MỤC LỤC
Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan. Bỏo cỏo Giỏm đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý. Nghiên cứu và tham mưu cho Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu.
Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Giám đốc Công ty.
Pháp luật và chính sách điều chỉnh liên quan tới hoạt động tạo nguồn và mua hàng rất đa dạng, có liên quan tới nhiều cơ quan ban ngành như Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Tổng cục thuế, Kiểm toán nhà nước, cơ quan an ninh điều tra, cơ quan an toàn vệ sinh thực phẩm Bộ y tế…Tất cả các nhân tố trên có thể tác động mạnh hoặc ít tác động nhưng nó đều tác động tới việc kinh doanh các mặt hàng của công ty. Vì vậy nguồn nhập và chính sách nhập sẽ thay đổi sao cho phù hợp hơn với tình hình hoạt động của công ty để có thể thu được hiệu quả cao nhất. Các yếu tố của điều kiện tự nhiên tác động tới hoạt động tạo nguồn và mua hàng như: địa hình, địa lý, thời tiết, thiên tai, mùa…Các yếu tố thời tiết bất thường hay làm cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng bị gián đoạn, gây thiếu hụt hàng hoá.Ví dụ như bão, lũ khiến hệ thống giao thông đình trệ, hàng hóa không được giao đúng kế hoạch, gây tổn thất cho cả nhà cung cấp và Công ty.
Vì vậy, bộ phận tạo nguồn phải nghiên cứu kỹ các yếu tố tự nhiên để xây dựng kế hoạch tạo nguồn và các phương án dự phòng cho hợp lý, tránh các rủi ro, tổn thất có thể dự đoán trước. Cạnh tranh trong đầu vào có thể hiểu là cạnh tranh về khả năng tiếp cận và khai thác nguồn hàng, cạnh tranh về vị thế trong kênh phân phối. Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào số lượng nguồn hàng, khả năng đáp ứng của nguồn hàng, số lượng các đối thủ cạnh tranh, khả năng tiếp cận và khai thác nguồn hàng của các đối thủ cạnh tranh đối với nguồn hàng đó.
- Cập nhật thông tin lien quan đến các nhà cung cấp: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển… để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Đây là lực lượng góp phần kiểm tra hàng hóa, đưa ra những yêu cầu về kỹ thuật đối với những hàng hóa sao cho phù hợp với những công trình mà công ty đang và sắp thi công. Họ được đào tạo những lĩnh vực có liên quan tới những thủ tục, giấy tờ có liên quan phục vụ cho quá trình kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp nước ngoài.
Công nghệ ứng dụng trong hoạt động tạo nguồn và mua hàng cua Công ty bao gồm hệ thống công nghệ thông tin, liên lạc, các thiết bị điện tử, các phần mềm ứng dụng và quản lý. Hơn nữa, còn giúp công tác quản lý được chặt chẽ, công tác kiểm tra hàng hoá, đánh giá tình hình tạo nguồn và mua hàng sẽ chính xác và nhanh chóng hơn. Công ty đầu tư khá lớn cho các hệ thống thông tin, liên lạc, trong đó có hệ thống máy tính kết nối mạng Internet tốc độ cao, mạng LAN, điện thoại, máy fax tích hợp nhiều chức năng (scan, photo, in).
Dunham-bush là một trong những công ty sản xuất nổi tiếng với hệ máy chiller với các giải công suất đa dạng từ những chiller trục vít công suất nhỏ cho đến các chiller ly tâm với công suất lớn đáp ứng yêu cầu của người mua. Do hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là chuyên cung cấp, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điều hòa không khí nên lượng hàng còn phụ thuộc nhiều vào những dự án mà công ty đã đấu thầu thành công. Công ty cũng cần phải tính toán tới những yếu tố liên quan tới quá trình vận chuyển hàng : chi phí vận chuyển, quãng đường vận chuyển, thời gian vận chuyển, phương tiện vận chuyển để yêu cầu nhà cung ứng hoặc tự mình đứng ra vận chuyển sao cho chi phí cho công tác vận chuyển là thấp nhất và thời gian vận chuyển được đảm bảo.
