Lý thuyết thiết kế tổ chức: Đánh giá tính hữu hiệu của tổ chức

ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CỦA TỔ CHỨC

QUY Mễ VÀ VềNG ĐỜI TỔ CHỨC

Trước đây , phòng thư viện rất khó khăn trong việc mượn, trả các tài liệu: giáo trình, tham khảo…, phải có số lượng lớn giấy tờ lưu trữ các thông tin( tên sách, thông tin sinh viên, ngày mượn trả…). Nhưng hiện nay với sự phát triển của công nghệ, hệ thống mã vạch đã giúp giảm thiểu số lượng giấy tờ liên quan một cách đáng kể…. Nói tóm lại việc phân chia các phòng ban trong tổ chức vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển lâu dài của tổ chức.

Việc liên kết, tách biệt hay nhóm gộp giữa các phòng ban lại với nhau là một trong những vấn đề đau đầu đối với những nhà quản trị, nhà thiết kế tổ chức. • Công nghệ dịch vụ ảnh hưởng đến đặc điểm cấu trúc bên trong để định hướng và kiểm soát tổ chức. Hiệu quả của tổ chức đạt được thông qua sự phân chia thành các đơn vị nhỏ ( cấu trúc trực tuyến).

• Khi công nghệ của phòng ban đã được xác định, thì một cấu trúc thích hợp sẽ được thiết kế cho phòng ban đó. • Một đặc trưng cuối cùng về công nghệ ảnh hưởng đến cấu trúc là sự phụ thuộc công nghệ lẫn nhau giữa các phòng ban.

Các giai đoạn phát triển

Thiết kế cấu trúc tổ chức

- Hành chính tổng hợp: Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng trong các lĩnh vực: Hành chính, lễ tân, văn thư, lưu trữ, tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, quản lý tài sản, xây dựng và quản lý các dự án đầu tư, mua sắm trang thiết bị , quản lý mạng thông tin, vệ sinh môi trường, y tế, bảo vệ, vận chuyển và tổng hợp báo cáo chung trong Trường. - Tổ chức và quản lý đào tạo các chương trình thạc sĩ và tiến sỹ, hoạt động nghiên cứu và hợp tác nghiên cứu khoa học và công nghệ của cán bộ, giảng viên và sinh viên; công tác hợp tác và đào tạo quốc tế của Nhà trường. - Phòng Đào tạo: Chức năng Phòng Đào tạo có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng, quản lí, tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo, bao gồm kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy theo quy chế đào tạo của Bộ, của Đại học Đà Nẵng và quy định của Trường đã ban hành.

“Đào tạo các sinh viên có năng lực công tác trong tất cả các loại hình doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức trong xã hội ; có khả năng thích nghi tốt trong tất cả các điều kiện môi trường làm việc ; sử dụng thành thạo Tin học và ngoại ngữ giao tiếp ; trang bị được ý thức nghiên cứu và cập nhật những thông tin về chuyên môn, luôn có ý thức học tập trên 4 trụ cột chính : Học để biết, học để làm, học để cùng chung sống với nhau và học để thành người (Learning to know, learning to do, learning to live together, learning to be)”. Trang bị sâu kiến thức và kỹ năng thực hành để có thể thực thi hữu hiệu các hoạt động cơ bản của Quản trị nguồn nhân lực trong các tổ chức như: đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, thiết kế và thực hiện các chính sách chiêu mộ và lựa chọn, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển, thù lao và các hoạt động khác trong quản trị nguồn nhân lực. - Thống kê - Tin Học: Đào tạo các cử nhân kinh tế có năng lực lý thuyết và kỹ năng thực hành trong việc thực thi nhiệm vụ nghiên cứu định lượng các vấn đề kinh tế xã hội theo yêu cầu tin học hóa, như : thiết kế và tổ chức các cuộc điều tra thống kê, nghiên cứu thị trường, xử lý và tổ chức lưu trữ thông tin, phân tích dữ liệu thống kê và dự báo.

Mục tiêu đào tạo chuyên ngành tài chính doanh nghiệp là trang bị cho sinh viên ở cấp độ cử nhân các kiến thức và thực tiển về quản trị tài chính doanh nghiệp, tài chính công ty đa quốc gia ở các nước phát triển trong mối quan hệ với việc vận dụng những kỹ năng trên vào thực tiển VN. + Cấp tác nghiệp: Các tổ trưởng của các chuyên ngành trong mỗi khoa chịu sự chỉ đạo , hướng dẫn thực hiện trực tiếp của trưởng khoa đồng thời có sự phối hợp hoạt động với nhau và với các phòng ban chức năng khác. + Ngoài ra trong cơ cấu tổ chức còn có các phòng ban chức năng: Các bộ phận như phòng đào tạo , phòng hành chính tổng hợp, phòng công tác sinh viên….là những bộ chuyên trách có chức năng tham mưu tư vấn hoạt động không chỉ cho Hiệu Trưởng mà còn cho các trưởng khoa .( như chức năng của cỏc phũng ban đó được phõn tớch rừ ở trờn ).

Tương tự,ở cấp các khoa,cấu trúc chức năng được thể hiện ở “thư ký” và “giáo vụ”,khi họ chỉ có chức năng tham mưu cho trưởng khoa.Còn tính chất trực tuyến lại được thể hiện ở các tổ trưởng các ngành,họ trực tiếp liên quan đến đào tạo các sinh viên. Trường đại học kinh tế Đà Nẵng có cấu trúc theo kiểu trực tuyến chức năng,cấu trúc này là sự kết hợp của 2 mô hình cấu trúc là trực tuyến và chức năng,nó có thể khắc phục điểm yếu của cả hai loại trên và tận dụng thế mạnh của chúng. Điểm yếu của cấu trúc trực tuyến chức năng đối với trường ĐHKTĐN là chi phí quản lý có thể cao,nhưng do trường KTĐN là 1 tổ chức hoạt động phi lợi nhuận nên điểm yếu này là không quan trọng,1 điểm yếu khác là vì có sự liên kết qua lại giữa các phòng ban chức năng và các khoa nên luôn tồn tại những mâu thuẩn tiềm ẩn vì có thể sẽ có nhưng ý kiến khác nhau giữa phòng ban chức năng,các khoa khác nhau, vì vậy những điều này sẽ gây khó khăn cho việc quản lý của ban giám hiệu.

Đóng góp ý kiến vào cấu trúc mới của tổ chức

Với xu hướng phát triển của xã hội, nhu cầu học tập ngày càng tăng, số lượng sinh viên càng ngày càng lớn. Theo đó để đáp ứng được nhu cầu đó,số lượng các công việc trong trường đại học ngày càng nhiều và phức tạp.