Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hạch toán độc lập của Petrolimex phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, quản lý, kế toán

Sự cần thiết phải đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hạch toán

Hệ thống phần mềm máy tính áp dụng trong toàn ngành đã tác động tích cực tới việc tổng hợp báo cáo nhanh các hoạt động nh tiêu thụ, tiêu thụ nội bộ, thanh toán nội… ngoài ra nó còn cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho mọi đối tợng cần quan tâm và sử dụng. Hệ thống này cho phép ngời sử dụng có thể tuỳ biến thay đổi các thông số, công thức để hạch toán các nghiệp vụ, thực hiện báo cáo phù hợp với yêu cầu của đơn vị mà không cần có sự tham gia trực tiếp của các chuyên gia tin học. Ngoài ra công tác đảm bảo an toàn của mạng cũng gặp một số vấn đề, khi hệ thống nối mạng sử dụng phần mềm có 1 máy bị nhiễm vi rút thì lan truyền lên cả mạng dẫn đến hoạt động không ổn định và đôi khi làm mất số liệu.

Nh đã phân tích ở trên, chế độ kế toán áp dụng cho Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam bên cạnh những u điểm và tích cực còn tồn tại những điểm bất hợp lý đòi hỏi cần phải có phơng pháp giải quyết và biện pháp khắc phục, kiện toàn hơn nữa trong thời kỳ quá độ này. Với một thực tế nh vậy, yêu cầu phải hoàn thiện và đổi mới tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện cụ thể của các đơn vị đồng thời tôn trọng các nguyên tắc, chính sách, chế độ kinh tế tài chính, chế độ kế toán là thực sự cần thiết, góp phần khắc phục về cơ bản những tồn tại trong hạch toán ở các đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả của thông tin kế toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý của đơn vị.

Phơng hớng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty

Hơn nữa các đơn vị cấp d- ới của các Công ty xăng dầu cần hoàn thiện công tác tổ chức bộ sổ tuân thủ theo các qui định của Tổng Công ty và Công ty xăng dầu đã ban hành, đối với hệ thống sổ ghi chép bằng tay để thuận lợi cho việc ghi chép thủ công tại đơn vị cũng cần xỏc định rừ tớnh chất của cỏc nghiệp vụ kinh tế mà ghi chộp cho hợp lý. Thuyết minh bao gồm các phần mô tả mang tính tờng thuật hoặc phân tích chi tiết hơn các số liệu đợc phản ảnh trên Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Báo cáo lu chuyển tiền tệ và các thông tin bổ xung cần thiết khác, bao gồm cả các thông tin mà các chuẩn mực kế toán khác yêu cầu mà cha đợc trình bày trong các báo cáo tài chính và các thông tin cần thiết cho việc trình bày trung thực và hợp lý báo cáo. Do đa số các chỉ tiêu phản ánh trên Bảng cân đối kế toán quản trị và báo cáo kết quả kinh doanh quản trị hiện đang áp dụng đã đợc phản ánh trên Thuyết minh báo cáo tài chính, do vậy Thuyết minh báo cáo tài chính của Tổng Công ty có bổ xung thêm các chỉ tiêu yêu cầu phản ánh trên báo cáo quản trị theo Quyết định số 480/XD-QĐ-HĐQT ngày 29/11/2002 mà cha phản ánh trên thuyết minh báo cáo tài chính và không lập Bảng cân đối kế toán quản trị và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quản trị để tránh trùng.

 Báo cáo điều động nội bộ về Tài sản, nguồn vốn, quĩ, công nợ, lu chuyển tiền tệ nội bộ (Mẫu số B08-TCTY): Kế thừa “Báo cáo điều động nội bộ về Tài sản, nguồn vốn, quĩ, công nợ” cũ có bổ sung phần IV - “Các khoản lu chuyển tiền tệ nội bộ” để phục vụ cho việc khử trùng báo cáo lu chuyển tiền tệ nội bộ Công ty và nội bộ ngành. Đồng thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều ở các địa điểm khác nhau, công tác kế toán do nhiều bộ phận, nhiều nhân viên thực hiện với tinh thần trách nhiệm cũng nh trình độ chuyên môn rất khác nhau, vì vậy việc hạch toán nhầm lẫn, sai sót các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có khả năng xảy ra. Công tác kiểm toán của Tổng Công ty: Tổng Công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ là Ban kiểm toán nội bộ chịu sự chỉ đạo của Ban Giám đốc làm nhiệm vụ kiểm toán các đơn vị thành viên của Tổng Công ty về tính tuân thủ của hệ thống quản lý đối với các chính sách, chế độ của Nhà nớc, các qui định của Tổng Công ty đối với các đơn vị thành viên; xác nhận tính đúng đắn, trung thực và hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán, các báo cáo tài chính và các tài liệu, báo cáo khác của Tổng Công ty và đơn vị thành viên; đánh giá.

Tuy nhiên với sự ra đời của nhiều qui định kế toán mới, các chuẩn mực kế toán đợc đa vào áp dụng tại các đơn vị mà phần mềm kế toán vẫn cha thực sự theo kịp, một số phần còn thiếu tính đồng bộ, vẫn cần sử dụng đến các thao tác thủ công, chính vì thế đòi hỏi phần mềm kế toán phải đ- ợc nâng cấp và thiết kế theo hớng gồm nhiều tính năng mở để khi thay đổi có thể thuận tiện điều chỉnh.

Các điều kiện thực hiện các giải pháp

Phần mềm kế toán tại các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam đợc thiết kế hợp lý, phù hợp với đặc điểm ngành xăng dầu, một hệ thống thống nhất từ trên xuống, phần mềm đợc viết khá chặt chẽ, rất thuận tiện cho công tác tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị. Việc hoàn thiện phần mềm kế toán gắn liền với việc hoàn thiện vận dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và đảm bảo công tác kiểm tra quản lý lẫn nhau, đảm bảo đủ thông tin chỉ tiêu cần thiết và loại trừ các thông tin thừa do hệ thống mang lại. Sự hình thành tập đoàn sẽ tạo sự thay đổi lớn trong tổ chức mà hiện tại tạo cho các đơn vị có sự độc lập cao hơn nhng vẫn thống nhất trong cách thức quản lý đang trong thời kỳ chuyển đổi đã chín muồi sẽ tạo cho tổ chức công tác kế toán chuyển đổi sang mô hình mới thuận lợi đảm bảo kế toán là công cụ quản lý tốt.

Chơng trình đào tạo bồi d- ỡng cho cán bộ làm công tác kế toán từ cấp Tổng Công ty tới các đơn vị thành viên, cần phải cụ thể hoá cho từng đối tợng tránh tình trạng bồi dỡng chung dẫn đến kết quả chất lợng bồi dỡng không cao.Trong quá trình đào tạo bồi d- ỡng cần kết hợp với các nghiệp vụ thực tế của đơn vị để nội dung đào tạo trở nên thiết thực, giúp cán bộ kế toán nắm bắt nghiệp vụ nhanh hơn. Yếu tố khác: Khi Tổng Công ty thực hiện triển khai đề án hình thành mô hình Công ty mẹ – Công ty con với sự cho phép của Chính phủ thì đòi hỏi phải xây dựng cơ chế tổ chức, điều lệ hoạt động phù hợp với qui định của Chính phủ, từ đó các đơn vị thành viên cũng cần tổ chức công tác kế toán theo mô hình đổi mới đảm bảo theo đúng qui định nhằm quản lý hiệu quả nguồn vèn ®Çu t.