền quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp cho cơ quan cấp trên; số tiền phải trả cho người lao động nghỉ có phép. Số liệu trên sổ được tập hợp theo từng tháng và là con số tổng cộng của tất cả các phòng ban trong Công ty, nó phản ánh số tiền quỹ trích lập trong một tháng của toàn bộ người lao động bao gồm của cả lao động quản lý, lao động trực tiếp, gián tiếp,… Các khoản phụ cấp BHXH được hưởng cũng được tổng hợp phản ánh trên sổ với con số tổng cộng số tiền phải trả nhân viên thuộc diện được hưởng phụ cấp trong tháng. Kế toán trưởng Ký, họ tên).
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG VINATRANS HÀ NỘI
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại
Đối với công tác kế toán tiền lương, nên xây dựng một phần hành riêng về kế toán lương trong phần mềm mới này, trong đó có cả các báo cáo cần thiết về lương cho nhà quản lý để việc kết chuyển số liệu từ các sổ liên quan ra báo cáo được chính xác và nhanh chóng hơn, đảm bảo được độ tin cậy hơn; đồng thời giúp kế toán lương giảm bớt được việc tính toán và lập các báo cáo lương theo yêu cầu một cách thủ công mà công việc này được lập trình thực hiện hoàn toàn trên phần mềm kế toán thích ứng. Các biện pháp đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán có thể áp dụng là các hình thức chung phổ biến như: tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn với các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài nước, tổ chức các buổi hội thảo, gửi nhân viên đi học tập tại nước ngoài,… Riêng đối với các nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán tiền lương, cần phải được đào tạo và học hỏi nhanh nhậy với những chính sách mới của Nhà nước có liên quan đến lương. Xét về sự gia tăng việc cung cấp các dịch vụ giao nhận vận chuyển ngoại thương và việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh trong mục tiêu kinh doanh của Công ty thì việc gia tăng các nghiệp vụ kế toán là tất yếu, không chỉ đối với kế toán tổng hợp chung mà cụ thể cả về nghiệp vụ kế toán lương nên khối lượng công việc sẽ ngày càng tăng lên đáng kể đối với mỗi nhân viên kế toán lương, và cả với nhân viên kế toán đối ngoại về các nghiệp vụ đối ngoại.
Quy mô hoạt động càng lớn đồng nghĩa với đội ngũ nhân viên càng trở nên đông đảo, kéo theo sự gia tăng khối lương công việc cho kế toán lương trong việc tính toán lương, thưởng, các khoản trớch theo lương, thiết lập và theo dừi việc sử dụng cỏc quỹ về lương, liên kết hoạt động với các công ty bảo hiểm,… vì vậy công việc kế toán tổng hợp tiền lương sẽ rất vất vả nếu như chỉ do một nhân viên đảm nhận.