Hệ thống phương pháp kiểm toán trong chu trình bán hàng và thu tiền

Vận dụng hệ thống phơng pháp kiểm toán trong chu trình nghiệp vụ Bán hàng-Thu tiền

Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toán phải có trớc khoi đặt ra các mục tiêu kiểm toán nội bộ. Để tránh bỏ sót các nghiệp thu tiền, cần phân công nhân viên làm hoá đơn lu trữ tất cả các chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển đã thu tiền và cùng một ngời khác định kỳ soát xét lại tất cả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào. Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thờng cho việc kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau nh liên thứ hai của hoá đơn bán hàng đã ghi vào nhật ký tiêu thụ để phát hiện các trờng hợp bỏ sót hay ghi trùng trong dãy số liên tục.

Ví dụ, trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp là xem xét chung sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế để khẳng định sự phân cách nhiệm vụ giữa ngời lập hoá đơn với ngời giữ Sổ quỹ hoặc những giao dịnh, trao đổi bất thờng giữa ngời giữ sổ với ngời giữ tiền. Xem xét bảng kê hoặc sổ chi tiết về bán hàng, về thu tiền ở từng ngời mua đối chiếu với lệnh bán hàng, hoá đơn vận chuyển, cho phép bán chịu trên các hoá đơn, chứng từ đã duyệt và đối chiếu với quyền hạn, chức trách của ngời duyệt. Với các khoản bán hàng đã ghi sổ nhng thực tế không vận chuyển cần ghi lại những khoản đó từ nhật ký để đối chiếu với các chứng từ bán hàng và chứng từ vận chuyển.Nếu ngay cả chứng từ này vẫn có khả năng là hoá đơn “ma” hay vận đơn “ma” thì cần phối hợp với kiểm toán hàng tồn kho để khẳng định tính có thật của nghiệp vụ bán hàng này.

Trắc nghiệm độ vững chãi về định giá là so sánh giá thực tế của hàng bán bao gồm cả phí vận chuyển với bảng giá đợc duyệt nếu giá cả đợc thoả thuận qua từng thơng vụ cần xem xét quyền hạn của ngời cho phép thay đổi này. Ví dụ, kiểm toán viên xem xét bảng kê hoặc sổ chi tiết về bán hàng, thu tiền đối với từng khách hàng, tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế, lệnh vận chuyển và các chứng từ khác phê chuẩn việc xuất kho hàng hoá, phơng thức bán hàng và xem xét chức năng của ngời phê duyệt. Việc định giá đúng các nghiệp vụ bán hàng có liên quan với việc duyệt bán, việc vận chuyển hàng bán, việc lập hoá đơn đúng đắn cho số hàng đợc vận chuyển và đợc ghi đúng số tiền đã lập hoá đơn vào sổ kế toán.

Trong quan hệ đó, trắc nghiệm đạt yêu cầu về định giá chỉ đòi hỏi xem xét dấu vết của kiểm soát nội bộ nên không tổn phí về thời gian, về kinh phí nhng giúp ích cho việc chọn mẫu để trắc nghiệm độ vững chãi trong phạm vi hẹp với định hớng đúng, có hiệu quả thiết thực cho việc rút ra kết luận kiểm toán. Tuy nhiên, những nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến các khoản thu tiền mặt hoặc đến những mặt hàng tơng tự nhng giá cả khác nhau hoặc các nghiệp vụ bán tài sản hoạt động không thuộc hàng hoá thờng có nhiều khả năng tiềm ẩn trong việc vi phạm mục tiêu phân loại. Ghi sổ đỳng tất cả nghiệp vụ bỏn hàng vào Sổ quỹ và cỏc Sổ theo dừi thu tiền cú thể coi là đòi hỏi chính xác cơ học của chuyển sổ phản ánh tơng quan giữa bán hàng với thu tiền và quan hệ giữa hàng-tiền đã thu và còn phải thu, đặc biệt với các khoản tồn đọng.

Khi tiền mặt đợc báo về công ty theo giấy báo đánh số trớc và bảng kê yêu cầu lập kịp thời thì các biện pháp kiểm soát thờng xuyên việc lập và gửi các giấy báo, các bảng kê vẫn phải coi là công việc hệ trọng trong kiểm soát nội bộ. Trên cơ sở đó, thực hiện các phép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm, giữa các số thứ tự liên tục của giấy báo, giữa số đầu kỳ của giấy báo sau với số d của tài khoản tiền gửi ngân hàng trên Sổ cái. Trọng điểm của trắc nghiệm độ vững chãi này, ngoài những điểm yếu kém trong kiểm soát nội bộ có khả năng ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, cần phải quan tâm đặc biệt đến những nghiệp vụ phát sinh vào thời gian giao điểm giữa hai kỳ kế toán.

Ví dụ, để kiểm soát đợc các khoản phải thu và bảo đảm thu đợc tiền, cỏc cụng ty phải theo dừi Giỏm đốc thờng xuyờn trờn cỏc Bảng kê, Nhật ký; Cuối kỳ cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và. Mặt khác, nếu hàng hoá và tiền mặt đã thu là những tài sản tồn tại trong đơn vị đợc kiểm toán với hình thái vật chất cụ thể nên có thể kết hợp kiểm kê với các phơng pháp kiểm toán khác thì các khoản phải thu lại không xác minh dễ dàng nh vậy. Xác nhận này đợc kết hợp với các trắc nghiệm công việc để xác minh và phỏt hiện những sai phạm liờn quan đến cỏc khoản thu khụng cú thật, đến số tiền cũn cha rừ ràng hoặc đã trở thành các khoản nợ khó đòi hay không đòi đợc.

Thủ tục thông thờng cho những trắc nghiệm này là thẩm tra lại việc xem xét cả môi trờng kiểm soát và thủ tục kiểm soát, đặc biệt là đặc tính của ngời đợc giao quyền xét duyệt và quan hệ kinh tế cùng sự phân cách nhiệm giữa ngời ghi sổ với ngời phê duyệt xoá sổ.