Tình hình công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội

Thủ tục xuất nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu viết phiếu xin lĩnh nguyên vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX )

- TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ” : Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán bằng tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đi đường cuối tháng trước tháng này đã nhập kho. - TK 331: “Phải trả người bán”: Kế toán sử dụng tài khoản 331 để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà bán vật tư, hàng hoá ,nguồn cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký.

Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

• Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty

Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp vừa sản xuất kinh doanh vừa kinh doanh thương mại nhưng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu nên tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức các trung tâm vệ tinh, cửa hàng giới thiệu sản phẩm; do đó thiết lập một mạng lưới bán hàng rộng khắp cả nước. Trong đó, hoạt động sản xuất các mặt hàng cơ khí của Công ty diễn ra rất ít, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là chuyên thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước. Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức như: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất.

 Các phòng ban chức năng: là các bộ phận có chức năng nhiệm vụ nhất định và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh, đều chịu sự quản lý của Ban giám đốc và hướng tới mục tiêu chung của Công ty là tìm chỗ đứng cho chính mình trên thị trường trường trong nước và Quốc tế. Hệ thống hóa số liệu, cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý đồng thời dựa trên cơ sở báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế nhằm giúp lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty và ra các quyết định kịp thời. Công ty đã sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung đảm bảo tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hóa kế toán, giảm nhẹ đội ngũ cán bộ kế toán cho phép thu được thông tin một cách nhanh chóng.

 Sổ nhật ký chung: Được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự theo thời gian (Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ được tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan).  Bảng kờ vật tư xuất dựng: Được mở cho từng thỏng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng. Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty. Sơ đồ 2.3 : Kế toán theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo mô hình sau.  Trình tự kế toán nhật ký chung như sau:.  Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Chứng từ gốc. Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết. Sổ cái Bảng tổng hợp. chi tiết số phát sinh Báo cáo kế toán. Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội

• Thủ tục nhập - xuất và kế toán chi tiết nguyên vật liệu
• Kế toán tổng hợp nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty

Căn cứ vào dự toán tiến độ thi công công trình, đơn vị được giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch, vật tư, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư cho công trình. Tại Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhưng trong một số trường hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ.  Trường hợp nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào lệnh di chuyển của giám đốc công ty, phòng kinh doanh tổng hợp lập 02 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trình lên giám đốc công ty duyệt sau đó giao cả 02 liên cho người làm nhiệm vụ di chuyển vật liệu mang đến thủ kho xuất.

Ví dụ: Ngày 12/11/2008 căn cứ vào lệnh điều động số 1872 của giám đốc công ty xuất nguyên vật liệu tại kho công trình nhà máy ximăng Hạ Long sang kho anh Nguyễn Hải Nam, căn cứ vào lệnh này phòng kinh doanh tổng hợp lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các công trường thường cách xa nhau cho nên tại mỗi công trường đều có kho vật tư riêng biệt vì thế công trường này cần sử dụng vật tư mà công trường khác có thì sẽ có quyết định điều chuyển vật tư do phòng kinh doanh tổng hợp lập và trình giám đốc công ty ký duyệt. Ví dụ: Ngày 15/11/2008 có giấy yêu cầu vật tư của chỉ huy trưởng công trình, thủ kho căn cứ vào đó để làm thủ tục xuất kho (chỉ huy trưởng công trình được giám đốc Công ty giao nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trường và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ).

Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội với đặc điểm là thi công xây dựng do đó nguyên vật liệu nhập kho phần lớn là nhập từ nguồn mua ngoài nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên và với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán nên công ty kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào bảng dự trù vật tư, đại diện các đội sẽ tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu sau khi xong việc thu mua hàng về thủ kho người giao vật tư tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho thông thường định kỳ 5 ngày hoặc 10 thủ kho gửi các chứng từ về phòng kế toán, kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và định khoản. (Trong trường hợp tạm ứng: người viết tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng với nội dung mua vật tư phục vụ cho công trình. Khi vật tư mua về sẽ làm thủ tục nhập kho, người tạm ứng tiền viết giấy thanh toán tiền tạm ứng theo số thực chi, nếu số thực chi vượt quá số tạm ứng thì kế toán sẽ làm thủ tục để viết phiếu chi cho số tiền vượt quá số tạm ứng).