Kiểm toán Hoạt động Tiêu thụ: Đảm bảo Kiểm soát Phù hợp cho Hiệu quả Kinh doanh

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH

Tự chủ trong hoạt động quản lý tài sản, quản lý tài chính và chính sách cán bộ theo luật định, thực hiện nguyên tắt phân phối theo lao động đảm bảo công bằng xã hội, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động , bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn Công ty, xác định kết quả kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ thu chi và quản lý cỏc khoản tiền vốn, tiền vay, tiền gởi, đồng thời theo dừi sỏt sao tỡnh hỡnh công nợ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh. Hiện nay công ty tổ chức mô hình kế toán theo kiểu nữa tập trung nữa phân tán.Phòng kế toán trung tâm ( phòng tài vụ ) có nhiệm vụ tổng hợp số liệu theo dừi chi tiết từng chi nhỏnh, từng xớ nghiệp đồng thời theo dừi ghi chép kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tại công ty.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY

Nếu lực lượng này của đơn vị lại yếu kém về năng lực tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Chế độ khen thưởng, kỹ luật cũng được qui định chặt chẽ đối với cán bộ công nhân viên của công ty, ba tháng công ty tiến hành bình xét lao động để chọn ra những lao động giỏi. Định kỳ hàng tháng, hàng năm Công ty đều thu thập số liệu từ các xí nghiệp, phòng ban để đánh giá tình hình, đồng thời đưa ra kế hoạch cho các tháng tới, năm tới.

Môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển: Nhìn chung môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển ở miền trung có trình độ thấp, cơ bản là thủ công và cơ giới nhưng thiếu đồng bộ và lạc hậu, đặc biệt ở các khâu khai thác. Điều này tạo nên độ chênh lệch giữa tiềm năng nguồn lợi và kỹ thuật đánh bắt , đồng thời cũng tác động đến tình hình chế biến sản phẩm xuất khẩu và khả năng phát triển ngành kinh tế biển trong khu vực nói chung và công ty nói riêng. Môi trường chính trị: Trong cơ chế mới nhà nước đã đưa ra đườn lối chính sách kinh tế mở tạo điều kiện cho phép các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu.

Tuy nhiên, Công ty nên đưa kế toán quản trị vào quá trình xử lý truyền thông thông tin kế toán giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh xem xét khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, giá cả, thời gian, phương tiện vận chuyển, nơi giao hàng, hình thức thanh toán. Trường hợp đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì lập hợp đồng, trường hợp không đáp ứng được thì trưởng phòng kinh doanh thương lượng với khách hàng, nếu không thống nhất thì huỷ thủ tục xem xét hợp đồng.

Sau đó khách hàng trình hoá đơn(liên 3) cho bộ phận kho, thủ kho lập phiếu xuất kho (3 liên), 1 liên thủ kho lưu tại kho, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên đính kèm với hoá đơn bán hàng gởi lên phòng kế toán để kế toán công nợ vào sổ sách và lưu trữ.

SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY

Báo cáo của kiểm toán hoạt động tiêu thụ sẽ là những công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định sáng suốt hơn, hiệu quả hơn nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá.

MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY

Qua bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ tại công ty, ta chỉ có thể biết được khái quát chung tình hình kiểm soát nội bộ tại công ty, ta chưa thể đánh giá được những yếu kém đi đôi với những rũi ro có thể xảy ra tại công ty. Như vậy cả hai trường hợp trên đều không hiệu quả vì từ chối ngay đơn đặt hàng này thì biết đâu họ đã làm mất đi cơ hội thu thêm được lợi nhuận thay vì để năng lực sản xuất nhàn rỗi phải khấu hao nhà xưởng máy móc, trả lương cho nhân viên quản lý. Cụ thể, năm 2001: cá bò da tẩm gia vị doanh thu thực tế đạt 218% so với kế hoạch, ngược lại hải sản đông lạnh kế hoạch không đặt ra nhưng thực tế thì lại có; Năm 2002 ở lĩnh vực sản xuất mặt hàng thuỷ sản phần lớn là kế hoạch đặt ra nhưng thực tế đều không hoàn thành, còn ở lĩnh vực kinh doanh xăng dầu thì hầu hết đều hoàn thành và vượt kế hoạch.

Qua sự phân tích này cho ta thấy trong kinh doanh xăng dầu có sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện, tuy nhiên sự chênh lệch này la do yếu tố khách quan( lượng xăng dầu tổng công ty xăng dầu cung cấp không ổn định), ở lĩnh vực này công ty là một đơn vị thương mại mua đi bán lại nên ảnh hưởng không đáng kể. Các chính sách, thủ tục đối với hoạt động tiêu thụ tương đối phù hợp: việc tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng được công ty tiến hành khá tốt, khách hàng có thể đặt hàng thông qua nhiều phương tiện khác nhau( như gởi fax, thư, gọi điện thoại, trực tiếp đến công ty hoặc qua nhân viên bán hàng của công ty). Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số chính sách chưa phát huy hiệu quả nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ tại công ty, cụ thể: công tác tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ sản phẩm, công tác lập kế hoạch,chính sách định giá, chính sách marketing chưa phát huy hiệu quả….

Khi tiến hành nghiên cứu thị trường tiêu thụ, công ty thường nắm những nội dung về một thị trường nước ngoài là: những điều kiện chính trị thương mại chung, luật pháp và chính trị buôn bán, điều kiện về tiện tệ và tín dụng , điều kiện vận tải và tình hình giá cước… Bên cạnh đó công ty còn phải nắm vững những điều kiện có liên quan đến mặt hàng kinh doanh của mình như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu tiêu dùng, sự biến động về giá cả… về hàng thuỷ sản. Bộ phận này có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trường về sức mua, sở thích, yêu cầu của khách hàng đối với mặt hàng thuỷ sản, những trở ngại khi tiến hành xuất khẩu hàng sang thị trường nước ngoài cũng như khả năng đáp ứng của công ty về mặt hàng thuỷ sản này. Qua việc xem xét này giúp cho giám đốc kiểm soát được tình hình thực hiện hợp đồng, quản lý được các phòng ban, các bộ phận để khi có bất trắc xảy ra khách hàng không vừa lòng, trách nhiệm thuộc về bộ phận nào liên quan, nhân viên nào liên quan mà có biện pháp xử lý thích hợp.

Chính sách giá cả không nên hiểu là một quy trình cứng nhắc tại thời điểm tung hàng ra thị trường mà đó là sự qui định một cách uyển chuyển thích hợp với sự vận động của thị trường chi phí sản xuất, sự đối phó với các đối thủ cạnh tranh và sự thay đổi mục tiêu của nhà kinh doanh ở từng thời điểm. Đối với vấn đề cấp tín dụng cho khách hàng, trước khi quyết định cấp tín dụng cho khách hàng, công ty cần tiến hành phân tích các thông tin về tình hình tài chính của khách hàng, lịch sử thanh toán nợ của khách hàng để xem xét khả năng thanh toán nợ của khach hàng. Mục đích của chính sách này là nhằm giới thiệu sản phẩm mà công ty đã, đang và sẽ thâm nhập thị trường nhằm gây sự chú ý cho những người chế biến, kinh doanh hàng thuỷ sản và những người tiêu dùng biết để từ đó họ có quyết định lựa chọn và tiêu dùng sản phẩm của công ty.