Phân tích, Xây dựng và Phát triển Hệ thống Thông tin Quản lý Tài sản Cố định cho Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm ASIA
MỤC LỤC
Tình hình ứng dụng tin học tại công ty
Công ty đã đợc trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ cho công việc của mình, bao gồm một server và khoảng 80 máy tính, các máy tính đ- ợc phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên. Và ngày nay, với sự phát triển ngày càng nhanh của công nghệ thông tin thì tại công ty đã có một số máy notebook, trong tơng lai sẽ có nhiều máy tính xách tay hơn với cấu hình và tốc độ cao hơn.
Giới thiệu đề tài 1 Tên đề tài
Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức mà mình đã đợc học ở trờng cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và sự hớng dẫn tận tình của giáo viên hớng dẫn. - Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó đợc nhận về và đợc phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trởng nộp Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính.
Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý
Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Các hệ thống thuộc loại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt hàng, làm hoỏ đơn, theo dừi khỏch hàng, theo dừi nhà cung cấp, đăng ký mụn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tài liệu của th viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngời nộp thuế. Các báo cáo này thờng có tính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử.
Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cungc nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng.
Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý 1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Những mục đớch chớnh của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đ- ợc. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống
James Mckeen đã làm sáng tỏ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: những ngời thành công nhất, nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất, cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích và thiết kế lôgíc. Phơng pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu một cách tỉ mỉ và chính xác về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra.
Bài toán quản lý tài sản cố định
Do tài sản cố định trong công ty bao gồm nhiều loại với hình thái biểu hiện, tính chất đầu t và mục đích sử dụng khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hoạch toán tài sản cố định, cần phải sắp xếp tài sản cố định theo từng nhóm khác nhau theo những đặc trng xác định. - Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, biểu hiện một lợng giá trị đã đợc đầu t chi trả để có đợc các nguồn lợi về mặt kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền của công ty. Hao mòn này đợc thể hiện dới hai dạng: hao mòn hữu hình (là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ sát, bị ăn mòn, bị h hỏng từng bộ phận) và hao mòn vô hình (là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra những tài sản cố định cùng loại có nhiều tính năng với năng suất cao hơn và với chi phí ít hơn).
Phân tích, xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định
Phân tích hệ thống 1Tổng quan về hệ thống
Chơng trình tự động tính đợc khấu hao luỹ kế đến bất kỳ một thời gian cụ thể do từng ngời dùng nhập vào, tính khấu hao từng thời kỳ, từng năm hạch toán, từng nhóm tài sản … cho biết giá trị còn lại, giá trị khấu hao của tài sản, theo bất cứ thời điểm nào, theo từng quí, năm hạch toán. - Tài sản cố định mua sắm từ vốn đầu t phát triển của công ty bao gồm một phần vốn điều lệ, vốn tích luỹ, vốn tín dụng thơng mại để đầu t phát triển, quỹ dự phòng tài chính (bù đắp tổn thất tài sản), quỹ phúc lợi (tài sản phục vụ cho mục đích phúc lợi), vốn khấu hao TSCĐ và các khoản Nhà nớc để lại cho công ty để đầu t, vốn sửa chữa lớn TSCĐ. Việc tăng, giảm tài sản có thể do sửa chữa, bảo hành, thanh lý hay có thể là do một tài sản nào đó bị mất mát, những việc này sẽ đợc kế toán hạch toán vào từng loại tài khoản tơng ứng, kết quả này sẽ đợc phản ánh lại trong sổ sách kế toán và thông báo lên các phòng ban sử dụng, ban lãnh đạo.
Mô hình hoá hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định 1 Các sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Hiện nay công ty đang sử dụng phơng pháp khấu hao đều theo thời gian, phơng pháp này cố định mức khấu hao theo thời gian nên có tác dụng thúc đẩy công ty nâng cao năng suất lao động, tăng số lợng sản phẩm làm ra. Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Sổ cái, sổ TSCĐ, kho chứng từ. Các luồng dữ liệu ra: Danh mục TSCĐ thôi tính khấu hao, kết quả thôi tính khấu hao của TSCĐ.
Thiết kế hệ thống
NGVonNS Long Integer Number Nguyên giá:vốn NS NGVonTC Long Integer Number Nguyên giá:vốn tự có NGVonLD Long Integer Number Nguyên giá:vốn liên. NGVonKH Long Integer Number Nguyên giá:vốn khác TongKH Long Integer Number Tổng khấu hao. KHVonTC Long Integer Number KhÊu hao:vèn tù cã KHVonLD Long Integer Number KhÊu hao:vèn LD KHVonKH Long Integer Number Khấu hao:vốn khác ConLaiVonNS Long Integer Number Còn lại:vốn ngân sách ConLaiVonTC Long Integer Number Còn lại:vốn tự có ConLaiVonLD Long Integer Number Còn lại:vốn LD ConLaiVonKhac Long Integer Number Còn lại:vốn khác TongConLai Long Integer Number Tổng còn lại.
Kết quả của chơng trình Một số giao diện của hệ thống
Sau khi đăng nhập tên và mật khẩu ở màn hình đăng nhập sẽ xuất hiện giao diện chính của chơng trình quản lý Tài sản cố định với các chức năng chính nh: Hệ thống, Danh mục, Cập nhật Thông tin tài sản, Báo cáo, Tìm kiếm. Các nút trên màn hình có những công cụ khác nhau: khi ngời dùng nhấn nút “Thêm”, chơng trình cho phép ngời dùng thêm mới bản ghi; nhấn nút “Sửa” thì đợc phép sửa chữa thông tin trong bản ghi đã chọn; nếu nhấn nút “Lu” thì các thông tin vừa đợc nhập mới hoặc vừa sửa sẽ đợc lu lại; nếu không muốn lu những thông tin mới đó thì ngời dùng. Trong màn hình này, sau khi đã nhập số hiệu bảo hành thì chơng trình sẽ hiện ra màn hình khác về tài sản cố định để ngời dùng lựa chọn mã tài sản cần bảo hành, lúc đó ta sẽ có các thông tin liên quan về tài sản đó một cách tự động, ngời dùng cần nhập các thông tin vào các ô còn lại nh ngày bảo hành, hạn bảo hành, tên cán bộ bảo hành, địa điểm bảo hành.