Vai trò của công nghệ thông tin trong cải cách hành chính thông qua thực tập văn phòng tại Ủy ban Nhân dân quận Hải Châu

Nội dung thực tập

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước;. - Học hỏi các kỹ năng thực tế để bổ sung và nâng cao kiến thức đã học dưới sự giúp đỡ của cán bộ, công chức đang làm việc tại cơ quan hành chính Nhà nước;.

Quá trình thực tập

- Vận dụng các kiến thức đã học và thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước;. Được sự quan tâm của thầy cô hướng dẫn, cơ quan thực tập cùng với những kiến thức tìm hiểu thực tế tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, các kiến thức cập nhật mới nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước, tôi xin chọn và thực hiện báo cáo thực tập với chủ đề: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHềNG, CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHềNG UBND QUẬN HẢI CHÂU”.

Nhận xét về công tác tổ chức thực tập của trường, nơi địa phương thực tập, những vấn đề đề xuất

Trong những năm gần đây, Đảng, Nhà nước đã có sự quan tâm lớn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính Nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí Nhà nước đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, cải thiện môi trường làm việc hiện đại hóa, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của đất nước đang phát triển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trong quản lí hành chính, cùng với thực tế qua thực tập tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, tôi chọn đề tài báo cáo về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm đánh giá, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả.

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CễNG TÁC VĂN PHềNG

TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Thông tin trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lí và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lí đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lí và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các đối tượng quản lí. Trong thời đại ngày nay, xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xem như đồng nghĩa với việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong các hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và đảm bảo công khai, minh bạch.

SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG, TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ

Tuy nhiên, một trong những yếu kèm, bất cập phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính nhà nước là tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước: in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước. “Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức thừa hành công vụ, nhằm hạn chế dần và đi đến chấm dứt tình trạng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp sao chụp văn bản nhận được từ các cơ quan cấp trên để gửi cho cơ quan, tổ chức trực thuộc”.

NỘI DUNG QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG, HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ

Các nội dung này là tiêu chí để cơ quan Nhà nước căn cứ thực hiện và tự quản lí ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong đó hàm chứa văn phòng cơ quan Nhà nước. Cũng cần chú ý đây là những nội dung định hướng chung của văn bản Luật, do đó trong cách hiểu nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng chỉ là một bộ phận, một phần nhỏ trong thực hiện các nội dung nói trên.

CÁC NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN GIẢI QUYẾT CễNG VIỆC VĂN PHềNG

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính, tổ chức bảo đảm quản lí chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; bảo đảm hệ thống văn bản ban hành đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thể thức và các yêu cầu về văn bản theo quy định của Nhà nước một cách thống nhất (sử dụng các biểu mẫu văn bản, tiết kiệm được chi phí phát hành và thời gian triển khai). Công nghệ thông tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng vì văn phòng là nơi tập trung của thông tin đầu vào, đầu ra, xử lí thông tin với lượng rất lớn mà điều này chỉ có máy vi tính và các giải pháp phần mềm máy tính - là hai bộ phận của công nghệ thông tin - mới có thể đáp ứng xử lí lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, chính xác, kịp thời nhất.

BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CễNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG, CƠ

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHềNG TẠI VĂN PHềNG UBND QUẬN HẢI CHÂU. Trong những năm qua, UBND quận Hải Châu đã phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Tin học Văn phòng UBND thành phố và Trung tâm công nghệ phần mềm Sở Khoa học - Công nghệ (nay thuộc Sở Thông tin - Truyền thông) trong việc khảo sát cơ sở hạ tầng kĩ thuật tin học, tổng hợp thông tin hiện trạng về nghiệp vụ, chức năng của từng phòng ngành chuyên môn thuộc quận để phục vụ lắp đặt trang thiết bị tin học cho quận.

TỔ CHỨC BỘ MÁY - CÁN BỘ

Nhìn chung, 90 % đội ngũ cán bộ công chức đã có trình độ cơ bản để sử dụng máy vi tính, các phần mềm thông dụng trong công tác văn phòng: sử dụng Internet, Microsoft Office (chủ yếu là Microsoft Word, Microsoft Excel), các phần mềm dùng chung,. Đối với các cán bộ lớn tuổi chưa sử dụng thành thạo máy vi tính, UBND quận sẽ có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại tin học cơ bản để nâng cao trình độ sử dụng các phần mềm sẵn có của hệ điều hành và đảm bảo được yêu cầu khi tham gia sử dụng các phần mềm ủang trieồn khai.

THỰC TRẠNG CÁC KHÂU CHỦ YẾU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG

Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành của UBND quận Hải Châu được xây dựng theo hình thức mạng trục (mạng nội bộ) bước đầu đã đạt được những hiệu quả nhất định trong kiểm soỏt cụng việc và thụng tin cỏc văn bản đến, văn bản đi, theo dừi, đụn đốc cán bộ chuyên viên phụ trách thực hiện. - Các công tác khác: Việc nâng cao trình độ, các kỹ năng kiến thức, đào tạo qua mạng chưa được áp dụng thực hiện, ngoài các công việc, theo quy định, cán bộ, công chức có thể truy cập Internet để cập nhật thông tin, kiến thức,.

HỆ THỐNG CƠ SỞ VẬT CHẤT

Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Hải Châu đã đạt những hiệu quả nhất định, việc xử lí thông tin nhanh chóng hơn, nhất là việc tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản của các bộ ngành ban hành đăng tải trên Internet tại website Chính phủ, các bộ ngành, phục vụ cho việc ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện quản lí nhà nước trên địa bàn quận. Các phần mềm dùng chung được cài đặt nhưng Trung tâm Công nghệ phần mềm Sở Bưu chính - Viễn Thông (nay là Sở Thông tin - Truyền thông) thành phố chưa chuyển giao kĩ thuật và hướng dẫn sửa chữa một số trục trặc nhỏ cho quận, để quận chủ động khắc phục mỗi khi sự cố xảy ra mà không phải chờ đợi Trung tâm Công nghệ phần mềm cử chuyên viên đến sửa chữa rất mất thời gian và hiệu quả sử dụng chưa cao.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ

• Một số giải pháp cho công tác văn thư, lưu trữ

Bảo đảm an toàn thông tin trên môi trường mạng: các thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được phân loại, lưu trữ, bảo vệ theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin, cử cán bộ phụ trách quản lí an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin trên mạng đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin. Đối với nguồn lực lượng chuẩn bị tuyển vào cơ quan: cần có yêu cầu về trình độ tin học ứng dụng, ít nhất là tin học văn phòng và phải có hình thức kiểm tra để tránh tình trạng lệch giữa khả năng và bằng cấp, nếu có sai lệch có thể yêu cầu tự bồi dưỡng để đạt yêu cầu vì khi làm việc trong cơ quan sẽ rất khó khăn trong cử cán bộ đi học, bồi dưỡng do số lượng biên chế và phân công công việc là vừa đủ.