MỤC LỤC
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào các sổ chi tiết tiến hành lập sổ cái TK 131,TK 331 đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải trả người bán, phải thu của khách hàng, thanh toán theo từng đối tượng. * Hạch toán ghi sổ kế toán thanh toán: Công ty áp dụng phương pháp kế hạch toán kê khai thường xuyên nên các khoản thanh toán với người mua, người bán được phản ánh một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
- Các khoản trả trước cho người bán hoặc đã thanh toán cho người bán thì kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan xác định tài khoản ghi Có, đối ứng với Nợ TK 331. - Đối với các khoản phải thu của khách hàng (TK 131): dựa vào các chứng từ liên quan kế toán xác định nội dung phải thu, từ đó xác định tài khoản ghi Có, đối ứng với Nợ TK 131.
Uỷ nhiệm thu được áp dụng thanh toán giữa khách hàng mở tài khoản trong một chi nhánh Ngân hàng hoặc các chi nhánh Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước cùng hệ thống hoặc khác hệ thống. Khách hàng mua và bán phải thống nhất thỏa thuận dùng hình thức thanh toán ủy nhiệm thu với những điều kiện thanh toán cụ thể đã ghi trong hợp đồng kinh tế đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ người thụ hưởng biết để làm căn cứ thực hiện các ủy nhiệm thu.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ, kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận lao vụ, dịch vụ như Ban quản lý dự án Xây dựng dân dụng, Ngân hàng BIDV chi nhánh Thanh Xuân, Công ty TNHH Làng Hoa Thụy Khuê, Công ty TNHH Polycom. - Sổ Cái TK131: số liệu để ghi trên Sổ Cái được lấy từ Nhật ký Chung được lập vào cuối tháng cho biết tổng số phát sinh nợ cũng như tổng số phát sinh có hàng tháng và cuối tháng của TK 131, số liệu trên sổ cái sẽ được dùng để đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản.
Thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu cho khách hàng làm 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ. ( Viết bằng chữ: mười lăm triệu bốn trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ kế toán.
Công ty Cổ phần Xây dựng và Sản xuất nội thất KB Mẫu số S31-DN.
Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán căn cứ vào đó để ghi sổ. Ngoài ra, kế toán còn căn cứ vào các loại chứng từ như: giấy đề nghị tạm ứng, biên bản đối chiếu công nợ phải thu để làm căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua.
Số tiền bằng chữ: hai sáu triệu bảy trăm tám mươi lăm nghìn sáu trăm ba mươi đồng. Nội dung: Công ty TNHH Polycom VN thanh toán tiền hàng Giao dịch viên Kiểm soát.
Căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người mua kế toán cập nhật dữ liệu, định khoản các nghiệp vụ để tổng hợp số liệu tiến hành lập Sổ Nhật ký chung, sổ Cái chi tiết và tổng hợp các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với người mua. Nhật ký chung là một loại sổ tổng hợp dựng để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toán với người mua của Công ty, có tác dụng tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán trong tháng, giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được tình hình công nợ của Công ty để từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình hiện tại.
Để biết tình hình công nợ của khách hàng kế toán tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ để xác minh số nợ của khách hàng. Bên A: Công ty CP Xây dựng và SX Nội thất KB Đại diện: Nghiêm Thị Hạnh ; chức vụ: Kế toán trưởng.
Hoá đơn GTGT là sự cụ thể hoá một phần hợp đồng mua hàng (đối với những đơn hàng có giá trị lớn), hoá đơn mà Công ty nhận được phải có đầy đủ những thông tin cần thiết như: ngày tháng giao hàng, đơn vị hay cá nhân giao hàng, tên mặt hàng, khối lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán, thuế suất thuế GTGT, chữ ký xác nhận của đại diện bên giao hàng và nhận hàng. Đối tượng phải trả là người bán, người cung cấp, có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật tư hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ như CN Công ty TNHH Vạn Lộc Hà Nội, Công ty TNHH Thương mại An Cường, CN Công ty TNHH Vina Lá sắt cứng.., còn những người cung cấp nhỏ lẻ thì nên tập hợp vào một phần Phải trả người bán khác.
(bằng chữ: Năm mươi triệu, bảy trăm hai mươi bảy nghìn, bảy trăm ba mươi đồng).
Sau khi đối chiếu công nợ, đến ngày 20/3/2011, Công ty TNHH Thương Mại An Cường đã làm giấy đề nghị thanh toán số tiền hàng còn lại. Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn giỳp kế toỏn dễ dàng theo dừi công nợ phải trả đối với từng nhà cung cấp, giúp cho nhà quản trị nắm bắt được khả năng thanh toán của Công ty để đảm bảo tình hình thanh toán được diễn ra một cách thuận lợi , đảm bảo uy tín đối với các nhà cung cấp.
Căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán kế toán cập nhật dữ liệu, định khoản các nghiệp vụ để tổng hợp số liệu tiến hành lập Sổ Nhật ký chung, sổ Cái chi tiết và tổng hợp các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán. Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành lập sổ Cái TK 331 để tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán trong tháng, giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình công nợ của Công ty để từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình của Công ty.
