MỤC LỤC
Qua đại diện hoặc qua các cơ sở mà đã có quan hệ mua bán từ trước với nước ngoài, công ty sẽ chào hàng (hoặc đặt hàng) bằng cách lên những đơn chào hàng (hoặc đặt hàng) với các điều khoản giống như một hợp đòng để giao cho khách nước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết. Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài thì phương thức nàu rất có hiệu quả và được áp dụng phổ biến, hai bên cùng tin tưởng lẫn nhau và mua bán những mặt hàng được ký kết nhiều lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quy cách phẩm chất, thời gian giao hàng…. Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở công ty TOCONTAP với hầu hết các khách hàng của mình đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kèm hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua điện thoại vả lại trong telex người ta cú thể ghi rừ cụ thể, chi tiết yờu cầu của mình tránh được nhầm lẫn.
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội, các điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại có mối liên quan chặt chẽ với nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà không xem xét cẩn thận, đối chiếu với bản hợp đồng ngoại, đến khi xẩy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín cho Công ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề. + Thông báo giao hàng: Bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax hoặc bên B có trách nhiệm thông báo cho bên A trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax (trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác). Bên A sẽ thanh toán cho bên B phí uỷ thác nhập khẩu trước khi làm thủ tục nhập hàng (hoặc trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác là ngay sau khi nhận được báo cáo của ngân hàng trong vòng 7 ngày bên B sẽ thanh toán bằng VNĐ theo tỷ giá của NHNT tại thời điểm thanh toán cho bên A toàn bộ số tiền bằng séc hoặc tiền mặt sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu, thông thường là 0,5 – 2%. trên tổng trị giá hợp đồng).
Phải đảm bảo tuyệt đối về quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói và thời hạn giai hàng đúng như quy định trong hợp đồng và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói tới tay khách hàng nước ngoài nếu không phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Thông thường việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công ty uỷ thác cho các công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải Vietfacht. Khi có khiếu nại công ty thường hợp tác cùng bên A làm các thủ tục khiếu nại và có sự xác nhận cuả công ty luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người uỷ thác.
Hàng năm công ty cử các cán bộ có năng lực, nhiệt tình trong công ty đi học thêm các khoá học tại một số trường đại học như Ngoại thương, đại học Kinh tế, đại học TC- KT… nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của các cán bộ cũng như chuyên môn hoá thật nhuần nhuyễn, tinh thông các nghiệp vụ để thích ứng với những chức năng và nhiệm vụ mới của công ty, các cán bộ này sẽ trở thành lực lượng nòng cốt trong công ty giúp công ty đứng vững trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước. Do đó mà công ty đã chọn lọc một đội ngũ cán bộ tinh thông về nghiệp vụ, có hiểu biết rộng, năng động, bám sát các đơn vị, các cơ sở cung ứng hàng hoá nhập khẩu cũng như đơn vị nhập khẩu, nắm được xu hướng biến động giá cả ở thị trường trong cũng như ngoài nước. Lãnh đạo trong công ty thường xuyên tổ chức các cuộc hợp tác, trao đổi rút kinh nghiệm và tiếp thu ý kiến cho các cán bộ nghiệp vụ trong cụng ty và giỏm đốc cụng ty luụn theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hoạt động từ đầu đến cuối để nhắc nhỏ kịp thời.
Các địa phương thì muốn quay vòng vốn nhanh, vì vốn của địa phương rất hạn chế, vì vậy, công ty cũng cần có các khoản vốn để hỗ trợ cho các địa phương giúp các địa phương quay vòng vốn nhanh thì hiệu quả kinh tế mới cao và do đó sự tín nhiệm đối với công ty ngày càng lớn. Do vậy, đứng trước tình hình trên công ty TOCONTAP thường xuyên phải cơ cấu lại các khoản tài chính, công ty rút hết các khoản vốn hoạt động không hiệu quả, ứ động lâu ngày tại những cơ sở yếu kém không còn khả năng phát triển nửa, cũng như những khoản nợ khác của công ty. Sau đó công ty sử dụng số tiền này như một kho đệm tài chính nhằm tạo ra sức mạnh trong những hoạt động XNK mới nói chung cũng như hoạt động XNK uỷ thác nói riêng, tạo ra sức mạnh cạnh tranh bằng cách tác động vào quan hệ thanh toán cùng với uy tín của mình mhằm ràng buộc họ chặt chẽ hơn.
Nhiệm vụ của công ty là tự tạo ra nguồn vốn hỗ trợ cho sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, quản lý khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn đó, đảm bảo hỗ trợ sản xuất … bù đắp các chi phí, cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu , làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước, phấn đấu thực hiện chỉ tiêu xuất khẩu ngày càng cao.
Thúc đẩy quá trình XNK của các công ty được diễn ra nhanh chóng hơn, dễ dàng và thuận tiện mau chóng hoàn vốn nhằm đảm bảo yếu tố thời cơ đối với các công ty kinh doanh , hoặc kịp thời tái sản xuất đối với những đơn vị sản xuất. Củng cố và xây dựng uy tín cho công ty trong và ngoài nước giúp các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước thâm nhập vào thị trường thế giới nhanh chóng, kịp thời , tìm đúng thị trường mà mình cần. Vì là động lực để kích thích các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước sản xuất các mặt hàng xuất khẩu để đem về cho đất nức nhiều ngoại tệ hơn nhằm phục vụ cho công cuộc đổi mới đất nước, hướng theo công nghiệp hoá và hiện đại hó góp phần phát triển kinh tế một cách nhanh chóng và ổn định.
Tạo niềm tin tưởng ở các đơn vị nhập khẩu máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp hoá và hiện đại hoá sản xuất trong nước nhờ có các công ty nhận uỷ thác nhập khẩu có trình độ nghiệp vụ cao khả năng chuyên môn tốt và nhất là về khả năng giao dịch đàm phán với nước ngoài và kinh nghiệm hiểu biết sâu rộng, cặn kẽ, có quan hệ bạn hàng với nước ngoài, uy tín với nước ngoài. Nếu như các bên không thực hiện một cách nghiêm chỉnh hoạt động uỷ thác xuất nhập khẩu thì sẽ dẫn đến việc điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác vẫn còn chưa được hoàn thiện thống nhất, các văn bản của các cơ quan. Hơn nữa bằng cách điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác mà nhà nước cũng có thể phần nào cân đối được cán cân mậu dích, đẩy mạnh xuất nhập khẩu, nhập khẩu các mặt hàng phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước.
Giảm các khoản phí nhằm tọ nên sự hiệu quả đối với hoạt động xuất nhapạ khẩu uỷ thác, bởi vì đối với hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác sẽ có thể phát sinh rất nhiều các khoản chi phí thì lợi nhuận sẽ ít vậy dẫn đến sự tích phí uỷ thác cao, điều này dẫn đến khả năng cạnh tranh của công ty sẽ thấp đi hiện nay có rất nhiều các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu kiêm cả dịch vụ giao nhận uỷ thác.