Phát triển hệ thống thông tin quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty may Thăng Long

MỤC LỤC

Các công đoạn của phát triển HTTT

Mục đớch của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hình hoá hệ thống đó là : Sơ đồ luồng thông tin (IFD_Information Flow Diagram ), Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD_ Data Flow Diagram ). - Dòng (Row): mỗi bảng có nhiều dòng, mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi (record) vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance), tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể.

Nguyên nhân của vấn đề này là do cha có phần mềm nào trên thị trờng thích ứng với qui trình quản lý và những đặc thù riêng biệt của công ty, đặc biệt là với phân hệ kế toán nguyên vật liệu có nhiều điểm khó khăn khi áp dụng các phần mềm kế toán đang tồn tại trên thị trờng hiện nay. Công ty cho biết đã áp dụng thử một số phần mềm song đều không phù hợp, nh phần mềm EFECT đã đợc áp dụng thử vào quản lý kho nhng phần mềm này tỏ ra không linh hoạt khi lập báo cáo cuối tháng do tính chất đặc thù về nguyên vật liệu của công ty( Nguyên vật liệu của công ty bao gồm 2 loại, một loại chỉ theo dừ về số lợng và chi phớ vận chuyển, một loại đợc theo dừi cả về số lợng và giá trị). Ngoài ra nó còn không phù hợp với qui trình quản lý của công ty(với các phần mềm kế toán hiện có, khi hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ, các chứng từ gốc đợc đa ngay lên các bảng kê hoặc sổ nhật ký chứng từ , tuy nhiên do lợng nguyên vật liệu của công ty rất lớn, công ty cần theo dừi một cỏch rất chi tiết đối với từng nguyờn vật liệu khi nhập của khách cho nên công ty thờng lập nên sổ theo dõi chi tiết cho các tài khoản rồi mới đa lên sổ nhật ký chứng từ, đây là điều mà các phần mềm kế toán hiện nay không thể đáp ứng.

Do vậy, yêu cầu đặt ra của ngời sử dụng là một phần mềm quản lý công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với qui trình quản lý kế toán của công ty, phù hợp với tính chất đặc thù của đối tợng đợc quản lý( nguyên vật liệu ), có khả năng xử lý đợc một khối lợng lớn dữ liệu của công ty, có khả năng lập báo cáo kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu của ngời quản lý. Khi công ty xuất kho nguyên vật liệu cho các xí nghiệp sản xuất sẽ theo một định mức nhất định do phòng kỹ thuật chất lợng đa ra, các xí nghiệp trong quá trình sản xuất có thể tiết kiệm NVL , do đó lợng nguyên vật liệu thừa đợc nhập trở lại kho của công ty.

Hình hoá hệ thống đó. Có nghĩa là là phải biểu diễn hệ thống đó dới dạng mô

Mô tả qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty

Cũng tơng tự nh cách tính giá trung bình, số tiền vân chuyển cho từng nguyên vật liệu đợc tính vào cuối tháng theo phơng pháp bình quân cả. + Những nguyên vật liệu đem xuất cho các xí nghiệp nhng xí nghiệp không sản xuất hết thì sẽ đợc thu hồi lại. + Những nguyên vật liệu đợc tiết kiệm do sx < định mức thì gọi là nhập tiết kiệm.

-Sau hki phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhấp số liệu cho các chứng từ vào một tệp theo dõi chi tiết trên máy tính gọi là “sổ theo dõi chi tiết chứng từ”. - Sau khi nhập song toàn bộ số liệu cho các chứng từ , kế toán tiến hành tính giá nguyên vật liệu nhập cho các phiếu nhập( Nếu là phiếu nhập hàng mà công ty mua ).Còn đối với phiếu xuất kho kế toán cha tiến hành tính giá ngay mà phải đợi đến cuối tháng khi đã có đầy đủ chứng từ nhập kho trong kỳ, kế toán mới tập hợp lại để tính ra giá xuất theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự tr÷. - Sau khi tính xong giá nhập-xuất vật liệu, kế toán tiến hành hạch toán nguyên vật liệu trên sổ chi tiết.

- Từ những dữ liệu đợc tập hợp trên sổ chi tiết , kế toán tiến hành lập thêm một số sổ sỏch và bảng kờ khỏc cho quỏ trỡnh theo dừi và quản lý đợc thuận tiện hơn. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu Hạch toán kế toán nguyên vật liệu Phòng chuẩn.

Sơ đồ luồng thông tin quá trình cập nhật dữ liệu

Thiết kế logic hệ thống thông tin

Thực hiện chuẩn hoá mức 1 B

- Ta gắn thêm cho bảng mới định danh “ mã vật liệu” và “mã hàng” (thuộc tính định danh nhằm xác định tính duy nhất cho thực thể cần định danh) - Thêm thuộc tính định danh gốc là “Số phiếu”.

Tiến hành chuẩn hoá mức 2 Các công việc phải thực hiện

Chuẩn hoá mức 3

Sơ đồ chức năng hệ thống

- Sau khi đã hết sức nỗ lực , trong đề tài này em đã cơ bản hoàn thành hoạt công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty may Thăng Long. Hệ thống này có khả năng theo dõi lợng nguyên vật liệu xuất-nhập-tồn và có khả nămg tính giá xuất trung bình vật liệu , có khả năng tính toán lợng xuất nhập tồn tức thời , theo từng tháng , theo từng loại hàng gia công hay hàng công ty mua( Đối với hàng gia công , công ty chỉ theo dõi về mặt số lợng mà không theo dừi về mặt giỏ trị nh đối với hàng cụng ty mua).

Những vấn đề còn tiếp tục phải khắc phục và hoàn chỉnh

Em xin chân thành cảm ơn tập thể các thày cô giáo đã giảng dạy và hớng dẫn cho chúng em để chúng em có thể hoàn thành tốt đề án này , em xin đặc biệt cảm ơn thầy Đoàn Quốc Tuấn_thày giáo đã chỉ dẫn cho chúng em trong quá trình thực hiện đề án này , cảm ơn các cô chú ở công ty may Thăng Long đã tận tình giảng giải và cung cấp tài liệu. *** Xac dinh thang vat lieu bat dau duoc nhap vao kho CALCULATE MIN(MONTH(ngay_phieu)) TO tmin. *** Tinh so luong va gia tri vat lieu duoc nhap kho trong thang do (thang bat dau nhap).

CALCULATE sum(so_luong*don_gia) TO ginhap FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='pn' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=j and ma_vl=mvl. tonsl=tonsl+slnhap-slxuat tongi=tongi+ginhap-gixuat j=j+1. *** Vao bang tong hop xuat-nhap-ton de cap nhat ma vat lieu,luong ton dau ky, *** gia tri ton dau ky ,so luong nhap, gia tri nhap, so luong xuat, gia tri xuat,. *** so luong ton cuoi,gia tri ton cuoi thang can xem SELECT bao_cao_nxt. ; ton_cuoi_gi,dg_xuat) VALUES.

*** Tinh so luong va gia tri vat lieu duoc nhap kho trong thang do (thang bat dau nhap). CALCULATE sum(so_luong*don_gia) TO ginhap FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='pn' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl.

CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=j and ma_vl=mvl. tonsl=tonsl+slnhap-slxuat tongi=tongi+ginhap-gixuat j=j+1. *** Vao bang tong hop xuat-nhap-ton de cap nhat ma vat lieu,luong ton dau ky, *** gia tri ton dau ky ,so luong nhap, gia tri nhap, so luong xuat, gia tri xuat,. *** so luong ton cuoi,gia tri ton cuoi thang can xem SELECT bao_cao_nxt. ; ton_cuoi_gi,dg_xuat) VALUES. *** Xac dinh thang vat lieu bat dau duoc nhap vao kho CALCULATE MIN(MONTH(ngay_phieu)) TO tmin. CALCULATE sum(so_luong*don_gia) TO ginhap FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='pn' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and LOWER(ma_vl)=mvl.

CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and LOWER(ma_vl)=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=j and LOWER(ma_vl)=mvl. *** Xac dinh thang cuoi cung nhap_xuat vat lieu CALCULATE MAX(MONTH(ngay_phieu)) TO tmax th=tmax.

Giới thiệu về công ty và sơ lợc về công tác quản lý vật liệu

Nguyên tắc, phơng pháp và quy trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty