Tổ chức và hoạt động của bộ phận kế toán tại Công ty Cổ phần Văn Phòng Phẩm Hợp Nhất Miền Bắc HNC

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

- Công ty tổ chức lập báo cáo kế toán vào cuối niên độ kế toán do Kế toán trưởng chỉ đạo các bộ phận cung cấp các chứng từ liên quan, kết hợp với số liệu kế toán trên máy để lập báo cáo kế toán. - Do nghiệp vụ kế toán được thực trên máy vi tính nên khi lập báo cáo kế toán kế các kế toán thuộc các bộ phận phải có trách nhiệm thu thập các chứng từ liên quan để đối chiếu và so sánh đảm bảo tính trung thực và hợp lý của bản báo cáo. Kiểm tra việc thực hiện công tác tổ chức trong doanh nghiệp, đánh giá việc thực hiện trách nhiệm và sự phối hợp công việc giữa các thành viên trong bộ máy kế toán trong đó do kế toán trưởng phân công.

Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm và đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng, chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong toàn bộ Công ty. Đồng thời kế toán công nợ cũng làm nhiệm vụ của kế toỏn tiền lương, hàng thỏng theo dừi bảng chấm cụng để tiến hành lập sổ kế toán tiền lương,yêu cầu thủ quỹ trả lương cho công nhân viên. Để giảm tải khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán, ngoài việc bố trí hợp lý vị trí nhân sự, Công ty vừa đầu tư một khoản tiền lớn để mua phần mềm quản lý kế toán Bravo 6.0.

- Góp phần hỗ trợ, cung cấp các số liệu chân thực về thực trạng của Công ty giúp cho Ban lãnh đạo Công ty có thể lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu và đưa ra các quyết định.

Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong Công ty

- Góp phần hỗ trợ, cung cấp các số liệu chân thực về thực trạng của Công ty giúp cho Ban lãnh đạo Công ty có thể lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu và đưa ra các quyết định. - Giỳp cỏc cơ quan chức năng của Nhà nước cú thể dễ dàng theo dừi và kiểm tra tính xác thực, minh bạch về tình hình và kết quả kinh doanh của Công ty. nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho nhân viên trong ngày, tương ứng với cột phản ánh ngày trong tháng. Cuối tháng, sau khi người chấm công và người phụ trách bộ phận ký, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,…sẽ chuyển về bộ phận kế toán. Cuối tháng tổ trưởng tổ sản xuất, người làm thêm giờ ký vào kèm theo các chứng từ khác để gửi cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu và qui đổi ra ngày công để thanh toán.

- Phiếu nhập kho: Là chứng từ xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. - Phiếu xuất kho: Dùng để phản ánh số lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa xuất kho cho từng bộ phận trong Công ty, làm căn cứ để tập hợp chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm sản xuất, đồng thời kiểm tra định mức tiêu hao vật tư. Phần mềm kế toán mà Công ty sử dụng là phần mềm Bravo 6.0 việc sử lý dữ liệu kế toán được thực hiện thông qua phần mềm này là chỉ cần cập nhật hóa đơn chứng từ các nghiệp vụ phát sinh, máy sẽ tự động tính toán, thực hiện kết chuyển, phân bổ lên các sổ chi tiết và sổ cái,…và các BCTC liên quan.

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký. Ngoài ra Công ty cũng áp dụng các Báo cáo quản trị nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công tác quản trị DN như: Báo cáo doanh thu bán hàng theo khu vực, Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm; Báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lí DN,….

Phương Pháp kế toán một số phần hành chủ yếu trong Công ty

Hàng tháng căn cứ vào các sổ quỹ này thủ quỹ sẽ tổng hợp vào bảng kê tổng hợp và so sánh với sổ kế toán vốn bằng tiền để kịp thời tìm ra nguyên nhân chênh lệch. Chứng từ ngân hàng: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu chuyển khoản, giấy ủy nhiệm chi, phiếu trả lãi tài khoản,…và các chứng từ có liên quan khác. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ban đầu (phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT,..) hoặc bảng tổng hợp các chứng từ này đã được kiểm tra kế toán ghi vào sổ các nội dung phát sinh.

Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu đã tính được và đối chiếu với bảng tồng hợp chi tiết để lấy số liệu lập báo cáo tài chính của Công ty. Quan hệ đối chiếu kiểm tra đảm bảo số phát sinh Nợ, Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau. Hàng tháng kế toán tiền lương tiến hành tính lương cho công nhân viên theo bậc lương thang lương, có bù trừ ngày nghỉ, làm thêm,…rồi tiến hành lập phiếu chi cho thủ quỹ tiến hành trả lương cho nhân viên.

Đánh giá thành tựu

Việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý phù hợp với chức năng và năng lực từng người tạo nên một môi trường làm việc có hiệu quả. - Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy lên việc sử lý chứng từ của Công ty được xử lý một cách nhanh chóng, điểu này tiết kiệm nhân công cho công việc làm giảm chi phí và số lượng nhân viên kế toán không cần thiết. - Mạng lưới khách hàng rất lớn, số lượng khách hàng đông lên sử dụng kế toán máy có thuận tiện hơn trong việc quản lý khách hàng và tình hình luân chuyển hàng hóa trong tháng, năm của Công ty.

Việc lập chứng từ và ghi chép trên các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục nhằm giám đốc mọi hoạt động kinh tế đang diễn ra một cách kịp thời. Qua đó phản ánh chi tiết và trung thực tình hình kinh doanh của Công ty.

Một số hạn chế và ý kiến đề xuất

- Số liệu kế toán cung cấp chủ yếu phản ánh qua các bản báo cáo, tổng hợp thống kê chưa phản ánh được nội dung quan trọng cần phân tích. Các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên với số lượng lớn nên việc ghi sổ phải kịp thời và chĩnh các với từng thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh tránh để tồn đọng đến cuối tháng , cuối kỳ. Cần phải có chính sách tuyển dụng hợp lý dựa trên năng lực và trình độ thực sự của các cá nhân để phù hợp từng công việc và trọng trách được giao.

Trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng các khoản thu khó đòi nhiều hơn để giảm thiểu rủi ro. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và công tác tiếp thị trên các phương tiện thông tin đại chúng để tiếp cận với khách hàng, nắm bắt nhu cầu thị trường, qua đó cung cấp những sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Trên đây là một số nhận xét về một số hạn chế và các ý kiến nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán sau quá trình tìm hiểu ở Công ty.

Để nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán thì Công ty cần phải phát huy hơn nữa những tiềm năng sẵn có của Công ty và hoàn thiện nhưng thiếu điểm đang tồn tại.