Tổ chức bộ máy và phân công công việc quản trị văn phòng tại Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Nội dung công tác quản trị văn phòng .1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

• Xây dựng chương trình kế hoạch công tác .1 Khái niệm

Văn thư cơ quan sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến cơ quan chủ quản trực tiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các cơ quan, đơn vị ngang hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có liên quan. Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả các vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Thu thập bổ sung tài liệu: Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện biên pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định. Nội dung công tác thu thập và bổ xung gồm:. Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;. Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ;. Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới các kho lưu trữ;. Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích sắp xếp khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết bị và phương tiện bảo quản. Thống kê tài liệu vào lưu trữ: Là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê. Nội dung của thống kê tài liệu bao gồm:. Thống kê tài liệu hành chính;. Thống kê các tài liệu chuyên môn;. Báo cáo thống kê tổng hợp;. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê;. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thống kê tài liệu lưu trữ. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong lưu trữ. Nội dung của công cụ tra tì tài liệu lưu trữ:. Mục lục hồ sơ;. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ;. Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ;. Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Nội dung bảo quản tài liệu bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho và tu sửa, phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc;. Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ;. Cấp chứng thực lưu trữ;. Triển lãm tài liệu lưu trữ. Tổ chức hội họp là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng. Hội họp là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao. Hội họp được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm. Qua hội họp, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công việc được triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn. Về mặt kinh tế, nếu hội họp được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc. 1.3.7 Tổ chức các chuyến đi công tác - Tổ chức phục vụ trước chuyến đi. +) Liên hệ trao đổi thương lượng, bàn bạc với nới mà cơ quan, lãnh đạo đi công tác;. +) Lập kế hoạch cho chuyến đi;. +) Chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi;. +) Chuẩn bị phương tiện đi lại. - Tổ chức phục vụ trong chuyến đi. +) Tham mưu cho lãnh đạo trong suốt chuyến đi;. +) Thu thập kết quả của chuyển đi. +) Thông báo kết quả chuyến đi;.

Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT .1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… bằng cách gấp, xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in tôi vàng lên sách;. + Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, in dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp.

Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Tổ chức bộ máy

- Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nước, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động. Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng xưởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng ban chức năng.Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể nắm bắt được tình hình sản xuất của các xưởng, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.

HÀNH CHÍNH B

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NĂNG CAO HIỆU QUẢ CễNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHềNG CỦA CễNG

Hiện tại phòng Tổ chức Hành chính - Kế toán của công ty chỉ có một nhân viên kiêm cả hai nhiệm vụ là văn thư và lưu trữ, mà khối lượng công việc của bộ phận này lại rất lớn nên một người không thể làm hết mọi việc được, do đó ở bộ phận này còn bộc lộ rất nhiều hạn chế như việc soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi, đến còn chậm, công tác lưu trữ cũng chưa đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật. Công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán bộ công nhân viên, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán bộ công nhân viên có thể tiếp xúc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt là về đối ngoại.

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác lưu trữ của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT

Căn cứ Điều lệ hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT;. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác lưu trữ của Công.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký

Trưởng phòng hành chính và các phòng ban trong công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Quy chế này quy định về các hoạt động lưu trữ của công ty bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của công ty. Quy chế này được áp dụng thống nhất cho cán bộ, nhân viên trong công ty liên quan đến hoạt động lưu trữ của công ty.

Giải thích từ ngữ

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu trong Phông lưu trữ theo phương án: phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm mục đích tạo điều kiện cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để nghiên cứu và quy định của cơ quan có thẩm quyền để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, công nghệ và các giá trị khác, từ đó xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Trách nhiệm quản lý, bảo mật thực hiện công tác lưu trữ

Thời hạn bảo quản tạm thời áp dụng đối với những yêu cầu phục vụ tra cứu tại cơ quan, đơn vị được tính theo năm (5, 10 hoặc 15 năm) cho đến khi hết thời hạn bảo quản thì sẽ làm thủ tục tiêu hủy theo đúng quy định của Nhà nước. Sử dụng tài liệu lưu trữ là khai thác thông tin tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu với mục đích chính đáng. c) Chỉ đạo xây dựng danh mục hồ sơ của công ty;. d) Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các phòng ban trong công ty;. Trưởng phòng Hành chính- Kế toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Trưởng phòng Lưu trữ- Số hóa tài liệu chịu trách nhiệm về tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra giám sát, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ của công ty. Trưởng các phòng ban chịu trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của công ty về lưu trữ. Cỏn bộ, nhõn viờn thuộc cụng ty trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc có liên quan đến công tác lưu trữ chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác lưu trữ. Toàn bộ hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ của Công ty phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước, của công ty và quy định tại Quy chế này. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ, NỘP LƯU, LOẠI HỦY TÀI LIỆU. Tổ chức, thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 1. Tổ chức làm công tác lưu trữ:. Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc phòng Hành chính- Kế toán thực hiện nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của công ty. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:. a) Lập kế hoạch thu thập, giao nhận, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mẫu văn bản liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn tại phụ lục của quy chế;. b) Phối hợp với các phòng ban ,cán bộ, nhân viên, xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ của công ty;. c) Hướng dẫn các phòng ban ,cán bộ, nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập. d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;. đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu (Phụ lục II). Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:. a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. Trường hợp các phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo Công ty đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ công ty.

Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Xác định giá trị tài liệu

Trường hợp các phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo Công ty đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ công ty. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể. b) Xác định nhũng tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy. Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định như sau:. a) Phòng ban có hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy phải trình Trưởng phòng, Giám đốc xin ý kiến, hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu, hồ sơ gồm:. - Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu. - Bản thuyết minh tài liệu xin hủy. - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. b) Giám đốc, Trưởng phòng ký quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu. a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc, Trưởng phòng về:. - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. - Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy. b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:. - Giám đốc công ty : Chủ tịch Hội đồng. - Đại diện Lãnh đạo phòng ban có tài liệu: Ủy viên. - Nhân viên lưu trữ: Ủy viên kiêm thư ký. c) Phương thức làm việc của Hội đồng. - Thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần).

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (nếu có). - Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Giám đốc - Biên bản tiêu hủy tài liệu. - Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị. Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu hủy trong thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tiêu hủy tài liệu. e) Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan dưới bất kỳ hình thức nào. Các sách báo, tạp chí, các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử dụng, các phòng ban có thể tự hủy và Trưởng phòng chịu trách nhiệm về việc hủy này.

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

- Biên bản họp của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và thẩm tra tài liệu hết giá trị. Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo sắp xếp khoa học (có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ..) và gọn gàng trên giá để dễ khai thác, di chuyển khi cần thiết. Thực hiện đúng chế độ kiểm tra bảo quản hồ sơ tài liệu định kỳ và đột xuất. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc theo các quy định về thời hạn khác nếu có do cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành. Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính- Kế toán chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:. a) Bố trí, đề xuất bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và được trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết theo quy định để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. b) Lập và quản lý cỏc sổ sỏch để theo dừi, quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị. c) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như:. kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ vv.. d) Kịp thời báo cáo, đề xuất với Giám đốc, Trưởng các phòng ban có con dấu riêng biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.

Đối tượng, hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo sắp xếp khoa học (có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ..) và gọn gàng trên giá để dễ khai thác, di chuyển khi cần thiết. Thực hiện đúng chế độ kiểm tra bảo quản hồ sơ tài liệu định kỳ và đột xuất. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT- BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc theo các quy định về thời hạn khác nếu có do cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành. Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính- Kế toán chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:. a) Bố trí, đề xuất bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và được trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết theo quy định để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. b) Lập và quản lý cỏc sổ sỏch để theo dừi, quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị. c) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như:. kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ vv.. d) Kịp thời báo cáo, đề xuất với Giám đốc, Trưởng các phòng ban có con dấu riêng biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định hiện hành của nhà nước. Trách nhiệm của Bộ phận lưu trữ:. a) Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. b) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt. c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty, cá nhân theo quy định tại Điều 10 của Quy chế này. d) Quản lý cỏc loại sổ sỏch theo dừi việc khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ. đ) Kiểm tra số lượng tờ và tình trạng hồ sơ, tài liệu khi giao người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác hồ sơ, tài liệu trả. e) Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu. f) Mở sổ theo dừi định kỳ, 6 thỏng, năm, bỏo cỏo Trưởng phũng Hành chớnh- Kế toán, tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Người sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, quy định tại khoản 2, 3; Điều 10 của Quy chế này và pháp luật có liên quan; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

Xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Trách nhiệm của Bộ phận lưu trữ:. a) Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. b) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt. c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty, cá nhân theo quy định tại Điều 10 của Quy chế này. d) Quản lý cỏc loại sổ sỏch theo dừi việc khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ. đ) Kiểm tra số lượng tờ và tình trạng hồ sơ, tài liệu khi giao người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác hồ sơ, tài liệu trả. e) Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu. f) Mở sổ theo dừi định kỳ, 6 thỏng, năm, bỏo cỏo Trưởng phũng Hành chớnh- Kế toán, tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Việc chứng thực, sao lục, bản sao tài liệu lưu trữ

Bộ phận Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính- Kế toán ban hướng dẫn các phòng ban làm báo cáo thống kê công tác lưu trữ.

Kinh phí, biên chế và tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ

Quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ 1. Tất cả các hồ sơ lưu trữ của công ty được quản lý thống nhất bằng phần mềm

Khen thưởng, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác lưu trữ

Bộ phận Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính- Kế toán ban hướng dẫn các phòng ban làm báo cáo thống kê công tác lưu trữ. Kinh phí, biên chế và tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công tác. a) Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ về lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập, khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. b) Có sáng kiến cải tiến nâng cao hiệu quả hoạt động Lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ theo quy định.

Tổ chức thực hiện

Mẫu trình bày Tờ kết thúc

Tình trạng tài liệu nộp lưu:………(mô tả tóm tắt về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu nộp lưu). Biên bản này được lập thành hai bản giá trị, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản và có giá trị như nhau./.

Ban hành kèm theo Quyết định này là “Nội quy Công ty” trong Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Quy định về sử dụng giấy in

Văn bản trình Giám đốc duyệt, Văn bản nháp in giấy loại 2 hoặc giấy tái sử dụng, in hai mặt. Trường hợp các Văn bản làm công tác hoàn công, tài liệu phục vụ công tác chính lý in bản mẫu sau đó photo.

Quy định về sử dụng điện

Quy định về tác phong, trang phục

Các quy định khác

Vi phạm lần thứ nhất: nhắc nhở

Vi phạm lần thứ hai: nêu tên; ghi nhận vào bản đánh giá cá nhân;

Vi phạm lần thứ ba: nêu tên; ghi nhận vào bản đánh giá cá nhân;

Vi phạm lần thứ tư: nêu tên, ghi nhận vào đánh giá cá nhân; phạt 100.000 đồng cho phòng hành chính

Vi phạm lần thứ năm: nêu tên; ghi nhận vào đánh giá cá nhân; đề nghị hình thức kỷ luật lên Ban giám đốc