Tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng: Tình hình thực tế và phương pháp áp dụng

Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Nguồn nhập: Các loại xi măng mua trong nước từ 5 công ty sản xuất chính thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam: Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Hoàng Mai, còn phụ gia xi măng do mua vào từ các công ty phụ gia bằng phương thức theo hợp đồng kinh tế. Đánh giá hàng hoá và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty Phòng kế toán công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán tổng hợp một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ hàng hoá phát sinh vào sổ kê stoán. Hàng ngày, khi nhận hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, điều độ viên tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho, căn cứ lệnh điều động lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoạc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh) và xuất hàng.

Đối với cửa hàng, chi nhánh thủ kho căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2), đối với đại lý thủ kho căn cứ phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 2) làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo số thực nhập, ghi bảng nhập ngày. Cuối ngày nộp (Hà Nội) hoặc fax báo về công ty (các chi nhánh) toàn bộ chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê nhập - xuất, chứng từ vận chuyển… cho phòng điều độ - quản lý kho, phòng này chuyển cho phòng kế toán đồng thời theo dừi tổng hợp. Phũng điều độ - quản lý theo dừi tổng hợp bằng cỏch: hàng ngày khi nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phỏt sinh trờn sổ theo dừi hàng ngày chi tiết cho từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán.

Cũng trong ngày căn cứ lệnh điều đống ố 1193 xuất kho cho kho Nhân Chính 12 tấn xi măng Hoàng Thạch ghi vào bảng kê giao nhận (phần xuất giao thực tế) tại phòng điều độ - quản lý kho ghi bảng kê nhập, bảng kê xuất tháng 12 và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. Kế toán mở tiểu khoản đóng thành sổ nhiều trang ghi cho cả tháng, hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ nhập - xuất hàng hoá nhận được chứng từ do phòng điều độ quản lý kho gửi lên hoặc nhân viên vận chuyển hàng hoá, nhân viên tại các kho mang đến trực tiếp, FAx báo về tiến hành tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu và phân loại chứng từ rồi ghi vào sổ theo cách phân loại đó đồng thời nhập vào máy vi tính các báo cáp nhập, xuất tồn hàng ngày. Khi nhận được chứng từ nhập - xuất (đã giới thiệu ở phần kế toán chi tiết) kế toán hàng hoá ghi toàn bộ nội dung vào tiểu khoản, rồi mang toàn bộ chứng từ sang phòng kế toán tổng hợp nhập lên máy báo cáo nhập, báo cáo xuất.

Sau đây là các bảng biểu báo cáo minh hoạ cuối tháng còn đối với báo cáo ngày (báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất, báo cáo nhập - xuất - tồn ngày) mẫu sổ nội dung giống như báo cáo tháng chỉ thêm phần các cột sau để nhập dữ liệu theo nghiệp vụ phát sinh ngày. + Nhập kho công ty căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy sau đó ghi vào bảng kê giao nhận xi măng, rồi chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, rồi chuyển cho phòng kế toán ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái liên quan. + Nhập kho cửa hàng, đại lý, chi nhánh căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) do điều độ viên lập, ghi bảng kê nhập, sau chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, chuyển cho kế toán ghi nhật ký chung và các sổ cái, sổ chi tiết liên quan.

(2a) Nhập kho hàng đi đường về kho công ty, kho chi nhánh khi nhận được hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 2) đã Fax báo về công ty mà hàng chưa về nhập kho ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết hàng hoá liên quan. (a) Xuất kho hàng hoá bán trực tiếp cho khách hàng căn cứ hợp đồng kinh tế đã kí kết với người mua hàng theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng, thủ kho căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) do kế toán lập, lập phiếu xuất kho thực hiện xuất hàng cho khách hàng, ghi vào bảng kê xuất ngày, chuyển kho cho kế toán ghi nhập ký chung và các sổ chi tiết liên quan (theo phương thức này doanh thu được ghi khi có phiếu thu, giấy báo có hoặc biên bản chấp nhận thanh toán của người mua). (2a) Xuất kho hàng hoá giao đại lý, thủ kho căn cứ lệnh điều động của ban giám đốc lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, và xuất hàng, ghi vào bảng kê giao nhận xi măng (phần xuất) chuyển cho phòng điều độ quản lý kho, phòng này chuyển cho kế toán ghi vào nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản liên quan.

(2b) Khi đại lý bán hàng lập hoá đơn GTGT, gửi liên 3 và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (liên 3) và các hoá đơn khác có liên quan cho phòng điều độ quản lý kho chuyển cho kế toán, kế toán thực hiện kết chuyển giá vốn. (3) + (4) Xuất hao hụt trong và ngoài định mức (phản ánh hao hụt trong định mức vào chi phí bán hàng và ngoài định mức vào tài khoản phải thu khác - như xuất hàng), căn cứ biên bản kiểm nhận đối chiếu của thủ kho, định mức hao hụt do Tổng công ty qui định, phiếu xuất kho để ghi vào chi tiết tài khoản 156 (phần xuất hao hụt khác) và vào nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan với nội dung "điều chỉnh hàng nhập do hao hụt vận chuyển" đối ứng tài khoản 138. Toàn bộ các nghiệp vụ về nhập hàng, xuất hàng khi nhận được chứng từ có liên quan kế toán tổng hợp nhập định khoản vào mục "vào số liệu chứng từ" ở sổ chứa thông tin đầu vào, khi đã cập nhập máy đưa số liệu, tự động ghi vào nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái có liên quan.

Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tương ứng như: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết dữ liệu các tài khoản, các báo cáo chi tiết.