Nhân viên đảm nhận mua hàng của Công ty sẽ đánh giá khả năng cung ứng hàng hoá, quy trình nghiệp vụ giao hàng, thái độ hợp tác, giá cả hàng hoá so với thị trường bộ phận thu mua tạo nguồn đánh giá tổ chức bộ máy và quy trình nghiệp vụ tạo nguồn hàng, giá vốn và chi phí cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Việc thanh toán hiện nay của công ty hầu hết được thực hiện qua Ngân hàng, đảm bảo an toàn thanh toán cho nhà cung cấp, tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế, và việc thanh toán cũng được thực hiện nhanh chóng hơn. Tuy nhiên sự phối hợp giữa bộ phận thu mua và phòng tài chính – kế toán đôi khi chưa được tốt, chậm chễ trong khâu giao nhận hóa đơn, lập chứng từ, dẫn tới thanh toán chậm cho nhà cung cấp, ảnh hưởng tới uy tín của Công ty.
- Đối với một số sản phẩm, Công ty đã có được mối quan hệ bạn hàng lâu lăm đảm bảo uy tín và chất lượng.
- Công ty phấn đấu trở thành một trong những nhà tư vấn, cung cấp, lắp đặt hệ thống điều hòa không khí đứng đầu tại thị trường Việt Nam. Vì vậy công tác tạo nguồn cung ứng sản phẩm của công ty luôn được chú trọng sao cho phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của khách hàng và tạo được lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường Việt Nam. - Tăng cường khai thác nguồn hàng truyền thống, ổn định, thắt chặt mối quan hệ kinh doanh, đối tác chiến lược với càng nhiều nhà cung cấp đảm bảo nguồn hàng ổn định, giá cả cạnh tranh.
- Tối thiểu hoá hợp lý các chi phí tạo nguồn và mua hàng: giá vốn hàng bán, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ bảo quản, chi phí giao dịch…đảm bảo gia tăng lợi nhuận. - Duy trì các hoạt động tài chính ổn định, đa dạng hoá nguồn vốn, đảm bảo độ linh hoạt trong sử dụng vốn lưu động, đảm bảo đáp ứng đủ cho nhu cầu tạo nguồn và mua hàng, và ứng phó kịp thời với mọi tình thế bất thường. - Đào tạo nhân viên đảm nhiệm mua hàng am hiểu về thị trường nguồn hàng, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại và sự phát triển trong tương lai góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tạo nguồn hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung, phù hợp với mục tiêu phát triển của Công ty.
Thu thập thông tin chi tiết, cụ thể nhất có thể về các nguồn hàng, ngoài các thông tin cơ bản cần chú ý thêm các thông tin về khả năng cung ứng, đặc điểm kinh doanh, quan hệ kinh doanh, uy tín trên thị trường, các chương trình, chính sách ưu đãi, khuyến mại, giảm giá, chính sách nhận trả lại hàng…Làm cơ sở để xây dựng hệ thống thông tin lữu trữ về toàn bộ nhà cung cấp của Công ty. Theo dừi, đỏnh giỏ nhà cung cấp thụng qua hệ thống thụng tin nguồn hàng về khả năng cung ứng (kết quả giao hàng: tỷ lệ giao hàng đủ cơ cấu, số lượng, đúng thời gian theo đơn hàng, hợp đồng), giá cả, chất lượng hàng hoá, để có những quyết định điều chỉnh, phản hồi kịp thời với nhà cung cấp. Trong đó quan trọng nhất là người tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng, phải chọn người am hiểu vể thị trường, mặt hàng, luật pháp, có kinh nghiệm, khả năng thương thuyết, ứng phó linh hoạt, chủ động trong mọi tình huống, có khả năng ra quyết định.
Lãnh đạo công ty, lãnh đạo phòng, bộ phận nên tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên, làm gương cho nhân viên về phòng cách, thái độ làm việc chuyên nghiệp, phổ biến cho nhân viên nắm vững về mục tiêu hoạt động kinh doanh của công ty. Trong hoạt động tạo nguồn và mua hàng kinh doanh có các chi phí chủ yếu sau: giá vốn hàng bán, chi phí nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển giao nhận, chi phí dự trữ bảo quản. Công ty nên tăng cường khai thác những nguồn hàng truyền thống có sẵn lợi thế cũng góp phần giảm các chi phí tạo nguồn và mua hàng như: ưu đãi về giá, chiết khấu, vận chuyển , thanh toán, giảm được chi phí nghiên cứu nguồn hàng, chi phí đàm phán, ký hợp đồng, chi phí giao dịch.