Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu

Điều hành công việc văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc được giao. Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất.

Xây dựng quy chế làm việc

Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu.

Công tác hậu cần

+ Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.

Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. - Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng người, đúng việc.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng

Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc.

Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Nguyên tắc này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hàng ngày; chế độ phân công uỷ quyền trách nhiệm; các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư…không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau. Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức.

Công tác văn phòng

Đó là chi phí điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sửa chữa lớn nhỏ khu văn phòng…Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh cuộc chiến tranh phá hoại của Mỹ ngày càng mở rộng và ác liệt Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công ty CNTT Nam Triệu ngày nay - ra đời với nhiệm vụ tiếp nhận tàu đánh cá của Bộ Thuỷ sản để sửa chữa và hoán cải thành tàu vận tải, lắp máy và sửa chữa các loại tàu nói trên.

Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu

Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 1. Công tác đầu tư xây dựng

Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 1. Công tác tham mưu

- Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đổc trong việc tiếp đón các đoàn khách đến thăm và làm việc tại Tổng công ty (đoàn khách của Chính phủ; các Bộ, Ngành; đoàn khách của các địa phương; các đối tác đến ký kết hợp đồng…); tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Tổng công ty (cuộc họp giao ban của Tập đoàn, các khối doanh nghiệp Trung ương; các lớp tập huấn về nghiệp vụ công tác Đảng, công tác Đoàn và công tác quản lý…); công tác quản lý tài sản cố định (quản lý các phòng làm việc, phòng họp, hội trường, quán bar, căng tin, quản lý các phương tiện đi lại của Tổng công ty giao cho văn phòng sử dụng…); quản lý dây chuyền sản xuất nước lọc tinh khiết đảm bảo cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của CBNV toàn Tổng công ty. - Công tác tin học, mạng (mạng lan, internet), các nghiệp vụ viễn thông (tổng đài nội bộ, hệ thống camera giám sát…) dưới sự tham mưu của văn phòng Tổng công ty luôn được duy trì, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty, không ngừng nâng cao khả năng làm chủ công nghệ thông tin phục vụ cho các mặt hoạt động của Tổng công ty.

Giải pháp về công tác tham mưu

Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại. NÂNG CAO HIỆU QUẢ CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI CễNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU.

Giải pháp về công tác thông tin

- Văn phòng Tổng công ty cần đưa ra chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng nhằm đảm bảo cho công tác thông tin được thông suốt và hiệu quả. - Các phòng ban, bộ phận cần tăng cường nghiên cứu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách.

Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ

Hiện nay công tác lưu trữ tại Tổng công ty thực hiện theo mô hình phân tán, không tập trung tức là các phòng ban, đơn vị, bộ phận tự lưu các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Tại phòng lưu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại như: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán tài chính, các văn bản thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật và tương đương…Mỗi loại phải có tủ riêng để lưu trữ.

Giải pháp về công tác hậu cần

Để đảm bảo tốt việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ cần duy trì nhiệt độ phòng tử 18-20, phòng được phun thuốc chống mối mọt và thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ.

Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng

Đây là một việc làm cần thiết bởi văn phòng là một xã hội được thu nhỏ nên nó cũng phải được ứng xử theo các quy tắc của xã hội như hiệu ứng trước giao tiếp, các giá trị truyền thống…Có kỹ năng giao tiếp tốt, nắm được các quy luật tâm lý người cán bộ văn phòng mới có thể tận dụng được những mặt tích cực và tránh được những mặt tiêu cực để từ đó làm giảm bớt những mâu thuẫn vốn có trong văn phòng và loại trừ được những trở ngại có ảnh hưởng xấu đến công việc. Tổng công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ đối với CBNV Tổng công ty, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng Xuất nhập khẩu, phòng KCS, các ban quản lý dự án, văn phòng Tổng công ty…Đây là yếu tố đóng góp vào thành công của Tổng công ty vì khi có ngoại ngữ đội ngũ CBNV có thể tiếp xúc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc thường ngày.

Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận công tác

Hiện nay chương trình, kế hoạch hoạt động năm của Tổng công ty chủ yếu nằm trong nghị quyết của đại hội CNVC và chỉ hướng vào những mục tiêu lớn như doanh thu; lợi nhuận; thu nhập doanh nghiệp; bàn giao, hạ thuỷ những con tàu nào… Chương trình, kế hoạch của Tổng công ty không hướng vào những công việc mang tính chất sự vụ. Trên thực tế chỉ có một số phòng ban của Tổng công ty có chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể cho từng thời kỳ như: ban Tuyên giáo, ban Dân vận, Uỷ ban kiểm tra, phòng An toàn lao động (kế hoạch tập huấn công tác bảo hộ lao động định kỳ hàng năm), phòng Tổ chức - Tiền lương (kế hoạch dài hạn về công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân sự)…Đại đa số các phòng ban chưa xây dựng chương trình làm việc cụ thể mà bị động chờ sự phân công nhiệm vụ của cấp trên, sau khi thực hiện công việc không tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm.