Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu

Tổ chức và thông tin

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Ví dụ: cán bộ phòng xuất nhập khẩu là những ngời ở cấp tác nghiệp, xử lý giao dịch do đó họ cần thông tin rất chính xác, chi tiết với tần xuất đều đặn.

Hệ thống thông tin

Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu thành từ 122 chơng trình và thủ tục khác nhau, đợc viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lợng cụ thể nào đó. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh: các vật mang dữ liệu, các vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh các yếu tố về.

Phơng pháp phát triển một HTTT

Việc xuất hiện các công nghệ mới đó có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại các thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình và có thể phải quyết định thay thế những công nghệ sẵn có bằng những công nghệ mới hiệu quả hơn. Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trớc.

Các giai đoạn phát triển HTTT Giai đoạn 1- Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá.

Ph©n tÝch HTTT

Mã hoá đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn. Ngời ta phân cấp đối tợng từ trên xuống dới và mã số đợc xây dựng từ trái qua phải, các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. - Ph ơng pháp mã hoá ghép nối : Phơng pháp này chia mã thành nhiều trờng, mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tợng đợc mã hoá.

Mục đích của sơ đồ BFD của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu sẽ trình bày trong chơng sau (Chơng phân tích, thiết kế hệ thống) là nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích, chỉ ra vị trí miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Rất nhiều thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin đầu vào/ra, thủ tục xử lý, phơng tiện thực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này.

Xác định các đầu ra của HTTT

Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng

+ Đánh dấu S cho các thuộc tính thứ sinh – tức là các thuộc tính có thể tính toán ra, lấy ra từ những thuộc tính khác. - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá chính thành một danh sách con míi.

- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp: tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên; các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân.

Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

+ Đánh dấu R cho các thuộc tính lặp – tức là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị trong một đầu ra. + Gạch khỏi danh sách những thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh và các thuộc tính không quan trọng đối với quản lý. - Chuẩn hóa mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách không đợc phép chứa các thuộc tính lặp.

Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì. - Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định đợc sau bớc chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp CSDL.

Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

Xác định liên hệ lôgíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ

Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu

Sơ đồ ngữ cảnh

HĐNT: Hợp đồng ngoại thơng ký với đối tác nớc ngoài về việc xuất, nhập khẩu hàng hoá. HĐKT: Hợp đồng kinh tế ký với các đơn vị trong tổng công ty hoặc các công ty khác về việc mua hàng hoá hoặc dịch vụ phục vụ cho viẹc thực hiện công tác xuất, nhập khẩu. HĐUT: Hợp đồng uỷ thác ký kết với các đơn vị trong và ngoài tổng công ty, trong đó Công ty KD và XNK đợc các đơn vị uỷ thác thực hiện các hợp đồng ngoại thơng nêu trên.

Giai đoạn này nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai doạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trờng. Thiết kế cơ sở dữ liệu là một khâu rất quan trọng trong quá trình thiết kế ch-.

Liệt kê các thông tin đầu ra của hệ thống

Điện thoại Ngời đại diện Mã nớc Tên nớc Số tài khoản Nơi mở TK Mã số thuế Mã ngoại tệ Tên ngoại tệ Tỷ giá. Số hợp đồng Ngày tờ khai Mã loại hình xn Tên loại hình xn Cán bộ hải quan.

Chuẩn hoá 3 bớc cơ sở dữ liệu nh sau

Hợp đồng Số hợp đồng Ngày hợp đồng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã loại xn Tên loại xn Mã đối tác Tên đối tác. Đại diện Số tài khoản Nơi mở TK Mã số thuế Thị trờng Mã n ớc Tên nớc Khu vùc Ngoại tệ Mã ngoại tệ Tên ngoại tệ Tỷ giá. Tê khai Sè tê khai Ngày tờ khai Mã đối tác Tên đối tác Mã loại hình Tên loại hình Cán bộ hải quan Lệ phí hải quan Thuế nhập khẩu Thuế khác.

Tê khai Sè tê khai Ngày tờ khai Mã đối tác Tên đối tác Mã loại hình Tên loại hình Cán bộ hải quan Lệ phí hải quan Thuế nhập khẩu Thuế khác. Tê khai Sè tê khai Ngày tờ khai Mã đối tác Mã loại hình Cán bộ hải quan Lệ phí hải quan Thuế nhập khẩu Thuế khác Loại hình xn Mã loại hình Tên loại hình Chi tiết tờ khai.