Các kế toán viên tại công ty hầu hết đều có trình độ tay nghề vững vàng, có nhiều năm kinh nghiệm, làm việc tại công ty từ những năm còn trong thời kỳ bao cấp, họ đều có tinh thần không ngừng học hỏi, đủ khả năng đáp ứng với những yêu cầu mới luôn biến động về thị trường và bạn hàng, thích nghi khá nhanh với những quy định mới chuẩn mực kế toán mới, quan hệ cởi mở và nhiệt tình trong việc truyền thụ kinh nghiệm cho những lớp kế toán trẻ mới vào nghề. Như vậy vấn đề thanh toán giữa Công ty với ngừời cung cấp và người bán đã có nhiều chuyển biến tốt hơn so với năm 2009, làm tăng khả năng thanh toán, giảm nợ phải trả, nhưng khoản phải thu từ khách hàng vẫn còn nhiều, lượng vốn bị chiếm dụng vẫn còn lớn (23,1%), mà lượng vốn công ty có thể chíêm dụng được của các đơn vị khác lại giảm sút, số vay ngắn hạn và dài hạn ngân hàng tuy có giảm song vẫn còn nhiều (chiếm 73,95% tổng nguồn vốn của công ty năm 2010, năm 2009 chiếm 79,8%).
Khi hoạt động này được thực hiện tốt và có sự quan tâm của ban lãnh đạo sẽ giúp cho việc nhanh chóng đưa ra những thông tin có giá trị và từ đó đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời cho các khoản nợ cũng như khoản phải thu, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, tình trạng công nợ kéo dài, tình trạng tranh chấp, mất khả năng thanh toán. Từ những ý nghĩa hết sức quan trọng kể trên của công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán với người mua và người bán nói riêng mà vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán ngày càng cấp thiết hơn đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Yêu cầu này đòi hỏi việc thanh toán với người mua và người bán phải trên cơ sở phản ánh kịp thời các thông tin kinh tế tài chính về các nghiệp vụ diễn ra trong Công ty, tránh để tình trạng thông tin bị ứ đọng, không cung cấp kịp thời gây khó khăn trong quá trình ra quyết định cũng như xử lý các tình huống xấu. Do đó việc hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán phải phù hợp với đặc điểm của Công ty trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành nhằm tạo ra hiệu quả tốt nhất trong công tác kế toán.
Việc ghi đúng thời điểm có ảnh hưởng trực tiếp tới khoản phải thu và khoản phải trả, vì vậy nó cũng sẽ ảnh hưởng tời việc đánh giá tình hình tài chính của công ty tại thời điểm lập các báo cáo tài chính liên quan. Trên cơ sở đó, thực hiện các phép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm, giữa các số thứ tự liên tực của các giấy báo, giữa số dư đầu kỳ của giấy báo cuối kỳ với số dư của tài khoản tiền gửi ngân hàng trên Sổ cái.
Nâng cao trình độ và không ngừng học hỏi bổ sung thêm kiến thức mới qua các giáo viên giảng dạy kế toán tại các trường chuyên ngành về kế toánnhư Kinh tế Quốc dân, Tài chính kế toán.., qua sách báo, có thể là từ những câu trả lời thắc mắc trên các báo như Thời báo kinh tế, Tạp chí Thuế.., cập nhật thông tin trên mạng qua các website có liên quan tới vấn đề kế toán doanh nghiệp.., tự hoàn thiện năng lực bản thân về nghiệp vụ, khả năng vi tính mạng, khả năng ngoại ngữ để bắt kịp với việc mở rộng quan hệ buôn bán với các đối tác nước ngoài của công ty. Đối với một doanh nghiệp sản xuất Nội thất gia đình, văn phòng …Việt Nam hiện nay thì chưa có khả năng chủ động về nguồn nguyên liệu, hịên nay dù Chính phủ đã rất quan tâm tới việc tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đầu tư vào sản xuất nguyên liệu phục vụ ngành nội thất nước ta với số vốn lên tới 65.000 tỷ đồng với mục tiêu đến năm 2020 sẽ tăng được tỷ lệ nội địa hoá hàng nội thất tăng lên 75%, tuy nhiên hiện nay thì có tới 70% nguyên phụ liệu dùng trong sản xuất vẫn là nhập từ nước ngoài.
Am hiểu sâu rộng các hình thức thanh toán và áp dụng sao cho phù hợp và linh hoạt sẽ tạo cho Công ty có điều kiện tham gia giao dịch mua bán với những nhà cung cấp lớn, hạn chế được rủi ro trong thanh toán, ổn định tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty. Để có thể khám phá ra những khoản tiền thu không nộp kịp thời vào ngân hàng, kế toán chịu trách nhiệm hạch toán khoản phải thu của công ty phải tiến hành đối chiếu tổng số tiền đã thu được và ghi vào Nhật ký thu tiền vào Sổ quỹ trong một kỳ nhất định có thể là một tuần, 2 tuần ít nhất là một tháng 1 lần với số thực tế nộp vào ngân hàng trong cùng kỳ đó.