MỤC LỤC
Lên danh sách khách mời để biết số lượng khách mời trong sự kiện hôm đó vì nó còn phụ thuộc vào loại địa điểm, phòng sự kiện cần thuê, công tác hậu cần phục vụ khách mời và người đồng hành, cách bài trí trưng bày, cơ sở vật chất trang bị cần thiết. Lựa chọn cơ quan thông tấn báo chí phù hợp( phạm vi bao phủ, mức độ chuyên sâu…); bố trí chỗ ngồi không gian tác nghiệp cho các đại diện báo chí, thông tấn, phòng cho các cuộc phỏng vấn riêng, cung cấp thông tin cần đăng tải, chuẩn bị hỏi đáp báo chí và quà tặng cho đại diện báo chí.
Mối quan hệ giữa lựa chọn địa điểm và các vấn đề khác: phù hợp với thiết kế không gian tổ chức, kích cỡ phòng…, phù hợp với thời gian trong năm, tháng… nhất là với các nhà công cộng, du thuyền, công viên bởi chúng không phải luôn có sẵn. Bản tham chiếu gồm những danh sách các tiêu chí cần được đáp ứng với địa điểm: số lượng, quy cách phòng chức năng, khẳng năng cung cấp dịch vụ ăn uống, nhu yếu phẩm các vật dụng khác, phương trân kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự, tình hình sở hữu địa điểm.
Bến đỗ xe và đưa đón khách tạo nên ấn tượng độc đáo bằng bảng hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý là ấn tượng đầu tiên và cũng là ấn tượng cuối cùng. Không nên để khách loay hoay với việc đi tìm kiếm và không đủ nơi đỗ xe, hạn chế việc tổ chức sự kiện ở nhiều điạ điểm khác nhau, luôn có giấy phép dừng đỗ, công suất bãi đố xe phải đủ lớn, an ninh tịa bãi đỗ, chỉ dẫn và hướng dẫn tại bãi đỗ, bãi đỗ giành riêng cho khách VIP, khách thường.
Ví dụ: Limousine chuyên dành cho nguyên thủ quốc gia, chính khách và những người thành đạt; Mercedes gắn với người thành dạt và nổi tiếng v.v …. • Xe khách: cũng có xe giành riêng cho nguyên thủ được thiết kế nội thất đặc biệt sang trọng, xe hạng trung, xe hạng thường chuyên chở cán bộ công nhân, học sinh.
Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan đến công viẹc thiết kế cho công ty tổ chức sự kiện: logo, ý tưởng nếu có, mặt bằng tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức, mục đích của sự kiện, số lượng khách mời ….Nguyên tắc thiết kế cho sự kiện cần có logo của chủ sự kiện, tên công ty, slogan cho sự kiện (nếu có) toạ dựng hình ảnh của công ty trong tâm trí khách tham dự. • Bộ phận kế toán( kiêm hành chính) có 01 người: chịu trách nhiệm về việc kế toỏn, tài chớnh của cụng ty như: theo dừi thu chi, quyết toỏn ngõn sỏch vào mỗi quý, thanh toán tiền lương cũng như tiền thưởng phạt của mọi người trong công ty, báo cáo theo yêu cầu của giám đốc, báo cáo thuế và các yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.Chịu trách nhiệm thanh toán hợp đồng với khách hàng cũng như đối tác của công ty. Do kiêm vai trò của hành chớnh nờn bộ phận này chịu trỏch nhiệm theo dừi giờ giấc đi làm của cỏc nhõn viên trong công ty, lên kế hoạch làm việc cụ thể cho mỗi thành viên trong mỗi tuần với từng dự ỏn, theo dừi về cụng tỏc sổ sỏch, thụng tin, cụng văn đến, cụng văn đi liên quan đến công ty và lập đề xuất mua sắm tài sản cho công ty theo nhu cầu.
Năm 2006 trở về trước công ty có 2 mảng kinh doanh chính là in ấn thiết kế và buôn bán thực phẩm nhưng do sức cạnh tranh trên thị trường quá lớn mảng kinh doanh thực phẩm không phát triển được thậm chí còn bị thua lỗ, vì vậy năm 2007 Ban giám đốc đã quyết định ngừng việc kinh doanh thực phẩm chính vì vậy doanh thu của công ty năm 2007 đã giảm xuống.
Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật( regulation), khu vực tổ chức(site choice), văn hoá riêng của khách hàng(client culcure), nguồn lực(resource), và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức(venue), cách thức phục vụ(catering), hình thức giả trí(entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sang(sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt(audiovisual, special effects). Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, một ý tưởng hay cũng vẫn chưa đảm bảop cho sự thanh công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại nhưng thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra, quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút ra những kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Khách hàng muốn tổ chức một buổi lễ trang trọng, phong cách, có đẳng cấp và gây ấn tượng mạnh đối với người tham dự bởi vì có các quan chức chính phủ, chính quyền địa phương, các nhà đầu tư ( trong & ngoài nước), phóng viên các cơ quan báo chí, khách hàng…cần được đón tiếp ân cần, chu đáo và được bảo vệ an toàn. Với một số khách hàng ví dự như Honda vì đã là khách hàng của công ty nhiều năm nên chỉ có thông tin duy nhất đó là tổ chức “Ngày hội gia đình” cho tập đoàn, còn thông điệp thì công ty cần phải tự xây dựng lên: “ Nhân viêh Honda cùng nỗ lực đưa văn hoá giao thông đến mọi nẻo đường” – “Honda staff trying to bring traffic culture to everywhere”. Thường thì mô hình sân khấu của sự kiện sẽ đồng nhất với cổng ra vào chỉ chèn thêm phần phông nền và màn hình chiếu lớn hai bên cánh của sân khấu (nếu có), trong sự kiện có thể xây dựng các ấn phẩm kèm theo mặc dù mang tính độc đáo sáng tạo trong từng thiết kế nhưng nguyên tắc là cần thiết kế để người tham dự thấy sự đồng nhất trong các ấn phẩm đi kèm, baner, cổng chào, sân khấu…có màu sắc thống nhất và thường thì đồng màu với nhau tạo nên thể thống nhất màu sắc chủ đạo trong đó sẽ dự vào các màu sắc có trong thiết kế cổng chào, sân khấu.
Khi đã tạo được các maket của các thiết kế cần thiết và phối cảnh, nhân viên thiết kế tiếp tục hoàn thành công việc của mình là làm một Slide trong đó sâu chuỗi toàn bộ các hình ảnh đã thiết kế kèm theo lời bình, giải thích về ý tưởng mà mình định làm, giải thích về màu sắc, các thông số kỹ thuật phải làm khi dàn dựng, số lượng các baner ngang, baner dọc, baner chân đứng, giải thích về các chương trình trò chơi giải trí nếu có, kế hoạch chương trình sẽ diễn ra trong ngày sự kiện đú ra sao.
Trên góc độ chủ sự kiện: Dựa vào việc tổ chức một sự kiện là một trong các chiến lược marketing của công ty nó có thể không mang lại lợi ích cho công ty đó nhưng sẽ mang lại uy tín lâu dài, củng cố niềm tin của khách hàng mục tiêu, khác hàng tiềm ẩn của công ty, mang lại niềm tin cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tạo dựng không khí lao động sản xuất, van hoá trong công ty. Có một số sự kiện xây dựng khá giống nhau về hình thức không có điểm gì nổi trội nhưng ngược lại có một số sự kiện được giàn dựng rất công phu nó thực sự tạo ấn tượng với người tham dự, tính sáng tạo thể hiện trong cách bố trí sân khấu, cổng trào, baner, các hoạt động vui chơi, tiệc, quà tặng, đón tiếp, địa điểm diễn ra sự kiện, bãi đỗ xe…. Đối với khách hàng chưa bao giờ là bạn hàng điều mà họ có thể tin tưởng vào công ty là quy mô, danh tiếng và sự thành công của các sự kiện đã thực hiện, nổi bật hơn về thiết kế ý tưởng với các đối thủ cạnh tranh của Công ty, vì là yếu tố so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu với thị trường.
Trong chính sách này thì đối tượng khách hàng được chú ý nhất là khách hàng truyền thống vì đây là đối tượng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của Công ty, do đó nhóm khách hàng này là một trong các yếu tố ảnh hưởng lớn đến Công ty về uy tín, hình ảnh và lợi nhuận họ là những khách hàng tham gia vào hoạt động quảng cáo gián tiếp cho Công ty với các khách hàng mới.
• Trang bị trang thiết bị, công nghệ hiện đại, cập nhật những phần mềm thiết kế mới cho nhân viên thiết kế: Trong giai đoạn hiện nay thì Internet là một trong các công cụ phổ biến nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần. Nhân viên kế toán có thể dễ dàng kiểm tra nguốn tài chính của công ty, tình hình thanh toán của khách hàng, cập nhật quy đinh mới, sử đổi mới của chính phủ về các lĩnh vực khác nhau cần thiết cho hoạt động của công ty. • Đối với một số các công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trong nước và nước ngoài, website của họ không những là một trong những công cụ hiệu quả trong việc giới thiệu về công ty hiệu quả mà còn là phương tiện hiệu quả trong việc thu thập thông tin và nhu cầu của khách hàng.
• Đánh giá hiệu quả sau mỗi một event: Phân lớn các khách hàng tổ chức sự kiện bỏ qua giai đoạn này, họ cho rằng khi sự kiện kết thúc cũng là kết thúc công việc của họ và công ty tổ chức sự kiện cũng nghĩ rằng mình đã hoàn thành hợp đồng ký kết.